รายงานการตรวจสอบกิจการ
สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด
ประจำเดือน สิงหาคม 2559
เรียน คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด
ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 5 คน
ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 12 กันยายน 2559 ตามแผนที่กำหนดไว้
และใบงานเพื่อการปฏิบัติงาน การตรวจสอบกิจการประจำเดือนสิงหาคม 2559
จึงขอรายงามผลการตรวจสอบ ดังนี้
1.
เรื่องที่ตรวจ
1.1 การรับ
การจ่ายเงิน
2.
วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ
2.1
เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของกระบวนการการรับและจ่ายเงิน
2.2
เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารหลักฐานตามกระบวนการรับและจ่ายเงิน
3.
ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ
3.1 ตรวจสอบกระบวนการดำเนินการรับและจ่ายเงิน เปรียบเทียบระเบียบ
ข้อบังคับที่กำหนดไว้หรือไม่
3.2
ตรวจสอบเอกสารหลักฐานการการลงบัญชี และบัญชี ประจำเดือนมิถุนายน กรกฎาคม
และสิงหาคม
3.3 ตรวจสอบรายรับ ราบจ่าย การจัดงานแสดงมุทิตาจิตแด่สมาชิกที่เกษียณอายุราชการ
4.
ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ
4.1 ผลการตรวจสอบ
(1) เรื่องกระบวนการดำเนินการรับ
จ่ายเงิน
จากการตรวจสอบเอกสาร และสอบถามการปฏิบัติจากเจ้าหน้าที่ประจำหน่วย
เจ้าหน้าที่การเงิน และเจ้าหน้าที่ศูนย์ประมวลผล พบว่ากระบวนการรับเงินมีการออกใบเสร็จรับเงิน
ซึ่งมี 2 ชนิด คือชนิดเรียกเก็บเงินงวดชำระหนี้ ดอกเบี้ยเงินกู้
และค่าหุ้นรายเดือน ซึ่งเป็นใบเสร็จรายเดือน ส่วนอีกชนิดเป็นใบเสร็จรับเงินที่สหกรณ์ได้รับนอกเหนือจากชนิดแรก
กระบวนการดำเนินการใบเสร็จชนิดแรกออกก่อนได้รับเงินเนื่องจากต้องนำไปประสานกับหน่วยงานต้นสังกัดจัดเก็บให้
เมื่อได้รับเงินแล้วจึงมีการจัดลงบัญชีตามรายการที่เก็บได้
ส่วนรายการที่เก็บไม่ได้ก็จะมาเข้าสูกระบวนการคืนบิล
ซึ่งมีผู้รับผิดชอบดำเนินการเป็นการเฉพาะ สำหรับชนิดที่ 2
เป็นการออกใบเสร็จเมื่อสหกรณ์ได้รับเงิน
ซึ่งปัจจุบันสหกรณ์มีการรับเงินทั้งในรูปแบบเงินสด
และการชำระโดยใช้ธุรกรรมผ่านธนาคาร ด้วยการโอนเงินที่ชำระเข้าบัญชีของสหกรณ์ฯ
กระบวนการดำเนินการของเจ้าหน้าที่มีความชัดเจน
และมีการตรวจสอบระหว่างผู้รับผิดชอบประจำหน่วย เจ้าหน้าที่การเงิน
เจ้าหน้าที่ประมวลผล และเจ้าหน้าที่บัญชี
จากสภาพที่ตรวจสอบเชื่อได้ว่าความผิดพลาดไม่น่าจะเกิดได้ หรือหากเกิดก็สามารถตรวจรู้ข้อผิดพลาดได้ในวันที่เกิด
เมื่อนำระเบียบว่าด้วยการรับจ่ายเงินและการเก็บรักษาเงินมาเป็นเครื่องมือในการตรวจสอบ
ปรากฏว่าระเบียบฯ บางส่วน เช่นหมวด 1 ใบเสร็จรับเงิน
ไม่สามารถนำมาใช้กับการปฏิบัติจริงได้
