รายงานการตรวจสอบกิจการเดือนสิงหาคม 2559

รายงานการตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน สิงหาคม  2559

เรียน   คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

          ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 5 คน ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 12 กันยายน 2559 ตามแผนที่กำหนดไว้ และใบงานเพื่อการปฏิบัติงาน การตรวจสอบกิจการประจำเดือนสิงหาคม 2559 จึงขอรายงามผลการตรวจสอบ ดังนี้

1. เรื่องที่ตรวจ

   1.1  การรับ การจ่ายเงิน     

     2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

      2.1 เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของกระบวนการการรับและจ่ายเงิน

        2.2  เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารหลักฐานตามกระบวนการรับและจ่ายเงิน

3. ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ

      3.1 ตรวจสอบกระบวนการดำเนินการรับและจ่ายเงิน เปรียบเทียบระเบียบ ข้อบังคับที่กำหนดไว้หรือไม่

       3.2  ตรวจสอบเอกสารหลักฐานการการลงบัญชี และบัญชี ประจำเดือนมิถุนายน กรกฎาคม และสิงหาคม

      3.3 ตรวจสอบรายรับ ราบจ่าย การจัดงานแสดงมุทิตาจิตแด่สมาชิกที่เกษียณอายุราชการ

4. ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ

     4.1 ผลการตรวจสอบ              

(1) เรื่องกระบวนการดำเนินการรับ จ่ายเงิน

จากการตรวจสอบเอกสาร และสอบถามการปฏิบัติจากเจ้าหน้าที่ประจำหน่วย เจ้าหน้าที่การเงิน และเจ้าหน้าที่ศูนย์ประมวลผล พบว่ากระบวนการรับเงินมีการออกใบเสร็จรับเงิน ซึ่งมี 2 ชนิด คือชนิดเรียกเก็บเงินงวดชำระหนี้ ดอกเบี้ยเงินกู้ และค่าหุ้นรายเดือน ซึ่งเป็นใบเสร็จรายเดือน ส่วนอีกชนิดเป็นใบเสร็จรับเงินที่สหกรณ์ได้รับนอกเหนือจากชนิดแรก กระบวนการดำเนินการใบเสร็จชนิดแรกออกก่อนได้รับเงินเนื่องจากต้องนำไปประสานกับหน่วยงานต้นสังกัดจัดเก็บให้ เมื่อได้รับเงินแล้วจึงมีการจัดลงบัญชีตามรายการที่เก็บได้ ส่วนรายการที่เก็บไม่ได้ก็จะมาเข้าสูกระบวนการคืนบิล ซึ่งมีผู้รับผิดชอบดำเนินการเป็นการเฉพาะ สำหรับชนิดที่ 2 เป็นการออกใบเสร็จเมื่อสหกรณ์ได้รับเงิน ซึ่งปัจจุบันสหกรณ์มีการรับเงินทั้งในรูปแบบเงินสด และการชำระโดยใช้ธุรกรรมผ่านธนาคาร ด้วยการโอนเงินที่ชำระเข้าบัญชีของสหกรณ์ฯ กระบวนการดำเนินการของเจ้าหน้าที่มีความชัดเจน และมีการตรวจสอบระหว่างผู้รับผิดชอบประจำหน่วย เจ้าหน้าที่การเงิน เจ้าหน้าที่ประมวลผล และเจ้าหน้าที่บัญชี จากสภาพที่ตรวจสอบเชื่อได้ว่าความผิดพลาดไม่น่าจะเกิดได้ หรือหากเกิดก็สามารถตรวจรู้ข้อผิดพลาดได้ในวันที่เกิด เมื่อนำระเบียบว่าด้วยการรับจ่ายเงินและการเก็บรักษาเงินมาเป็นเครื่องมือในการตรวจสอบ ปรากฏว่าระเบียบฯ บางส่วน เช่นหมวด 1 ใบเสร็จรับเงิน ไม่สามารถนำมาใช้กับการปฏิบัติจริงได้ ในส่วนการรับเงินก็ยังไม่ครอบคลุมการชำระผ่านธนาคาร

