รายงานการตรวจสอบกิจการเดือนกุมภาพันธ์ 2561

รายงานการตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน  กุมภาพันธ์  2561

เรียน   คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

          ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 5  คน  ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 8  มีนาคม 2561 จึงขอรายงามผลการกำเนินการที่เกี่ยวกับการตรวจสอบตรวจสอบกิจการ ดังนี้

1. เรื่องที่ตรวจ

   1.1  ติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ ที่ได้ให้ไว้เดือนมกราคม  2561

    1.2 ตรวจสอบการดำเนินงานบริหารทั่วไปด้านถนนและบริเวณโดยรอบ

   1.3 ตรวจสอบสัญญาเงินกู้ ประเภทกู้สามัญที่ให้กู้เดือนมกราคม 2561     

    2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

        2.1 เพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าในการดำเนินการตามข้อสังเกต และข้อเสนอแนะ

        2.2 เพื่อตรวจสอบสภาพปัจจุบันของถนนและบริเวณโดยรอบอาคาร

        2.3 เพื่อตรวจสอบการความถูกต้อง ความสมบูรณ์ของสัญญาเงินกู้

    3. ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ

          3.1 ตรวจสอบหลักฐาน และสอบถามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะของเดือนมกราคม 2561ร็จ

           3.2 ตรวจสอบสภาพถนนและบริเวณโดยรอบอาคารสำนักงาน  

           3.3 ตรวจสอบสัญญาเงินกู้สามัญ ประจำเดือนมกราคม 2561 ใช้วิธีตรวจสอบจำนวนเงินให้กู้ เปรียบเทียบจำนวนที่คณะกรรมการอนุมัติ และการบันทึกหลักฐานในทะเบียน รวมทั้งความสมบูรณ์ เรียบร้อย ครบถ้วนของสัญญา

    4. ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ

          (1) เรื่องการติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบเดือนมกราคม 2561  ซึ่งมีทั้งหมด 3 เรื่องคือ

               (1.1) เรื่องเดิมที่ต้องมีการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง อันได้แก่  การจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน  การกำหนดแบบฟอร์มขึ้นใช้ตามระเบียบ และการดำเนินงานตามแผนปฏิบัติการ

               (1.2) เรื่องการควบคุมภายใน

               (1.3) ความก้าวหน้าในการปฏิบัติงานตามแผนปฏิบัติการ

ในเดือนนี้คณะผู้ตรวจสอบกิจการ ขอรวบรวมผลการติดตามผลการดำเนินการเพื่อความชัดเจนในเดือนต่อไป

          (2) งานบริหารทั่วไป

          จากการตรวจสอบสภาพถนนภายใน บริเวณโดยรอบอาคารสำนักงาน พบว่ามีสภาพชำรุดหลายแห่ง หากปล่อยไว้จะทำให้ชำรุดมากขึ้น ขาดความเหมาะสมกับสถานภาพของสำนักงานและงานธุรกิจ

ข้ออเสนอแนะ

         ควรมีการพัฒนาปรับปรุง จากการศึกษามติที่ประชุมใหญ่ได้อนุมัติประมาณการรายจ่ายไว้เพื่อการดำเนินการแล้ว ควรเร่งรัดการดำเนินการตามแผนปฏิบัติการ

          (3) การตรวจสอบสัญญาเงินกู้เดือนมกราคม 2561 ผลการตรวจสอบปรากฏ ดังนี้

                การกู้ฉุกเฉิน           เรียบร้อยดี

                 การกู้สามัญ          มีข้อพกพร่องเล็กน้อย ดังนี้

                 - คณะกรรมการเงินกู้ลงลายมือชื่อไม่ครบถ้วน

                     หน่วยอำเภอเมือง 2 รายคือ นางพเยาว์ ปุสเทพ และนางละอาด ศรีเจริญ

                     หน่วยอำเภอค่ายบางระจัน 2 รายคือ นายไพโรจน์ เกิดมงคล และน.ส.ศิยาพร สุขเสงี่ยม

                      หน่วยอำเภอบางระจัน 1 ราย คือ  นางฉวี อินวกุล

                 - ไม่ระบุงวดชำระ

                      หน่วยอำเภอพรหมบุรี  1 ราย  คือ นางพีรนุช บุญชีววงษ์

ข้อเสนอแนะ

          1. ก่อนจัดเก็บเอกสารหลักฐานการกู้แต่ละเดือนฝ่ายควบคุมภายในควรจัดให้มีการตรวจสอบให้เรียบร้อย และควรถือเป็นงานหลักที่จะต้องดำเนินการเป็นประจำ

