รายงานการตรวจสอบกิจการประจำเดือนกุมภาพันธ์2560

รายงานการตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน กุมภาพันธ์ 2560

เรียน   คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

          ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 5 คน ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 15 มีนาคม 2560 ตามแผนที่กำหนดไว้ จึงขอรายงามผลการตรวจสอบ ดังนี้

1. เรื่องที่ตรวจ

   1.1  ติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ เดือนมกราคม 2560

   1.2  รายรับ – รายจ่าย

   1.3 การดำเนินการควบคุมภายใน

 2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

      2.1 เพื่อตรวจสอบการดำเนินการและเหตุผลที่อ้าง

      2.2 เพื่อตรวจสอบการรับ การจ่ายเดือนมกราคม – มีนาคม 2560

        2.3 เพื่อตรวจสอบแผนการดำเนินการควบคุมภายใน และการดำเนินการตามระเบียบฯ

3. ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ

     3.1 สอบถามและตรวจสอบการดำเนินการตามข้อเสนอแนะและข้อสังเกต

      3.2 ตรวจสอบรายการ การรับ การจ่ายว่ามีรายการใดที่เป็นที่น่าสังเกต

     3.3 สอบถามและตรวจสอบหลักฐานการดำเนินการที่เกี่ยวข้องการควบคุมภายในและแผนการดำเนินการที่เกี่ยวกับการรับ – จ่ายเงิน การใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์ กองทุนสะสมสวัสดิการสมาชิกและสังคม

   3. 4. ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ

     4.1 ผลการตรวจสอบ             

(1) เรื่องการติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ เดือนมกราคม2560

          การตรวจสอบฯ ประจำเดือนมกราคม 2560ผู้ตรวจสอบได้ให้ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะไว้ โดยที่ประชุมเห็นชอบที่จะนำไปปฏิบัติ มี 3 เรื่อง คือ 1. การดำเนินการกับเงินสะสมสวัสดิการสมาชิกตามระเบียบเก่าที่ฝากประจำไว้กับธนาคาร ให้ถูกต้องตามระเบียบที่ถือใช้ในปัจจุบัน 2. เรื่องการกำหนดวงเงินให้ฝ่ายจัดการถอนมาเพื่อใช้จ่ายในธุรกิจสหกรณ์แต่ละวัน และ 3. ขอความร่วมมือให้คณะกรรมการประสานสมาชิกที่ได้แนบรายชื่อมา ซึ่งกู้ ฉ.ฉ.รายปี และยังไม่มาจัดทำสัญญาเงินกู้ให้เรียบร้อยมาดำเนินการให้เรียบร้อย และได้เสนอแนะเพิ่มเติมไว้ว่าปีต่อไป สมาชิกผู้มีพันธะเรื่องกู้ ฉ.ฉ.รายปีควรให้มารับเงินปันผลและเฉลี่ยคืนที่สหกรณ์ด้วยตนเอง ผลการติดตามปรากฏ ดังนี้

          1. เรื่องการดำเนินการกับเงินสะสมสวัสดิการสมาชิก ซึ่งได้ฝากไว้กับธนาคาร จำนวน 4 ล้านเศษผู้จัดการ ได้เตรียมนำเสนอที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการในครั้งนี้เพื่อเบิกถอนมารวมกับเงินสะสมสวัสดิการสมาชิกและสังคมซึ่งสหกรณ์ ได้จัดสรรกำไรสุทธิประจำปีสะสมไว้ปัจจุบันมี 1 ล้านเศษ เพื่อให้ถูกต้องตามระเบียบที่ถือปฏิบัติในปัจจุบัน

            2. เรื่องการกำหนดวงเงินให้ฝ่ายจัดการเบิกถอนมาใช้ในธุรกิจสหกรณ์แต่ละวัน ผู้จัดการได้นำเสนอวงเงินและรูปแบบบันทึกขออนุมัติ และการมอบอำนาจการอนุมัติ ต่อที่ประชุมคณะกรรมการอำนวยการแล้วซึ่งจะได้นำเสนอที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการในการประชุมครั้งนี้

            3. เรื่องสมาชิกที่ได้กู้เงิน ฉ.ฉ.รายปีและยังไม่มาจัดทำสัญญาเงินกู้ให้เรียบร้อย จำนวน 32 ราย ตามรายชื่อที่คณะตรวจสอบกิจการได้นำเสนอแล้วนั้น จากการติดตามและตรวจสอบสัญญากับเจ้าหน้าที่พบว่ามีสมาชิกมาดำเนินการเพียง 3 รายเท่านั้น ส่วนอีก 29 ราย ยังไม่มาดำเนินการ

  

             (2) รายรับ – รายจ่ายเดือนมกราคม – มีนาคม 2560

          1. ได้ตรวจสอบยอดรายรับจากรายการนำเสนอที่ประชุมคณะกรรมการประจำเดือนกุมภาพันธ์ และเดือนมีนาคม ในการประชุมในครั้งนี้ พบรายการที่เป็นข้อสังเกตที่จะต้องสืบค้นวิธีปฏิบัติและผลการดำเนินการ ต่อไป ดังนี้