การจ่ายเงิน กระบวนการปฏิบัติของเจ้าหน้าที่ คือการเตรียมการจัดหาเงินมาเพื่อดำเนินการจ่ายในแต่ละวันให้เพียงพอ และดำเนินการจ่ายตามหลักฐานที่สหกรณ์กำหนด เมื่อสิ้นวัน ผู้จัดการจะตรวจสอบการรับการจ่าย และนำเงินคงเหลือฝากไว้กับธนาคาร เมื่อตรวจสอบบัญชี พบว่ามีการลงบัญชีตามหลักฐานการจ่าย และจัดเก็บไว้เป็นระบบครบถ้วน เมื่อศึกษาระเบียบ ฯ หมวด 3 การจ่ายเงิน ข้อ 26 การจ่ายเงินของสหกรณ์ให้กระทำได้ดังนี้

            26.1 การจ่ายเงินจำนวนไม่มากและต้องจ่ายเป็นประจำ เช่นค่าพาหนะ ค่าเบี้ยเลี้ยงของกรรมการและเจ้าหน้าที่ของสหกรณ์ ค่าสื่อสาร ค่าไฟฟ้า น้ำประปา และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด เป็นต้นให้จ่ายเงินสดในมือที่กำหนดให้เก็บรักษาไว้ได้ไม่เกิน 30,000.-บาท (สามหมื่นบาทถ้วน)

            26.2 การจ่ายเงินเป็นจำนวนมากให้แก่สมาชิก หรือกรรมการ หรือเจ้าหน้าที่ของสหกรณ์ หรือจ่ายเงินของสหกรณ์ในทางธุรกิจอื่น ๆ ให้จ่ายเป็นเช็ค ยกเว้นผู้รับเงินประสงค์จะให้จ่ายเป็นเงินสด หรือในกรณีที่สหกรณ์ไม่สามารถจ่ายเป็นเช็คได้ก็ให้จ่ายเป็นเงินสด โดยได้รับความเห็นชอบจากคณะกรรมการดำเนินการ

ข้อ 32 ในการถอนเงินจากธนาคารหรือแหล่งเงินฝากอื่น ๆ เพื่อนำมาใช้จ่ายในธุรกิจของสหกรณ์ ให้ผู้จัดการ หรือผู้ทำหน้าที่แทน ทำบันทึกขออนุมัติถอนเงิน โดยชี้แจงเหตุผลต่อประธานกรรมการ หรือรองประธานกรรมการ หรือกรรมการที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการให้เป็นผู้มีอำนาจอนุมัติถอนเงินพร้อมทั้งแนบเอกสารหลักฐานต่าง ๆ และเอกสารการถอนเงินเพื่อประกอบการพิจารณาด้วย

การจ่ายเงินตามวรรคหนึ่ง ให้คณะกรรมการดำเนินการมอบอำนาจ และกำหนดวงเงินที่อนุมัติตามที่คณะกรรมการดำเนินการกำหนดเป็นปี ๆ ไป

จากการสอบถามผู้จัดการและเจ้าหน้าที่การเงินในเรื่องการเบิกเงินมาเพื่อใช้จ่ายในธุรกิจของสหกรณ์ ได้ดำเนินการเบิกเงินมาจากธนาคารเป็นประจำทุกวันเพื่อการใช้จ่ายในธุรกิจบริการสมาชิกจำนวน แต่ละวันไม่ต่ำกว่า 300,000 บาท ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของสมาชิกซึ่งบางรายมีการประสานการรับเงินล่วงหน้า เมื่อสอบถามจำนวนวงเงินที่คณะกรรมการดำเนินการอนุมัติให้ดำเนินการ ข้อมูลที่ได้คือยังไม่มี

   ข้อสังเกต  1. ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด ว่าด้วยการรับ จ่าย และเก็บรักษาเงิน พ.ศ 2554 ยังไม่สามารถใช้เป็นกรอบในการควบคุมการปฏิบัติงานได้อย่างครอบคลุมการปฏิบัติจริงในปัจจุบันที่ได้มีการพัฒนาขึ้น

                   2. การจ่ายเงินในธุรกิจของสหกรณ์ เจ้าหน้าที่ปฏิบัติได้ตามขั้นตอน และมีการตรวจสอบเป็นรายวัน และการกำกับติดตามของคณะกรรมการยังไม่ชัดเจน และขาดการการดำเนินการตามบทบาทที่กำหนดไว้ในระเบียบ

 ข้อเสนอแนะ 1. ควรมีการเตรียบการปรับปรุงระเบียบให้ทันสมัย สามารถใช้เป็นกรอบในการปฏิบัติงานและเครื่องมือในการตรวจสอบติดตามผลได้