          2. กิจกรรมใดที่ยังไม่สมบูรณ์ และเกี่ยวข้องกับท่านใด ขอความกรุณาท่านได้ดำเนินการให้สมบูรณ์

สุมารี  อุสาหะ                         ผู้ตรวจสอบกิจการ                                                               อุดม  บุญช่วย                     ผู้ตรวจสอบกิจการ                                                               จ.ส.อ.ดิเรก   พรประเสริฐ          ผู้ตรวจสอบกิจการ                                                   สุมาลี  ชูจันทร์                          ผู้ตรวจสอบกิการ                                                               วันชัย  กล้าเอี่ยม                  ผู้ตรวจสอบกิจการ

รายงานการตรวจสอบกิจการ มกราคม 2561

รายงานการตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน  มกราคม  2561

เรียน   คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

          ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 5  คน  ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 23  มกราคม และ 6 กุมภาพันธ์ 2561 จึงขอรายงามผลการกำเนินการที่เกี่ยวกับการตรวจสอบตรวจสอบกิจการ เป็น 2 ส่วน ดังนี้

ส่วนที่ 1 การพัฒนางานตรวจสอบกิจการ

          เป้าหมายการดำเนินการ  คือ การพัฒนาผู้ตรวจสอบกิจการสู่นักตรวจสอบกิจการออมทรัพย์มืออาชีพ

          การดำเนินการ  คือ 1. การให้ความรู้          2. สร้างเครื่องมือการตรวจสอบ

          ผลการดำเนินการ   1. การให้ความรู้ ทำแล้ว 2 เรื่อง คือ วิเคราะห์ข้อบังคับเพื่อเป็นแนวทางในการตรวจสอบ  และเชิญนายนฤพล  ฟักขำ เจ้าหน้าที่บัญชีของสหกรณ์ฯชี้แจงให้ความรู้เรื่องงบการเงินต่าง ๆ

                                 2. สร้างเครื่องมือการตรวจสอบ ได้สร้างเครื่องมือการเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลในเรื่องการให้เงินกู้แก่สมาชิก โดยได้กำหนดรหัสชื่อไว้ “คตส.1”

          หลักฐานการดำเนินการ  มีรายละเอียดครบถ้วน หากท่านใดสนใจ ติดต่อได้ที่คณะผู้ตรวจสอบกิจการ     

ส่วนที่ 2 การตรวจสอบกิจการ

1. เรื่องที่ตรวจ

   1.1  ติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ ที่ได้ให้ไว้ในปีการเงิน 2560 และยังอยู่ในระหว่างการดำเนินการ

   1.2  ตรวจสอบการดำเนินงานการควบคุมภายใน

   1.3 ตรวจสอบสัญญาเงินกู้ ประเภทกู้สามัญ

   1.4 ตรวจสอบแผนปฎิบัติการประจำปี 2561

         

    2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

        2.1 เพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าในการดำเนินการตามข้อสังเกต และข้อเสนอแนะ

        2.2 เพื่อตรวจสอบกระบวนการในการดำเนินการควบคุมภายใน

        2.3 เพื่อตรวจสอบการความถูกต้อง ความสมบูรณ์ของสัญญาเงินกู้

        2.4 เพื่อตรวจสอบการดำเนินการตามแผนปฏิบัติที่ที่ประชุมใหญ่อนุมัติ

    3. ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ

          3.1 ตรวจสอบหลักฐาน และสอบถามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะของปีการเงิน 2560 ที่ยังดำเนินการไม่แล้วเสร็จ

           3.2 ตรวจสอบหลักฐาน และสอบถามการดำเนินการควบคุมภายใน  

           3.3 ตรวจสอบสัญญาเงินกู้สามัญ ประจำเดือนธันวาคม 2560 จำนวน 40 สัญญา ใช้วิธีตรวจสอบจำนวนเงินให้กู้ เปรียบเทียบจำนวนที่คณะกรรมการอนุมัติ และการบันทึกหลักฐานในทะเบียน รวมทั้งความสมบูรณ์ เรียบร้อย ครบถ้วนของสัญญา

            3.4 ตรวจหลักฐาน และสอบถามการดำเนินการใช้แผนเป็นเครื่องมือในการบริหารงานของสหกรณ์

    4. ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ

          (1) เรื่องการติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบปี 2560 และยังดำเนินการไม่แล้วเสร็จซึ่งมีทั้งหมด 4 เรื่อง