                        1.1 เดือนมกราคม 2560 มีดังนี้

                             - จ่ายเงินเกษียณอายุเพิ่มเติม 2 ราย            จำนวน 7,400 บาท

                                    - จ่ายค่ากิจกรรมวันครู สพป.สิงห์บุรี            จำนวน 100,000 บาท

                                    - บริจาคการกุศล (ใส่บาตรวันครู)               จำนวน     2,366 บาท

                                    - ค่าสงเคราะห์ศพนายโชคชัย อ่วมวิไลย      จำนวน  80,000 บาท

                                    - ค่าสงเคราะห์ศพนายอุไร ชะรอยรัมย์          จำนวน  90,000 บาท

                                    - เงินสวัสดิการเกษียณอายุราชการ               จำนวน  7,800 บาท

                        1.2 เดือนกุมภาพันธ์ 2560

                                    - ค่าสงเคราะห์ศพ นางดารณี เอี่ยมวิลัย           จำนวน  90,000 บาท

                                    - ค่าสวัสดิการอายุการเป็นสมาชิก                   จำนวน  3,800 บาท

                                    - ค่าเบี้ยประชุมคณะอนุกรรมการฝ่ายแผนและมาตรฐานสหกรณ์ จำนวน

 4,500 บาท

                                    - ค่าสนับสนุนวันสหกรณ์แห่งชาติ                     จำนวน 3,000 บาท

                                    - ค่าเบี้ยประชุมกรรมการติดตามการชำระหนี้ของสมาชิกจำนวน 4,500 บาท

                                    - ค่าเบี้ยประชุมกรรมการพิจารณาโครงการของโรงเรียนระดับการศึกษาขั้นพื้นฐาน    จำนวน   2,500 บาท

                        1.3 เดือนมีนาคม 2560 (วันที่ 1 – 15)

                                    - เบี้ยเลี้ยงคณะกรรมการพิจารณาโครงการของโรงเรียนระดับการศึกษาขั้นพื้นฐาน   จำนวน  2,500 บาท

                                    - เบี้ยประชุมอนุกรรมการแก้ไขระเบียบลูกจ้าง    จำนวน  2,000 บาท

                                    - เบี้ยเลี้ยงคณะอนุกรรมการวิเคราะห์ ติดตามและตรวจสอบภายใน จำนวน 2,000 บาท

                             - เบี้ยประชุมคณะกรรมการติดตามหนี้ของสมาชิก    จำนวน  3,000 บาท

                                    - เบี้ยประชุมคณะอนุกรรมการวิเคราะห์ติดตาม และตรวจสอบภายใน จำนวน 4,000 บาท

                                    - เบี้ยประชุมคณะกรรมการสอบสวนสมาชิก ชุด 1 จำนวน  2,000 บาท

                                    - เบี้ยประชุมคณะอนุกรรมการติดตามการชำระหนี้ของสมาชิก  4,000 บาท

                                    - เบี้ยประชุมคณะกรรมการสอบสวนสมาชิก ชุด 2   จำนวน 2,000 บาท

                                    - เบี้ยประชุมคณะกรรมการสอบสวนสมาชิก ชุด 3    จำนวน  2,000 บาท

เมื่อศึกษารายละเอียดการดำเนินการของคณะกรรมการดำเนินการ มีเพียงรับทราบว่ามีการจ่ายตามรายการดังกล่าว และเมื่อตรวจสอบจากงบทดลอง ณ วันที่ 31 มกราคม 2560 พบว่า เงินทุนสาธารณประโยชน์ยังไม่มีการใช้จ่ายเลย เมื่อศึกษารายการทุนสะสมเพื่อสงเคราะห์สมาชิกและสังคม มีการใช้จ่ายไป 170,000บาท สำหรับวาระการประชุมมีการตั้งวาระไว้เฉพาะเงินทุนสาธารณประโยชน์ และมีการรายงานให้ที่ประชุมรับทราบเป็นประจำทุกเดือน ส่วนกองทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคมไม่มีวาระ และยังไม่ปรากฏรายงานความเคลื่อนไหว  เมื่อศึกษารายละเอียดของระเบียบว่าด้วยกองทุนสะสมสมาชิกและสังคมพบว่า ตามระเบียบได้กำหนดวัตถุประสงค์ของกองทุนไว้ 3 ข้อ คือ