                   2..ควรมีการทบทวนระเบียบว่าด้วยการรับจ่ายเงินและการเก็บรักษา พ.ศ. 2554 ที่ยังถือใช้อยู่ ในข้อ 32 แล้วปฏิบัติให้ถูกต้องตามระเบียบ จะสามารถควบคุมการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ และป้องกันความเสี่ยงอันอาจเกิดขึ้นได้อีกทางหนึ่งด้วย

(2)  การจ่ายเงินการจัดงานแสดงมุทิตาจิตแด่สมาชิกผู้เกษียณอายุราชการ

จากการตรวจสอบเอกสารหลักฐาน และและสังเกตุการดำเนินการ รวมทั้งได้สอบถามเจ้าหน้าที่การเงินของสถานที่พัก พบว่ามีการนำเงินสดเพื่อไปบริการมอบให้กับผู้เกษียณอายุที่เดินทางไปร่วมกิจกรรมด้วย นับเป็นสวัสดิการที่เป็นที่ชื่นชอบของผู้เกษียณอายุ สถานที่พัก อาหาร และกิจกรรมจากผลการประเมินที่เจ้าของโครงการประเมินจากผู้ร่วมกิจกรรมโดยเฉลี่ยอยู่ในระดับดีมาก ค่าใช้จ่าย เพื่อกิจกรรมในวันที่ 2 – 3 กันยายน 2559  จำนวน 418,580 บาท ซึ่งไม่เกินงบประมาณที่ที่ประชุมใหญ่อนุมัติ รายการจ่ายแยกแต่ละรายการว่าใช้จ่ายเป็นอะไร มีหลักฐานแสดงการรับเงินถูกต้อง

ข้อสังเกต

          1. การนำเงินจำนวนมากๆ เดินทางไปต่างจังหวัด โดยเจ้าหน้าที่การเงินรับผิดชอบในการเก็บรักษา เป็นความเสี่ยง

            2. คณะกรรมการผู้รับผิดชอบในการประสานเรื่องที่พักแจ้งราคาที่พักกับเจ้าหน้าการเงิน ไม่ตรงกับจำนวนที่โรงแรมเรียกเก็บ

            3. การประสานงานทั้งสถานที่ และเรื่องอาหาร มีค่าใช้จ่ายถึง 2 ครั้ง

            4. การเบิกจ่ายบางรายการยังไม่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ ที่จะสามารถเบิกจ่ายได้

ข้อเสนอแนะ

          1. การนำเงินออกไปจากสหกรณ์จำนวนมาก คณะกรรมการดำเนินการ ควรศึกษารายละเอียดและอนุมัติจำนวนเงินที่ชัดเจนตามความจำเป็น และควรมีคณะกรรมการที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการร่วมดูแลเก็บรักษาด้วย

          2. ผู้ประสานงานควรแจ้งข้อเท็จจริงเกี่ยวกับรายการที่เป็นค่าใช้จ่ายให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ เนื่องจากเป็นการดำเนินการเพื่อมวลสมาชิก ไม่ควรปกปิดข้อเท็จจริง ทำให้สหกรณ์ต้องมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าเป็นจริง

            3. การดำเนินการในรายละเอียดของโครงการ หากจำเป็นต้องมีการประสาน อาจใช้ช่องทางอื่น ๆ เช่น โทศัพท์  หรือระบบไอที ที่ปัจจุบันมีใช้อยู่ก่อนการเดินทางไปประสานด้วยตนเอง จะเป็นการประหยัดทั้งเวลา เงิน และคน

            4. การดำเนินการที่จำเป็นต้องใช้เงินจำนวนมาก ควรศึกษาระเบียบ ข้อบังคับให้ชัดเจนก่อน  

สุมารี  อุสาหะ         ผู้ตรวจสอบกิจการ                      จ.ส.อ.ดิเรก   พรประเสริฐ          ผู้ตรวจสอบกิจการ        สุมาลี  ชูจันทร์          ผู้ตรวจสอบกิการ                    สำราญ  ชูเนตร                      ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                     วันชัย  กล้าเอี่ยม                  ผู้ตรวจสอบกิจการ

ใบงานการตรวจสอบกิจการ ประจำเดือนสิงหาคม

ใบงาน

การตรวจสอบกิจการประจำเดือน สิงหาคม 2559

...........................