แบบติดตามการดำเนินการแก้ไข ตามรายงานผลการตรวจสอบกิจการ

ประจำเดือน  ธันวาคม   2560

ข้อสังเกตที่พบ	ผลการแก้ไข	ข้อเสนอแนะเพื่อพิจารณา ดำเนินการต่อไป
1 การกำหนดแบบฟอร์มขึ้นใช้ตามระเบียบว่าด้วยการพัสดุ 2. การพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ ความเข้าใจในข้อบังคับและระเบียบของสหกรณ์ 3. การกำหนดระเบียบว่าด้วยการใช้เงินเพื่อการศึกษาอบรม 4.การจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน	1.ยังดำเนินการไม่แล้วเสร็จ 2.อยู่ระหว่างดำเนินการ เนื่องจากกำหนดไว้ในแผนปฏิบัติการแล้ว 3. ฝ่ายจัดการได้มีการยกร่างเสร็จเรียบร้อยแล้ว 4. มีการดำเนินงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว 3 งาน คือ 1.งานประมวลผลโดยใช้โปรแกรม 2. งานลูกหนี้อื่น 3.งานการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์	1 ควรมอบหมายผู้มีความรู้ และประสบการณ์ให้ดำเนินการและมีการกำกับติดตาม 2. ควรเร่งรัดให้มีการดำเนินการโดยเร็ว 3. คณะกรรมการควรพิจารณาตรวจสอบ และดำเนินการตามกระบวนการเพื่อประกาศใช้โดยเร็ว 4. ควรสนับสนุนและส่งเสริมให้มีการจัดทำให้ครบทุกงาน
(2) ตรวจสอบการดำเนินงานการควบคุมภายใน              จากการสอบถามผู้จัดการยังไม่ชัดเจนในการดำเนินการ  จึงได้เสนอแนะให้แต่งตั้งให้มีผู้รับผิดชอบเป็นเจ้าของเรื่องโดยตรง เพื่อให้เกิดการปฏิบัติในส่วนที่ยังไม่ชัดเจนให้มีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น ซึ่งผู้จัดการได้จะดำเนินการออกคำสั่งมอบหมายให้รองผู้จัดการรับผิดชอบ           ข้อเสนอแนะ  งานควบคุมภายในเป็นงานที่เกี่ยวข้องทั้งการบริหารและการปฏิบัติ และเป็นงานจำเป็นสำหรับสถาบันทางการเงิน หากมีการดำเนินการชัดเจนเป็นรูปธรรมอย่างต่อเนื่อง จะเพิ่มประสิทธิภาพของงาน ประกอบกับกรมตรวจบัญชีสหกรณ์ได้กำหนดมาตรฐานขั้นต่ำของการควบคุมภายในด้านการเงินการบัญชีไว้เป็นแนวทางปฏิบัติด้วยแล้ว จึงขอเสนอให้คณะกรรมการหรืออนุกรรมการช่วยวางแผนให้เกิดการปฏิบัติที่เป็นรูปธรรม                      (3) ตรวจสอบสัญญาเงินกู้ ประเภทกู้สามัญ                  ได้ตรวจสัญญาเงินกู้ ประเภทกู้สามัญเดือน ธันวาคม 2560 จำนวน 40 สัญญา ทุกสัญญา มียอดเงินให้กู้ตรงตามที่คณะกรรมการอนุมัติ ทุกสัญญามีความสมบูรณ์ ครบถ้วน และมีการจัดทำทะเบียนถูกต้องตรงกับสัญญา                   ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะ    ไม่มี             (4) ตรวจสอบแผนปฏิบัติการประจำปี 2561                  ได้ขอดูแผนปฏิบัติการประจำปี 2561 พบว่า ฝ่ายจัดการได้มีการมอบหมายให้เจ้าหน้าที่รับผิดชอบงานโครงการที่ได้รับอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่แล้ว แต่ยังไม่มีการดำเนินการกำหนดรายละเอียดที่จะดำเนินการในแต่ละกิจกรรมหลัก ซึ่งเจ้าหน้าที่แจ้งว่ารอที่ประชุมคณะกรรมการ                   ข้อสังเกต  แผนปฏิบัติการยังไม่ได้จัดทำให้สมบูรณ์                    ข้อเสนอแนะ  ควรมีการเร่งรัดให้เสร็จโดยเร็ว และกรรมการควรมีส่วนร่วมในแต่ละงานโครงการด้วย                                                     สุมารี  อุสาหะ                         ผู้ตรวจสอบกิจการ                                                               อุดม  บุญช่วย                                                   จ.ส.อ.ดิเรก   พรประเสริฐ          ผู้ตรวจสอบกิจการ                                                   สุมาลี  ชูจันทร์                          ผู้ตรวจสอบกิการ                                                               วันชัย  กล้าเอี่ยม                  ผู้ตรวจสอบกิจการ

เครื่องมือที่ใช้ในการตรวจสอบกิจการสหกรณ์ออมทรัพย์ ชนิดที่ 1

แบบเก็บข้อมูลการตรวจหลักฐานการกู้   ประจำเดือน ..........................พ.ศ........................