          1. เพื่อประโยชน์ตอบแทนการเป็นสมาชิกสหกรณ์เมื่อออกจากราชการ

            2. เพื่อช่วยเหลือครอบครัวสมาชิก เมื่อสมาชิกถึงแก่กรรม

            3. เพื่อจัดสวัสดิการและสิทธิประโยชน์อื่นให้แก่สมาชิกและสังคม

ดังนั้นรายการที่คณะกรรมการรับทราบไปแล้วในเดือนมกราคม เป็นการใช้จ่ายตามวัตถุประสงค์ ข้อ 1 และ 2 ถึง 185,200 บาท ในงบทดลอง มีแสดงไว้เพียง 170,000 บาท ที่เหลืออาจไปแทรกอยู่ในรายการค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ระเบียบยังได้กำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับการเงิน การบัญชี และการตรวจสอบ ไว้ในหมวด 4  ด้วยแต่ยังไม่พบการดำเนินการที่ชัดเจน

          เมื่อศึกษาระเบียบว่าด้วยการใช้ทุนเพื่อสาธารณประโยชน์ พบว่าการใช้จ่ายบางรายการสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์ แต่ยังไม่มีการใช้จ่ายในยอดทุนสาธารณประโยชน์ สำหรับรายละเอียดของระเบียบสรุปได้ดังนี้ ระเบียบกำหนดให้ใช้จ่ายได้ 2 เรื่องใหญ่ คือเพื่อการศึกษา และเพื่อการกุศล

            การจ่ายเพื่อการศึกษา มีรายละเอียดที่จ่ายได้ 2 เรื่องคือ เป็นทุนส่งเสริมการศึกษาบุตรสมาชิก และเงินช่วยเหลือหน่วยงานทางการศึกษาในการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ในแต่ละเรื่องนี้ให้กรรมการจัดสรรไว้ให้เหมาะสม ว่าปีนี้จะใช้มอบทุนการศึกษาในวงเงินเท่าไร เพราะในหมวด 2 กำหนดรายละเอียดของทุนไว้ชัดเจน และจะจัดสรรให้หน่วยงานทางการศึกษาในวงเงินเท่าไร โดยข้อ 12 แห่งระเบียบกำหนดว่า สิทธิการขอทุนสาธารณประโยชน์ เพื่อให้เป็นการทั่วถึงทุกหน่วยงาน ถ้าหน่วยงานใดได้รับทุนสาธารณประโยชน์ไปแล้ว จะมีสิทธิยื่นขอได้อีก ต่อเมื่อทุกหน่วยงานได้รับทุนนี้ไปแล้วในแต่ละปีการเงินของสหกรณ์ อย่างไรก็ตามระเบียบก็เปิดทางให้ผ่อนผันได้ นอกจากนี้ยังให้คณะกรรมการดำเนินการติดตามการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์โดยการแต่งตั้งอนุกรรมการ

ข้อสังเกต          จากการตรวจสอบการดำเนินการของสหกรณ์ทั้งสองเรื่องดังได้กล่าวแล้ว ขอให้ข้อสังเกตว่าทั้งคณะกรรมการและเจ้าหน้าที่ยังขาดความชัดเจนในระเบียบที่เกี่ยวข้อง

 ข้อเสนอแนะ

          1. ควรมีพัฒนาในเกิดการเรียนรู้ระเบียบปฏิบัติในรูปแบบต่าง ๆ ไม่จำเป็นต้องจัดอบรม

ทั้งนี้อาจใช้วิธีตามข้อ 2

            2. มอบหมายให้มีผู้รับผิดชอบ เป็นเจ้าของเรื่องโดยตรง โดยให้ศึกษาระเบียบกำหนดแผนปฏิบัติงาน

            3. กำหนดให้มีวาระโดยตรงทั้งสองระเบียบเพื่อคณะกรรมการจะได้รับทราบและพิจารณา

           (3) เรื่องการควบคุมภายใน

                   การควบคุมภายในเป็นเรื่องสำคัญและจำเป็นในการบริหารงาน จากการตรวจสอบยังไม่พบการดำเนินการที่ชัดเจนนัก ฝ่ายตรวจสอบกิจการขอนำเสนอข้อมูลจากการตรวจสอบรายรับรายจ่าย พบรายการที่มีการเบิกจ่ายที่มีอัตราความถี่สูงในช่วงปลายเดือนกุมภาพันธ์และต้นเดือนมีนาคม คือค่าเบี้ยประชุม ค่าเบี้ยเลี้ยงของคณะอนุกรรมการและคณะกรรมการชุดต่าง ๆ เมื่อศึกษาสาระการดำเนินการจะมีความใกล้เคียงกัน แต่ยังไม่สามารถตรวจสอบบันทึกรายงานประชุมของคณะกรรมการแต่ละชุดได้จึงให้ผู้รับผิดชอบการควบคุมภายในตรวจสอบผลการดำเนินการด้วย ทั้งนี้คณะผู้ตรวจสอบกิจการขอให้ข้อสังเกต และข้อเสนอแนะไว้ดังนี้

ข้อสังเกต

          การวางแผนและศึกษารายละเอียดระเบียบที่เกี่ยวข้องให้ชัดเจน อาจช่วยประหยัดเวลา แรงงาน และเงิน โดยได้ผลสัมฤทธิ์ที่ต้องการได้