1. ประเด็นการตรวจสอบ      การรับจ่ายเงิน

2. ขอบข่ายการตรวจ ตรวจสอบการรับจ่าย เงินรอบ เดือน มิถุนายน 2559 –สิงหาคม 2559

3. เครื่องมือสำคัญ ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด ว่าด้วยการรับจ่ายและการเก็บรักษาเงิน พ.ศ. 2554

            ประเด็นการตรวจ

                   (1) จำนวนเงินสดในมือ ณ ตรวจมีเท่าไร ตามระเบียบข้อ 26.1 การจ่ายเงินที่จำเป็นต้องจ่ายเป็นประจำ และจำนวนไม่มาก เช่นค่าพาหนะ ค่าเบี้ยเลี้ยงของกรรมการและเจ้าหน้าที่ ค่าสื่อสาร ค่าไฟฟ้า น้ำประปา และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดให้เก็บรักษาไว้ได้ไม่เกิน 30,000 บาท

                        (2) การจ่าจำนวนมากตามข้อ 26.2 ต้องจ่ายเป็นเช็คเว้นแต่ได้รับความเห็นชอบจากคณะกรรมการ  **** ขอดูมติคณะกรรมการ ****

                   (3) ข้อ 10 ถึงข้อ 14 ตามระเบียบเป็นเรื่องของใบเสร็จแบบเก่า แต่ปัจจุบันเป็นระบบคอมพิวเตอร์ ควรปรับปรุง *******

                        (4) ข้อ 32 การถอนเงินจากธนาคาร หรือแหล่งรับฝากอื่น ๆเพื่อนำมาใช้จ่ายในธุรกิจของสหกรณ์ ให้ผู้จัดการหรือผู้ทำหน้าที่แทน ทำบันทึกขออนุมัติถอนเงิน โดยชี้แจงเหตุผลต่อประธานกรรมการ หรือรองประธานกรรมการ หรือกรรมการที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการให้เป็นผู้มีอำนาจอนุมัติการถอนเงิน พร้อมทั้งแนบเอกสารหลักฐานต่าง ๆ และเอกสารถอนเงินเพื่อประกอบการพิจารณาด้วย

                        การจ่ายเงินตามวรรคหนึ่งให้คณะกรรมการดำเนินการมอบอำนาจ และกำหนดวงเงินที่อนุมัติตามที่คณะกรรมการดำเนินการกำหนดเป็นปี ๆ ไป **** ปีนี้มอบเท่าไร **** ทำอย่างไร *****

รายงานการตรวจสอบกิจการ ประจำเดือนกรกฎาคม 2559

รายงานการตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน กรกฎาคม  2559

เรียน   คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

          ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 5 คน ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 8 สิงหาคม 2559 ตามแผนที่กำหนดไว้ จึงขอรายงามผลการตรวจสอบ ดังนี้

1. เรื่องที่ตรวจ

   1.1  การกู้เงิน ของสมาชิก  

    1.2  การเรียกเก็บเงินงวดชำระหนี้

     2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

      2.1 เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของกระบวนการให้เงินกู้

        2.2  เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารหลักฐานตามกระบวนการเรียกเก็บเงินงวดชำระหนี้             

3. ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ

      3.1 ตรวจสอบหลักฐานการคำขอกู้ สัญญาการกู้ ประจำเดือนมิถุนายน 2559 ของหน่วยอำเภอเมือง ท่าช้าง และค่ายบางระจัน

       3.2  ตรวจสอบเอกสารงบหน้าการเรียกเก็บเงินงวดชำระหนี้ ของเดือน มิถุนายน 2559 เปรียบเทียบหลักฐานตาม 3.1 และทะเบียนสมาชิกรายตัว (จัดทำด้วยมือ)

4. ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ

     4.1 ผลการตรวจสอบ              

(1) เรื่องการกู้เงิน ของสมาชิก  

 จากการตรวจสอบหลักฐานคำขอกู้ การพิจารณาของอนุกรรมการเงินกู้ สัญญาการกู้ พบว่ามีรายละเอียดหลักฐานประกอบการพิจารณาที่ผู้ขอกู้นำเสนอและที่ฝ่ายจัดการนำเสนอ จำนวนยอดเงินที่ที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการอนุมัติ ถูกต้องตรงกับสัญญาเงินกู้ที่จัดทำ