ที่	ประเภทเงินกู้	จำนวนราย	ข้อบกพร่องของคำขอกู้		ข้อบกพร่องของสัญญา		การจ่ายเงิน
			จำนวนราย	รายการ	จำนวนสัญญา	รายการ	จำนวนที่อนุมัติ	จำนวนที่ จ่ายจริง	ข้อบกพร่อง

คำอธิบายการตรวจและการกรอกข้อมูล

1. การเตรียมตัวของผู้ตรวจ

          1.1 ต้องศึกษาข้อมูลต่อไปนี้อย่างชัดเจน

                     1.1.1 ข้อบังคับในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการกู้

                     1.1.2 ระเบียบว่าด้วยการกู้ และประกาศ เกณฑ์การให้กู้ที่สหกรณ์ยังคงถือใช้อยู่

2.เอกสารหลักฐานที่ใช้ในการตรวจสอบ

          2.1 ทะเบียนเงินกู้

                2.2 ทะเบียนสมาชิกที่จัดทำแยกไว้แต่ละหน่วย(ทำด้วยมือซึ่งมีรายละเอียดประวัติสมาชิก หุ้น หนี้

                2.3 เอกสารคำขอกู้ สัญญาเงินกู้และเอกสารประกอบ

                2.4 มติที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการ

            2.5 หลักฐานการจ่ายเงิน (ดูที่เจ้าหน้าที่การเงินและบัญชี มีหลักฐานที่ปริ้นมาเดือนละ 1 ครั้ง)

3. ศึกษาและทำความเข้าใจแบบ คตส.1 แต่ละช่องให้เข้าใจ สามารถกรอกได้ทุกช่อง

            “ ที่ “  กรอกเลข ตามลำดับจากน้อยไปหามาก เรียนตามลำดับ 1  2  3  .......

            “ ประเภทเงินกู้ “  ให้ระบุประเภทเงินกู้ที่ระบุไว้ตามสัญญาซึ่งจะสอดคล้องกับระเบียบ

                “ จำนวนราย “ ให้กรอกตัวเลข ตามจำนวนที่ตรวจ ในประเภทที่ระบุไว้แล้วในช่องประเภท และให้ระบุเลขที่สัญญาที่ตรวจด้วย

                “ ข้อพกพร่องของคำขอกู้ “ ให้ตรวจสอบคำขอกู้ รายการที่สมาชิกกรอกด้วยตนเอง ทุกรายการ เมื่อพบข้อบกพร่อง ให้นำข้อมูลมากรอกในช่อง

                                “ จำนวน ”   ให้กรอกเป็นตัวเลขตามจำนวนที่พบข้อพร่อง โดยระบุชื่อเข้าของคำขอกู้ 

                                “ รายการ “  ให้ระบุความบกพร่องที่พบให้ตรงกับชื่อของคำขอกู้

                “ ข้อบกพร่องของสัญญา “  ให้ตรวจดูสัญญาอย่างละเอียด หากพบข่อพกพร่อง ให้นำข้อมูลมากรอกในช่อง

                                “ จำนวน “ ให้กรอกเป็นตัวเลขตามจำนวนสัญญาที่พบข้อบกพร่อง และให้ระบุเลขที่สัญญา ที่บกพร่อง โดยนำรายการพกพร่องไปกรอกในช่อ “รายการ “

                “ การจ่ายเงิน “  ให้ตรวจสอบ ชื่อและจำนวนเงินอนุมัติของสมาชิกที่มีคำขอกู้มีสัญญาตามที่ได้ตรวจสอบทั้งหมดทุกรายที่ตรวจสอบแล้ว นำจำนวนเงินทั้งหมดไปกรอกในช่ออง “ จำนวนที่อนุมัติ “

                                “ จำนวนที่จ่ายจริง “ ให้ตรวจสอบหลักฐานการจ่าย ว่าจ่ายให้สมาชิกที่ขอกู้ตามที่ตรวจตั้งแต่ต้นมา รวมเป็นเงินเท่าไร ให้ใส่จำนวนเงินที่จ่ายจริงเป็นตัวเลข

                        “ ข้อบกพร่อง”      ให้กรอกรายละเอียดข้อบกพร่องที่พบในการจ่ายเงินเป็นข้อ ๆ ให้ชัดเจน