ข้อเสนอแนะ

          ผู้ได้รับแต่งตั้งให้ปฏิบัติงานควรศึกษาและวางแผน และใช้เครื่องมือที่มีอยู่ อาจช่วยให้งานเกิดประสิทธิภาพมากขึ้น

                                               

                                             สุมารี  อุสาหะ         ผู้ตรวจสอบกิจการ                    

                                               จ.ส.อ.ดิเรก   พรประเสริฐ          ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                                สุมาลี  ชูจันทร์          ผู้ตรวจสอบกิการ            

                                       สำราญ  ชูเนตร              ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                               วันชัย  กล้าเอี่ยม                  ผู้ตรวจสอบกิจการ

แนวทางการตรวจสอบเดือนกุมภาพันธ์

แนวทางการตรวจสอบกิจการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน กุมภาพันธ์ 2560

1. ติดตามการดำเนินงานตามข้อเสนอแนะและข้อสังเกตที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบประจำเดือนมกราคม (เข้าประชุม 19 กุมภาพันธ์ 2560) ซึ่งที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการเห็นชอบ และรับดำเนินการ สำหรับเรื่องที่ได้ให้ข้อเสนอแนะ และข้อสังเกตไว้ มีดังนี้

ข้อสังเกต

            1. เงินสวัสดิการสมาชิกที่ฝากประจำไว้ ควรพิจารณาดำเนินการให้เกิดประโยชน์ต่อสมาชิก

            2. การกำหนดวงเงินให้ถอนเพื่อนำมาใช้จ่ายในธุรกิจสหกรณ์แต่ละวันหากมีการกำหนอนอกจากจะปฏิบัติตามระเบียบแล้วยังสามรถควบคุมการจ่ายเงินของสหกรณ์ได้อีกทางหนึ่งด้วย

ข้อเสนอแนะ

          1. ฝ่ายบริหารและฝ่ายจัดการควรมีการศึกษา ระเบียบ ข้อบังคับ อย่างชัดเจน เนื่องจากมีการแก้ไข ปรับปรุง และปฏิบัติให้ถูกต้อง โดยเฉพาะระเบียบที่เกี่ยวกับทุนสาธารณะประโยชน์และทุนสงเคราะห์สมาชิก และระเบียบเกี่ยวกับการบริหารด้านการเงินและพัสดุ

ตามข้อสังเกตข้อที่ 1เมื่อพิจารณาระเบียบว่าด้วยกองทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสงเคราะห์สมาชิกและสังคม พ.ศ. 2554 ข้อ 5 “ให้โอนเงินและทรัพย์สินจากระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด ว่าด้วยกองทุนสวัสดิการสงเคราะห์สมาชิก พ.ศ. 2552 เข้ามาเป็นเงินและทรัพย์สินของกองทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสงเคราะห์สมาชิกและสังคม พ.ศ. 2554 ดังนั้น เงินสวัสดิการที่ฝากประจำไว้กับธนาคารตามที่ฝ่าตรวจสอบตรวจพบซึ่งมิได้นำมาใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์กับสมาชิกตามระเบียบ จึงควรนำมารวมกันและซึ่งในปีนี้ที่ประชุมใหญ่ได้จัดสรรไว้ให้ จำนวน 500,000 บาท ตามรายละเอียดงบทดลอง ณ วันที่ 31ธันวาคม 2559(เดือนแรกของปีการเงิน 2560) มีเงินคงเหลือ 1,261,578.38 บาท เมื่อรวมกับยอดเงินฝากประจำไว้กับธนาคาร กองทุนนี้จะมีจำนวนถึง ........................บาท และตามระเบียบได้กำหนดวัตถุประสงค์ของกองทุนไว้ 3 ข้อ คือ

          1. เพื่อประโยชน์ตอบแทนการเป็นสมาชิกสหกรณ์เมื่อออกจากราชการ

            2. เพื่อช่วยเหลือครอบครัวสมาชิก เมื่อสมาชิกถึงแก่กรรม

            3. เพื่อจัดสวัสดิการและสิทธิประโยชน์อื่นให้แก่สมาชิกและสังคม

และระเบียบได้กำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับการเงิน การบัญชี และการตรวจสอบ ไว้ในหมวด 4 เพื่อการปฏิบัติให้เป็นไปตามระเบียบ สหกรณ์ต้องดำเนินการดังนี้

                        1. รวมเงินเดิมที่ฝากไว้กับธนาคารกับเงินที่อยู่ในสหกรณ์เป็นยอดกองทุนสวัสดิการที่สามารถใช้ได้ตามระเบียบ

                        2. มอบหมายให้มีผู้รับผิดชอบโดยตรงในหารจัดทรายละเอียดกองทุน (เป็นเจ้าของเรื่อง)