   ข้อสังเกต  ได้ตรวจสอบข้อมูลของ คุณอรุณลักษณ์ ปานคง ได้รับการพิจารณาให้กู้สามัญไป จำนวน 770,000 บาท ตามเกณฑ์ที่พึงได้รับ เมื่อตรวจดูข้อมูลตำแหน่งหน้าที่พบว่า มีหนังสือรับรองของเทศบาลเมืองสิงห์บุรี รับรองว่านางสาวอรุณลักษณ์ ปานคง เป็นพนักงานจ้างตามภารกิจ ตำแหน่งครูผู้ดูแลเด็ก ศูนย์พัฒนาเด็กเล็กวัดตึกราชา สัญญาจ้างตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2558 ถึงวันที่ 30 กันยายน 2559 ตามสัญญาเงินกู้ที่ทำไว้กับสหกรณ์ฯ ผู้กู้ต้องส่งเงินต้นชำระหนี้ จำนวน 180 งวด คิดเป็นเวลา 15 ปี มีคนค้ำประกันเป็นข้าราชการ 1 คน อีก 2 คน เป็นลูกจ้าง นับเป็นการอนุมัติให้กู้ที่มีอัตราความเสี่ยงสูง หากย้อนไปตรวจสอบคุณสมบัติการเป็นสมาชิก ก็ไม่อยู่ในหลักเกณฑ์ที่จะรับเข้าเป็นสมาชิกได้ ตามข้อบังคับข้อ 32 (2) ง. ระบุคุณสมบัติในส่วนที่เกี่ยวข้องกับบุคลกรของเทศบาลไว้ว่า” เป็นพนักงานครูเทศบาลซึ่งดำรงตำแหน่งเป็นผู้สอนประจำในสถานศึกษา หรือในฝ่ายการศึกษา หรือกองการเทศบาลในจังหวัดสิงห์บุรี หรือทำงานในหมวดการศึกษาเทศบาล.”

นางสาวอรุณลักษณ์  ปานคง เป็นเพียงพนักงานจ้างตามภารกิจตามสัญญาจ้างเป็นรายปี จึงถึอว่าไม่มีคุณสมบัติการเป็นสมาชิก

ข้อเสนอแนะ 1. เรียกเงินกู้คืน ก่อนที่ผู้กู้จะหมดสัญญาจ้าง ทั้งนี้ให้คณะกรรมการดำเนินการหาวิธีการเรียกคืนเงินจะด้วยกระบวนการใดก็ตาม ให้เกิดความชัดเจนว่าสามารถเรียกคืนได้ภายในระยะเวลาปีการเงินนี้

                        2. เสนอแนะให้ผู้กู้สมัครเข้าเป็นสมาชิกสมทบ ซึ่งมีสิทธิกู้ได้ตามเกณฑ์ของสมาชิกสมทบ โดยให้คืนเงินส่วนที่เกิน       

 (2) เรื่องการเรียกเก็บเงินงวดชำระหนี้

          จากการศึกษาเอกสารหลักฐานและสอบถามกระบวนการทำงานจากเจ้าหน้าที่พบว่า ก่อนที่จะเรียกเก็บเงินงวดชำระหนี้จากสมาชิก โดยส่งงบหน้าให้หน่วยต้นสังกัดจัดเก็บให้ พร้อมทั้งส่งในเสร็จรับเงินจำนวนตรงกับงบหน้า เพื่อส่งมอบให้สมาชิก งบหน้าดังกล่าวจะนำมาตรวจสอบกับเจ้าหน้าที่ประจำหน่วย โดยตรวจสอบกับทะเบียนสมาชิกรายตัวซึ่งจัดทำด้วยมือ หากตรวจสอบและไม่ตรงกับต้องค้นหาข้อผิดพลาดว่าอยู่ส่วนใดแล้วดำเนินการแก้ไขให้ถูกต้อง จึงน่าจะเชื่อมั่นในความถูกต้องได้ เมื่อมีการดำเนินการตามระบบดังที่กล่าวนี้

            จากการสุ่มตรวจหน่วยอำเภอเมืองสิงห์บุรี อำเภอท่าช้าง และอำเภอค่ายบางระจันเดือนมิถุนายน พบว่า

            1. การจัดเก็บงบหน้า ได้รวบรวมไว้เป็นรายเดือนจัดทำเป็นเล่ม มีคำชี้แจงเสมือนสารบัญ บ่งบอกให้ทราบว่า เลข 2 ตัวหน้าของสมาชิก เป็นเลขรหัสแสดงหน่วยงาน เรียงตามลำดับ ตั่งแต่ 01 ไปจนครบจำนวนที่กำหนดแยกไว้ หากได้ดูรหัสนี้แล้วจะสามารถค้นหาได้ง่ายและรวดเร็ว แต่การจัดเก็บได้นำชุดที่เจ้าหน้าที่รับผิดชอบแต่ละบุคคลมารวมแล้วเย็บเล่มโดยยังไม่ให้ความสำคัญของรหัสประจำหน่วย ทำให้การค้นหาต้องใช้เวลานาน และหาไม่พบ