ในส่วนการรับเงินก็ยังไม่ครอบคลุมการชำระผ่านธนาคาร
การจ่ายเงิน กระบวนการปฏิบัติของเจ้าหน้าที่ คือการเตรียมการจัดหาเงินมาเพื่อดำเนินการจ่ายในแต่ละวันให้เพียงพอ
และดำเนินการจ่ายตามหลักฐานที่สหกรณ์กำหนด เมื่อสิ้นวัน
ผู้จัดการจะตรวจสอบการรับการจ่าย และนำเงินคงเหลือฝากไว้กับธนาคาร
เมื่อตรวจสอบบัญชี พบว่ามีการลงบัญชีตามหลักฐานการจ่าย และจัดเก็บไว้เป็นระบบครบถ้วน
เมื่อศึกษาระเบียบ ฯ หมวด 3 การจ่ายเงิน ข้อ 26 การจ่ายเงินของสหกรณ์ให้กระทำได้ดังนี้
26.1
การจ่ายเงินจำนวนไม่มากและต้องจ่ายเป็นประจำ เช่นค่าพาหนะ
ค่าเบี้ยเลี้ยงของกรรมการและเจ้าหน้าที่ของสหกรณ์ ค่าสื่อสาร ค่าไฟฟ้า น้ำประปา
และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด เป็นต้นให้จ่ายเงินสดในมือที่กำหนดให้เก็บรักษาไว้ได้ไม่เกิน
30,000.-บาท (สามหมื่นบาทถ้วน)
26.2
การจ่ายเงินเป็นจำนวนมากให้แก่สมาชิก หรือกรรมการ หรือเจ้าหน้าที่ของสหกรณ์
หรือจ่ายเงินของสหกรณ์ในทางธุรกิจอื่น ๆ ให้จ่ายเป็นเช็ค
ยกเว้นผู้รับเงินประสงค์จะให้จ่ายเป็นเงินสด
หรือในกรณีที่สหกรณ์ไม่สามารถจ่ายเป็นเช็คได้ก็ให้จ่ายเป็นเงินสด
โดยได้รับความเห็นชอบจากคณะกรรมการดำเนินการ
ข้อ 32 ในการถอนเงินจากธนาคารหรือแหล่งเงินฝากอื่น ๆ
เพื่อนำมาใช้จ่ายในธุรกิจของสหกรณ์ ให้ผู้จัดการ หรือผู้ทำหน้าที่แทน
ทำบันทึกขออนุมัติถอนเงิน โดยชี้แจงเหตุผลต่อประธานกรรมการ หรือรองประธานกรรมการ
หรือกรรมการที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการให้เป็นผู้มีอำนาจอนุมัติถอนเงินพร้อมทั้งแนบเอกสารหลักฐานต่าง
ๆ และเอกสารการถอนเงินเพื่อประกอบการพิจารณาด้วย
การจ่ายเงินตามวรรคหนึ่ง ให้คณะกรรมการดำเนินการมอบอำนาจ
และกำหนดวงเงินที่อนุมัติตามที่คณะกรรมการดำเนินการกำหนดเป็นปี ๆ ไป
จากการสอบถามผู้จัดการและเจ้าหน้าที่การเงินในเรื่องการเบิกเงินมาเพื่อใช้จ่ายในธุรกิจของสหกรณ์
ได้ดำเนินการเบิกเงินมาจากธนาคารเป็นประจำทุกวันเพื่อการใช้จ่ายในธุรกิจบริการสมาชิกจำนวน
แต่ละวันไม่ต่ำกว่า 300,000 บาท
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของสมาชิกซึ่งบางรายมีการประสานการรับเงินล่วงหน้า
เมื่อสอบถามจำนวนวงเงินที่คณะกรรมการดำเนินการอนุมัติให้ดำเนินการ
ข้อมูลที่ได้คือยังไม่มี
ข้อสังเกต 1. ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด ว่าด้วยการรับ จ่าย
และเก็บรักษาเงิน
พ.ศ 2554
ยังไม่สามารถใช้เป็นกรอบในการควบคุมการปฏิบัติงานได้อย่างครอบคลุมการปฏิบัติจริงในปัจจุบันที่ได้มีการพัฒนาขึ้น
2. การจ่ายเงินในธุรกิจของสหกรณ์
เจ้าหน้าที่ปฏิบัติได้ตามขั้นตอน และมีการตรวจสอบเป็นรายวัน และการกำกับติดตามของคณะกรรมการยังไม่ชัดเจน
และขาดการการดำเนินการตามบทบาทที่กำหนดไว้ในระเบียบ