                        3. กำหนดวาระรายงานให้คณะกรรมการดำเนินการทราบทุกเดือน

                        4. รายการใดที่สามารถใช้เงินกองทุน ซึ่งเป็นการจ่ายตามระเบียบให้ใช้ในเงินกองทุนแม้จะประมาณการ(ตั้งงบประมาณ)ไว้แล้วก็ตามนอกจากเงินกองทุนจะไม่พอเพียงหรือ หรือในจำนวนที่ไม่สมควรจ่าย

เรื่องระเบียบว่าด้วยการใช้ทุนสาธารณประโยชน์ ก็เช่นเดียวกันคณะกรรมการที่เป็นผู้อนุมัติในการจ่ายควรศึกษารายละเอียดของระเบียบให้จัดเจน ในที่นี้ ขอเสนอให้ดำเนินการดังนี้

                        1. ให้มีผู้รับผิดชอบโดยตรง (เป็นเจ้าของเรื่อง)

                        2. ระเบียบกำหนดให้ใช้จ่ายได้ 2 เรื่องใหญ่ คือเพื่อการศึกษา และเพื่อการกุศล

การจ่ายเพื่อการศึกษา มีรายละเอียดที่จ่ายได้ 2 เรื่องคือ เป็นทุนส่งเสริมการศึกษาบุตรสมาชิก และเงินช่วยเหลือหน่วยงานทางการศึกษาในการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ในแต่ละเรื่องนี้ให้กรรมการจัดสรรไว้ให้เหมาะสม วี่นี้จะใช้มอบทุนการศึกษาในวงเงินเท่าไร เพราะในหมวด 2 กำหนดรายละเอียดของทุนไว้ชัดเจน และจะจัดสรรให้หน่วยงานทางการศึกษาในวงเงินเท่าไร โดยข้อ 12 แห่งระเบียบกำหนดว่า สิทธิการขอทุนสาธารณประโยชน์ เพื่อให้เป็นการทั่วถึงทุกหน่วยงาน ถ้าหน่วยงานใดได้รับทุนสาธารณประโยชน์ไปแล้ว จะมีสิทธิยื่นขอได้อีก ต่อเมื่อทุกหน่วยงานได้รับทุนนี้ไปแล้วในแต่ละปีการเงินของสหกรณ์ อย่างไรก็ตามระเบียบก็เปิดทางให้ผ่อนผันได้ นอกจากนี้ยังให้คณะกรรมการดำเนินการติดตามการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์โดยการแต่งตั้งอนุกรรมการ เพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์

                        สำหรับเพื่อการกุศล ระเบียบกำหนดไว้ให้จ่ายได้ 3  เรื่องคือ 1.สงเคราะห์ผู้ประสบภัยพิบัติต่าง ๆ  2. สงเคราะห์บุตรสมาชิกที่เป็นนักเรียนขาดแคลน และ 3. เพื่อสาธารณประโยชน์ทั่ว ๆ ไปตามความเห็นของคณะกรรมการ การจ่ายในเรื่องที่ 1 และ 2  ให้คณะกรรมการกำหนดเกณฑ์ ส่วนเรื่องที่ 3 เปิดไว้ให้คณะกรรมการบริหารได้

                        ขอเสนอแนะอีกครั้งให้ปฏิบัติตามระเบียบ

 ข้อสังเกตข้อ 2  ฝ่ายจัดการได้ดำเนินการกำหนดรูปแบบในการนำเสนอเพื่อพิจารณาอนุมัติถอนเงินมาใช้บริการธุรกิจ ซึ่งได้ นำเสนอคณะกรรมการอำนวยการพิจารณาแล้ว สำหรับวงเงินผู้จัดการได้นำเสนอวันละไม่เกิน 300,000 บาท คณะกรรมการดำเนินการยังไม่มีมติเป็นหลักฐานชัดเจน

                        ข้อเสนอแนะเรื่องการจัดทำสัญญาเงินกู้ ฉ.ฉ.รายปีให้ถูกต้องครบถ้วน จากการตรวจสอบพบว่าดำเนินการแล้วมีความสมบูรณ์เรียบร้อย3 ราย จากจำนวน 32 ราย คิดเป็นร้อยละ 9.38

2. ตรวจสอบการดำเนินการตามระเบียบ 2 ระเบียบ คือ ระเบียบว่าด้วยการใช้ทุนสาธารณประโยชน์ และระเบียบว่าด้วยกองทุนสวัสดิการสงเคราะห์สมาชิกและสังคม

3. แผนปฏิบัติการประจำปี 2560

รายงานการตรวจสอบกิจการประจำเดือนมกราคม 2560

รายงานการตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน มกราคม 2560

เรียน   คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

          ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 5 คน ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 8 , 14 กุมภาพันธ์ 2560 ตามแผนที่กำหนดไว้ จึงขอรายงามผลการตรวจสอบ ดังนี้