            2. ได้ตรวจสอบคุณวรินทรา ชัยบูรณ์ ซึ่งกู้ในเดือนมิถุนายน ตามงบหน้ามีปรากฏอยู่ในรายละเอียดของโรงเรียนวัดสังฆราชาวาส เมื่อมาสอบทานกับทะเบียนสมาชิกรายตัว ไม่พบราบละเอียด จึงสอบถามเจ้าหน้าที่ผู้จัดทำได้แจ้งว่า ยังไม่ได้ย้ายทะเบียนมาให้ตรงตำแหน่งที่ดำรงอยู่ เมื่อตรวจสอบยอดกู้สามัญที่ทำไว้ก็พบจำนวนเงินไม่ตรงกับสัญญา แต่ไปพบในช่องการกู้ ฉ.ฉ. ยอดกู้ ฉ.ฉ ไปอยู่ในช่อก็สวัสดิการ กู้สวัสดิการ ไปอยู่ช่อง ฉ.ฉ  และได้นำทะเบียนของอำเภอท่าช้างมาสุ่มตรวจสอบพบว่ามีการลงถูกต้องตรงรายการ

            3. ได้พบข้อมูลการให้กู้สวัสดิการ ได้สอบถามเจ้าหน้าที่ว่าคืออะไร เจ้าหน้าที่ได้นำแบบคำขอกู้และสัญญามาให้ดูพบว่า เป็นการกู้เพื่อชำระเบี้ยประกันสินเชื่อ ไม่พบระเบียบหรือหลักเกณฑ์หรือโครงการที่เกี่ยวกับเรื่องนี้

ข้อสังเกต

          1.เจ้าหน้าที่ขาดความรอบคอบ และยังมีจิตสำนึกในบทบาทหน้าที่ของตนเองไม่มากพอ ไม่มีการพัฒนางาน

          2. การกู้สวัสดิการเพื่อชำระเบี้ยประกันสินเชื่อ ตามระเบียบว่าด้วยการให้เงินกู้แก่สมาชิกสหกรณ์ พ.ศ. 2555 ข้อ 36.2กำหนดไว้ว่า “ เงินกู้เพื่อสวัสดิการแก่สมาชิก ให้คณะกรรมการดำเนินการกำหนด เกณฑ์ กำหนดอัตราดอกเบี้ยเงินกู้ และหลักประกันเงินกู้ไว้ให้ชัดเจนในแต่ละโครงการ และประกาศให้สมาชิกทราบโดยทั่วกัน”

ข้อเสนอแนะ

            1.เจ้าหน้าที่ควรได้รับการพัฒนา ให้ทราบบทบาทหน้าที่ที่ชัดเจน และเสริมสร้างจิดสำนึกในองค์กร นอกจากนี้ควรมีการกำกับติดตาม เป็นระยะๆ อาจใช้วิธ๊ทำ MOU เป็นช่วง ๆ ระยะเวลา เมื่อมีผู้ปฏิบัติดี

ควรมีการให้รางวัลเป็นการเสริมแรง ในขณะเดียวกันผู้พัฒนาแล้วไม่ปรับตัวต้องมีบทลงโทษ

            2. เรื่องการให้เงินกู้ควรจัดทำระเบียบ หรือประการให้ชัดเจนตามระเบียบ เนื่องจากเป็นเรื่องที่สำคัญส่งผลต่อการดำเนินการและเกี่ยวของกับหลายส่วนเช่นบริษัทประกัน การดำนินคดีทางศาล เป็นต้น ควรมีการตรวจสอบ รวบรวม และจัดทำให้เป็นหลักฐาน อย่างน้อยก็เพื่อส่งมอบให้คณะกรรมการชุดต่อไปดำเนินงานได้อย่างชัดเจน โดยเฉพาะเป็นเรื่องที่ปฏิบัติตามระเบียบฯ

                       

                                สุมารี  อุสาหะ                          ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                จ.ส.อ.ดิเรก   พรประเสริฐ          ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                            สุมาลี  ชูจันทร์                         ผู้ตรวจสอบกิการ