ข้อเสนอแนะ 1. ควรมีการเตรียบการปรับปรุงระเบียบให้ทันสมัย
สามารถใช้เป็นกรอบในการปฏิบัติงานและเครื่องมือในการตรวจสอบติดตามผลได้
2..ควรมีการทบทวนระเบียบว่าด้วยการรับจ่ายเงินและการเก็บรักษา
พ.ศ. 2554 ที่ยังถือใช้อยู่ ในข้อ 32 แล้วปฏิบัติให้ถูกต้องตามระเบียบ
จะสามารถควบคุมการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่
และป้องกันความเสี่ยงอันอาจเกิดขึ้นได้อีกทางหนึ่งด้วย
(2)
การจ่ายเงินการจัดงานแสดงมุทิตาจิตแด่สมาชิกผู้เกษียณอายุราชการ
จากการตรวจสอบเอกสารหลักฐาน และและสังเกตุการดำเนินการ
รวมทั้งได้สอบถามเจ้าหน้าที่การเงินของสถานที่พัก
พบว่ามีการนำเงินสดเพื่อไปบริการมอบให้กับผู้เกษียณอายุที่เดินทางไปร่วมกิจกรรมด้วย
นับเป็นสวัสดิการที่เป็นที่ชื่นชอบของผู้เกษียณอายุ สถานที่พัก อาหาร และกิจกรรมจากผลการประเมินที่เจ้าของโครงการประเมินจากผู้ร่วมกิจกรรมโดยเฉลี่ยอยู่ในระดับดีมาก
ค่าใช้จ่าย เพื่อกิจกรรมในวันที่ 2 – 3 กันยายน 2559 จำนวน 418,580 บาท ซึ่งไม่เกินงบประมาณที่ที่ประชุมใหญ่อนุมัติ
รายการจ่ายแยกแต่ละรายการว่าใช้จ่ายเป็นอะไร มีหลักฐานแสดงการรับเงินถูกต้อง
ข้อสังเกต
1. การนำเงินจำนวนมากๆ เดินทางไปต่างจังหวัด
โดยเจ้าหน้าที่การเงินรับผิดชอบในการเก็บรักษา เป็นความเสี่ยง
2. คณะกรรมการผู้รับผิดชอบในการประสานเรื่องที่พักแจ้งราคาที่พักกับเจ้าหน้าการเงิน
ไม่ตรงกับจำนวนที่โรงแรมเรียกเก็บ
3. การประสานงานทั้งสถานที่
และเรื่องอาหาร มีค่าใช้จ่ายถึง 2 ครั้ง
4.
การเบิกจ่ายบางรายการยังไม่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ ที่จะสามารถเบิกจ่ายได้
ข้อเสนอแนะ
1. การนำเงินออกไปจากสหกรณ์จำนวนมาก คณะกรรมการดำเนินการ ควรศึกษารายละเอียดและอนุมัติจำนวนเงินที่ชัดเจนตามความจำเป็น
และควรมีคณะกรรมการที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการร่วมดูแลเก็บรักษาด้วย
2. ผู้ประสานงานควรแจ้งข้อเท็จจริงเกี่ยวกับรายการที่เป็นค่าใช้จ่ายให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ
เนื่องจากเป็นการดำเนินการเพื่อมวลสมาชิก ไม่ควรปกปิดข้อเท็จจริง ทำให้สหกรณ์ต้องมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าเป็นจริง
3.
การดำเนินการในรายละเอียดของโครงการ หากจำเป็นต้องมีการประสาน อาจใช้ช่องทางอื่น ๆ
เช่น โทศัพท์ หรือระบบไอที ที่ปัจจุบันมีใช้อยู่ก่อนการเดินทางไปประสานด้วยตนเอง
จะเป็นการประหยัดทั้งเวลา เงิน และคน
4.
การดำเนินการที่จำเป็นต้องใช้เงินจำนวนมาก ควรศึกษาระเบียบ ข้อบังคับให้ชัดเจนก่อน
สุมารี อุสาหะ ผู้ตรวจสอบกิจการ จ.ส.อ.ดิเรก
พรประเสริฐ ผู้ตรวจสอบกิจการ สุมาลี ชูจันทร์ ผู้ตรวจสอบกิการ สำราญ
ชูเนตร ผู้ตรวจสอบกิจการ
วันชัย กล้าเอี่ยม ผู้ตรวจสอบกิจการ