1. เรื่องที่ตรวจ

   1.1  ติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ เดือนธันวาคม 2559

   1.2  รายรับ – รายจ่ายเดือนธันวาคม 2559

   1.3 สัญญาเงิน กู้ ฉ.ฉ.รายปี

 2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

      2.1 เพื่อตรวจสอบการดำเนินการและเหคุผลที่อ้าง

       2.2 เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของหลักฐานการรับ การจ่าย และการจัดทำบัญชี

        2.3 เพื่อตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยของสัญญาเงินกู้ ฉ.ฉ.รายปี

3. ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ

     3.1 สอบถามและตรวจสอบการดำเนินการแจกจ่ายเอกสารรายงานการประชุมใหญ่ในส่วนที่เหลือ

      3.2 ตรวจสอบหลักฐาน การรับ การจ่าย เดือนธันวาคม 2559และการลงบัญชีว่าถูกต้องตรงกันหรือไม่ และมียอดเงินตรงตามที่รายงานต่อที่ประชุมคณะกรรมการหรือไม่

     3.3 สอบถามและตรวจสอบหลักฐานการดำเนินการบริหารการเงินในแต่ละวัน ว่าถูกต้องตามระเบียบและมีการกำกับดูแลอย่างไร

     3.4 ตรวจสอบสัญญาการกู้ เงิน ฉ. ฉ. รายปี และสอบถามการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่

   3. 4. ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ

     4.1 ผลการตรวจสอบ             

(1) เรื่องการติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ เดือนธันวาคม 2559

          การตรวจสอบฯ ประจำเดือนธันวาคม 2559 ผู้ตรวจสอบได้ให้ข้อเสนอแนะไว้ และที่ประชุมเห็นชอบที่จะนำไปปฏิบัติ มี 2 เรื่อง คือ 1. การดำเนินการกับรายงานการประชุมใหญ่ที่มีเหลือจำนวนมาก และ 2. เรื่องการจ่ายเบี้ยประชุมใหญ่ให้นางลาวัลย์ พิชญวรรธน์ ซึ่งตามหลักฐานการรับเงินมิใช่นางลาวัลย์ จากการตรวจสอบฯ พบมีการดำเนินการดังนี้

            1. เอกสารรายงานการประชุมใหญ่ได้นำไปแจกจ่ายให้สมาชิกผู้มาติดต่อกับสหกรณ์ ซึ่งขณะนี้ได้แจกจ่ายไปส่วนหนึ่งแล้ว

            2. จากการชี้แจงของผู้จัดการ ทราบว่า นางลาวัลย์ ได้รับเงินส่วนนี้แล้ว ขณะนี้อยู่ระหว่างการปรับปรุงหลักฐานการรับเงินให้ถูกต้อง

(2) รายรับ – รายจ่ายเดือนธันวาคม 2559

          1. ได้ตรวจสอบยอดรายรับจากใบเสร็จรับเงิน กับบัญชีที่จัดทำ และบัญชีที่รายงานคณะกรรมการพบว่ามียอดตรงกัน

            2.ได้ตรวจสอบการเก็บรักษาเงินคงเหลือ จำนวนเงินคงเหลือทุกวันจะจัดเก็บฝากไว้ที่ธนาคาร ได้ตรวจสอบสมุดคู่ฝากธนาคารพบมี 7 บัญชี ตรงกับ งบทดลองที่รายงานคณะกรรมการ มีบัญชีฝากประจำ 1 บํญชี มีจำนวนเงิน 4,281,888.09 ได้สอบถามผู้จัดการเป็นยอดเงินสวัสดิการสมาชิก ซึ่งยังมิเคยนำมาใช้แต่อย่างใด

          3.ได้ตรวจสอบหลักฐานการจ่ายและการลงบัญชีถูกต้องตรงกัน เป็นการจ่ายเงินตามปกติ ยังไม่มีการจัดซื้อ จัดจ้างพัสดุแด่อย่างใด

          4. ได้สอบถามผู้จัดการถึงการบริหารการเงินแต่ละวันว่า ดำเนินการอย่างไร ทราบว่าใช้วิธีเบิกเงินจากธนาคารมาใช้บริหารส่วนหนึ่ง และใช้เงินที่สมาชิกนำมาฝากหรือซื้อหุ้นเพิ่มส่วนหนึ่ง เมื่อตรวจสอบระเบียบว่าด้วยการรับจ่ายและเก็บรักษาเงิน พบว่าข้อ 32 ระบุว่า “ ในการถอนเงินจากธนาคาร หรือแหล่งรับฝากอื่น ๆ เพื่อนำมาใช้จ่ายในธุรกิจของสหกรณ์ ให้ผู้จัดการหรือผู้ทำหน้าที่แทนทำบันทึกขออนุมัติถอนเงิน โดยชี้แจงเหตุผลต่อประธานกรรมการ หรือรองประธานกรรมการ หรือกรรมการที่ได้รับมอบหมาย จากคณะกรรมการ ให้เป็นผู้มีอำนาจอนุมัติถอนเงิน พร้อมทั้งแนบเอกสารต่าง ๆ และเอกสารการถอนเงินเพื่อประกอบการพิจารณาด้วย