                                     สำราญ  ชูเนตร                    ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                       วันชัย  กล้าเอี่ยม                   ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                                                       

รายงานกานตรวจสอบกิจการเดือนมิถุนายน 2559

รายงานการตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน มิถุนายน  2559

เรียน   คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

          ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 5 คน ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 7 กรกฎาคม 2559 ตามแผนที่กำหนดไว้ จึงขอรายงามผลการตรวจสอบ ดังนี้

1. เรื่องที่ตรวจ

   1.1  ยอดเงินคงเหลือในบัญชีเงินฝากธนาคาร  

    1.2  ทุนของสหกรณ์

     1.3 เงินกองทุนสวัสดิการและสงเคราะห์สมาชิกและสังคม

    2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

      2.1 เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของบัญชีและยอดเงินตามสมุดคู่ฝากธนาคาร

        2.2  เพื่อตรวจสอบเงินทุนของสหกรณ์และการเก็บรักษา

       2.3 เพื่อตรวจสอบการดำเนินการเงินกองทุนสวัสดิการสมาชิก

3. ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ

      3.1 ตรวจสอบบัญชีการเงิน ณ 31 พฤษภาคม 2559

       3.2  ตรวจสอบเอกสารหลักฐานสมุดคู่ฝาก และหลักฐานอื่น ๆ เปรียบเทียบบัญชี

      3.3 สอบถามการดำเนินกับเจ้าหน้าที่ และรองผู้จัดการ

4. ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ

     4.1 ผลการตรวจสอบ              

(1) เรื่องยอดเงินคงเหลือในบัญชีธนาคาร

จากการตรวจสอบ ยอดเงินตามสมุดคู่ฝากของแต่ละธนาคาร กับหลักฐานที่ปรากฏตามบัญชีงบทดลอง ณ วันที่ 31 พฤษภาคม 2559  ปรากฏว่าตรงกันทุกบัญชีและทุกธนาคาร การเก็บรักษา เจ้าหน้าที่บัญชีเป็นผู้เก็บรักษาไว้ทั้งหมด

   ข้อสังเกต  เนื่องจากอำนาจในการเบิก ถอน เงินจากธนาคารเป็นข้อตกลงที่ผู้เปิดบัญชีต้องเขียนเงื่อนไข ไว้กับธนาคาร และผู้มีอำนาจต้องเป็นไปตามข้อบังคับโดยความเห็นชอบของคณะกรรมการ ดังนั้นจึงมีการเปลี่ยนแปลงตัวบุคคลตามวาระที่กำหนด

 ข้อเสนอแนะ ควรมีการจัดทำทะเบียนคุมแต่ละธนาคาร ระบุ ผู้มีอำนาจเบิก ถอนแต่ละช่วงเวลา  เพื่อประโยชน์ในการสืบหาข้อมูลในอดีตที่ผ่านมา หากมีความจำเป็นต้องใช้ เช่น สมุดคู่ฝากธนาคารนครหลวงไทย ประเภทฝากประจำ ฝากมาเป็นเวลานาน ทำให้เกิดความไม่ชัดเจนในการเบิก ถอน

(2) เรื่องทุนของสหกรณ์

(2.1)จากการศึกษาข้อบังคับของสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด หมวด 3 ข้อ 4 ที่มาของทุน มีดังนี้ 

(1) ออกหุ้น

(2) รับฝากเงินจากสมาชิก

(3) กู้ยืมเงินและรับเงินจากการออกตั๋วสัญญาใช้เงิน และตราสารการเงินอย่างอื่น

(4) สะสมทุนสำรองและทุนอื่น ๆ

(5) รับเงินอุดหนุนหรือทรัพย์สินที่มีผู้ยกให้

(2.2) ได้ตรวจสอบจำนวนทุนจากหลักฐานทางบุญชี ณ วันที่ 31 พฤษภาคม 2559 พบว่า ทุนของสหกรณ์ตามข้อบังคับมีจำนวน ดังนี้

(2.2.1) ออกหุ้นให้สมาชิก และสมาชิกสมทบ ร่วมลงทุนเป็นเงิน   1,486,310,390.- บาท

(สมาชิกมีหุ้น 1,431,286,790.- บาท สมาชิกสมทบมีหุ้น 55,023,600.- บาท)