            การจ่ายเงินตามวรรคหนึ่งให้คณะกรรมการดำเนินการมอบอำนาจ และกำหนดวงเงินที่อนุมัติตามที่คณะกรรมการดำเนินการกำหนดเป็นปี ๆ ไป “ ได้ตรวจสอบสำเนารายงานการประชุมคณะกรรมการดำเนินการ ซึ่งมีการประชุมผ่านไปแล้ว 2 ครั้ง ไม่พบข้อประชุมเรื่องนี้แต่อย่างใด

ข้อสังเกต

          1. เงินสวัสดิการสมาชิกที่ฝากประจำไว้ ควรพิจารณาดำเนินการให้เกิดประโยชน์ต่อสมาชิก

            2. การกำหนดวงเงินให้ถอนเพื่อนำมาใช้จ่ายในธุรกิจสหกรณ์แต่ละวันหากมีการกำหนอนอกจากจะปฏิบัติตามระเบียบแล้วยังสามรถควบคุมการจ่ายเงินของสหกรณ์ได้อีกทางหนึ่งด้วย

ข้อเสนอแนะ

          1. ฝ่ายบริหารและฝ่ายจัดการควรมีการศึกษา ระเบียบ ข้อบังคับ อย่างชัดเจน เนื่องจากมีการแก้ไข ปรับปรุง และปฏิบัติให้ถูกต้อง โดยเฉพาะระเบียบที่เกี่ยวกับทุนสาธารณะประโยชน์และทุนสงเคราะห์สมาชิก และระเบียบเกี่ยวกับการบริหารด้านการเงินและพัสดุ

(3) สัญญาเงิน กู้ ฉ.ฉ.รายปี

          ได้ตรวจสอบสัญญาเงินกู้ ฉ.ฉ.รายปี พบว่า สมาชิกหน่วยโรงเรียนสิงห์บุรี หน่วยจังหวัด และหน่วยอำเภอเมือง ดังรายชื่อข้างล่างนี้ ยังไม่มาจัดทำสัญญากู้แต่อย่างใด ได้สอบถามกระบวนการดำเนินการของเจ้าหน้าที่แล้วพบว่า เจ้าหน้าที่ได้ใช้ความพยายามทุกรูปแบบแล้ว พบตัวบอกว่าจะมาทำก็ไม่มา เจ้าหน้าที่ได้ร้องขอให้คณะกรรมการดำเนินการช่วย          

            โรเรียนสิงห์บุรี

            1.นายไพบูลย์ แก้วมณี                 บำนาญสพม.

            2.นายสุนันท์   จำปี                     บำนาญ สพม.

            3.นายพิษณุ  สมมานะ

            4.นางพวงเพชร  นุชธุรี

            5.นางกัลยาณี ศรีสุชาติ

            6. นายพิเชษฐ์  ลักษณพันธ์พงศ์

            7. นางสุนทร  พิทักษ์สาลี

            จังหวัด

          1. นายสนอง  พิเคราะห์ฤกษ์                    2. นายสุพจน์  แจ่มยิ่ง

            3. นางวรรณา  ไชยาวรรณ

            อำเภอเมือง

            1.นายขวัญเมือง  หรั่งแร่                          2. นางน้ำฝน  วัฒนพงษ์

            3.น.ส.ลลิตา  ชัยจำรัส                             4. นายพันธ์ศักดิ์  ประสิทธิแสน

            5.นายณรงค์  โสภา                                 6. นายสมศักดิ์  ปานดำ

            7.นางอรุณี  อะฏะวินทร์                           8. นางดวงจันทร์  ชะมาลา

            9.นางปิยนาฎ  ศุกระรุจิ                            10. นางพวงแก้ว  เรืองเผ่าพันธุ์

            11.นางวรนุช  วิบูลย์ศักดิ์สกุล                   12. นางชนิดา  ทับขวัญ

            13.นางสุนีย์  ศุภนคร                              14. นางส่องแสง  แป้นแก้ว

            15.นางประทุม  บุญย้าย                          16. นางไพเราะ  บุญเฉื่อย

            17. นายจำรุณ  กลิ่นผล                           18.นางจิราภรณ์  เชยชม

            19.นางชนิดา  ตาระเกตุ                          20. นางกอบพันธ์  วิมลวัฒน์

            21.นายธนู  คล้ายปั้น                              22. นางวาสนา  ธรรมถาวร

            23.นายสมควร  โพธิ์หอมศิริ

ข้อสังเกต

          1. สมาชิกในเมืองไม่ให้ความสำคัญ สมาชิกต่างอำเภอให้ความสำคัญและปฏิบัติตามกฎระบียบ

ข้อเสนอแนะ

          1. คณะกรรมการดำเนินการควรประสานให้มาดำเนินการให้เรียบร้อย

            2. ปีต่อไปควรให้มารับเงินปันผล และเฉลี่ยคืนที่สหกรณ์ ด้วยตนเอง

           

                                             สุมารี  อุสาหะ                           ผู้ตรวจสอบกิจการ                    

                                             จ.ส.อ.ดิเรก   พรประเสริฐ           ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                              สุมาลี  ชูจันทร์                           ผู้ตรวจสอบกิการ            

                                 สำราญ  ชูเนตร                    ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                             วันชัย  กล้าเอี่ยม                  ผู้ตรวจสอบกิจการ

แนวทางการตรวจสอบกิจการ

แนวทางการตรวจสอบกิจการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน มกราคม 2560

1. เป้าหมายการตรวจ

            1.1 ติดตามการดำเนินงานตามข้อเสนอแนะและข้อสังเกตที่ได้ให้ไว้ในการตรวจ เดือนธันวาคม 2559 ซึ่งได้แก่

                        1.1.1 วิธีการที่จะนำเอกสารรายงานการประชุมที่เหลือเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ และการให้สมาชิกได้รับทราบ(ข้อมูลที่ต้องหามีวิธีการหรือยัง ได้ดำเนินการอย่างไรหรือยัง ตรวจสอบจำนวนว่ายังคงเหลืออยู่โดยประมาณเท่าไร)

                        1.1.2 นางลาวัลย์ พิชญวรรธน์  ได้รับเงินค่าตอบแทนการประชุมใหญ่ที่สหกรณ์มอบให้เนื่องจากไปราชการในวันประชุมใหญ่หรือไม่ และมีการดำเนินการอย่างไร

            1.2 ตรวจสอบงานการเงินการบัญชี เดือนธันวาคม 2559

                         1.2.1 ดูรายรับจากหลักฐานการรับ 1 – 31 ธันวาคม 2559

                                    วิธีตรวจสอบ

                                                (1) ตรวจสอบยอดรายรับจากใบเสร็จรับเงิน กับบัญชีที่จัดทำ และบัญชีที่รายงานคณะกรรมการดำเนินการ ถ้าไม่ตรงให้หาว่าเกิดจากอะไร

                                                (2) ตรวจสอบการเก็บรักษา ว่ายอดเนินเมื่อรับมาเก็บไว้อย่างไรตรงไหน

                                                  (2.1) เงินสดคงเหลือ

                                                  (2.2) สมุดคู่ฝากธนาคาร มีกี่เล่ม แต่ละเล่มมียอดเงินเท่าไร statement ของธนาคาร ยอดในข้อ 2 ควรจะต้องตรงกับข้อ 1 อาจใช้วิธีดูยอดรวม ณ 31 ธันวาคม หรือสุ่มดูรายวันสัก วัน หรือสองวัน

                        1.2.2 ดูรายจ่ายจากหลักฐานการจ่าย ทั้งนี้ให้ใช้รายการที่ที่ประชุมใหญ่ และรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับระเบียบฯเป็นหลักในการตรวจสอบค่าใช้จ่าย เช่น การจ่ายเบี้ยประชุมให้คณะกรรมการชุดต่าง ๆ ในการประชุม หากคณะกรรมการชุดใดประชุมเกินกว่า 1 ครั้งใน 1 เดือนให้ขอดูรายงานการประชุมด้วยว่ามีความจำเป็นอย่างไร เพื่อเป็นแนวทางในการให้ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะ

                        1.2.3 ดูวงเงินในการจ่ายว่าเป็นอำนาจของผู้ใด และต้องดำเนินการอย่างไรตามระเบียบ(ระเบียบที่เกี่ยวข้องจะมีระเบียบว่าด้วยการรับจ่าและเก็บรักษา และระเบียบว่าด้วยการพัสดุ รวมทั้งอำนาจหน้าที่ของผู้จัดการ และคณะกรรมการดำเนินการ)

                        1.2.4 ตรวจสอบยอดรายรับและ เงินคงเหลือ เปรียบเทียบยอดรายจ่ายและเงินคงเหลือ หากไม่ตรงให้ตรวจหาสาเหตุ

                        1.2.5 ตรวจสอบกระบวนการบริหารเงินในแต่ละวัน ว่าดำเนินการอย่างไร เปรียบเทียบระเบียบที่กำหนดไว้

          1.3 ตรวจสอบการกู้เงิน ฉ.ฉ.รายปี  โดยให้ตรวจสอบหลักฐานสัญญาเงินกู้ เปรียบเทียบยอดเงินให้กู้ว่าถูกต้องตรงกันหรือไม่ และความสมบูรณ์ครบถ้วนของสัญญาเงินกู้

            1.4 ตรวจสอบการบริหารโดยภาพรวม และผลการดำเนินการ

                                                                                    สุมารี  อุสาหะ

                                                                           ประธานคณะผู้ตรวจสอบกิจการ