(2.2.2)เงินรับฝาก มีปรากฏ ดังนี้

            - รับฝากจากสมาชิก                                505,591,367.27

            - รับฝากจากสมาชิกสมทบ                         29,642,713.47

            - รับฝากจาก สก.สค.                               200,000,000.- 

                                  รวม                        735,234,080.74 บาท

(2.2.3) กู้ยืมเงิน และรับเงินจากตั๋วสัญญาใช้เงิน มีดังนี้

            - ธนาคารกรุงไทย กระแสรายวัน                2,154,840.- บาท

            - ตั๋วสัญญาใช้เงิน ธนาคารกรุงเทพ           120,000,000.- บาท

            - ตั๋วสัญญาใช้เงินธนาคารกรุงไทย 185,000,000.- บาท

                                      รวม               307,154,840.- บาท

 (2.2.4) สะสมทุนสำรองและทุนอื่น ๆ มีดังนี้

            - ทุนสำรอง                                   145,022,867.66 บาท

          - ทุนสาธารณประโยชน์                                  819,700.-   บาท

            - ทุนรักษาระดับอัตราปันผล                       575,000.- บาท

            - ทุนเพื่อการศึกษาอบรม                           186,075.- บาท

          - ทุนสะสมเพื่อสงเคราะห์สมาชิกและสังคม     1,381,578.38 บาท

                                      รวม               147,985,221.04 บาท

(2.2.5)   ไม่มี

รวมสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด มีทุนตามข้อบังคับทั้งสิ้น 2,676,684,531.78 บาท

ข้อสังเกต และข้อเสนอแนะ  ไม่มี

(3) เรื่องกองทุนสวัสดิการและสงเคราะห์สมาชิกและสังคม      

สืบเนื่องจากได้นำสมุดคู่ฝากเงินที่สหกรณ์มีอยู่มาตรวจสอบยอดเงิน กับบัญชีการเงิน ได้พบ บัญชีเงินฝากธนาคารนครหลวงไทย ประเภทฝากประจำ ชื่อบัญชีสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี เลขที่บัญชี 385-1-01411-1 มีเงินจำนวน 4,271,496.28 บาท  มีรายชื่อเขียนไว้ด้วยดินสอ “ สมยศ สุวรรณ นิวัติ บุญแทน สุมารี ยุทธิพันธ์” ได้สอบถามรองผู้จัดการทราบว่า เป็นเงินที่จัดสรรจากกำไรสุทธิ ตั้งแต่สมัย ผู้จัดการปรีชา เพื่อเป็นสวัสดิการสงเคราะห์สมาชิก และสังคม โดยมีระเบียบรองรับ ได้ตรวจสอบระเบียบพบว่า ได้มีการปรับปรุงเมื่อปี 2554 มีความข้อ 5 แห่งระเบียบระบุว่า “ให้โอนเงินและทรัพย์สินจากระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด ว่าด้วยกองทุนสวัสดิการสงเคราะห์สมาชิก พ.ศ.2552 มาเป็นเงินและทรัพย์สินของกองทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสงเคราะห์สมาชิกและสังคม พ.ศ. 2554”

ข้อสังเกต   เงินจำนวนนี้ ขณะนี้ฝากไว้กับธนาคาร และในส่วนของสหกรณ์ได้มีการลงบัญชีไว้ในหน้าบัญชีทรัพย์สิน ซึ่งสามารถควบคุมได้ ไม่สูญหาย แต่ยังมิได้นำมาเพื่อวัตถุประสงค์แห่งระเบียบที่กำหนดไว้

ข้อเสนอแนะ ควรมีการดำเนินการให้เป็นไปตามระเบียบให้เบื้องต้นให้มีการดำเนินการตาม ข้อ 5 เพื่อนำมารวมกับทุนสะสมเพื่อสงเคราะห์สมาชิกและสังคม ซึ่งมีทุนแล้ว จำนวน 1,381,578.38 บาท  ทั้งนี้จะเป็นการเพิ่มทุนด้วยทางหนึ่งหากยังไม่มีความจำเป็นต้องใช้จ่าย ซึ่งจะได้ผลประโยชน์มากกว่าฝากไว้กับธนาคาร

                                สุมารี  อุสาหะ                        จ.ส.อ.ดิเรก   พรประเสริฐ       

                                            สุมาลี  ชูจันทร์                       สำราญ  ชูเนตร                                                                                                วันชัย  กล้าเอี่ยม               

                                                                ผู้ตรวจสอบกิการ