รายงานการตรวจสอบกิจการ
สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี
จำกัด
ประจำเดือน กุมภาพันธ์
2560
เรียน
คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด
ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง
5 คน ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 15 มีนาคม 2560 ตามแผนที่กำหนดไว้ จึงขอรายงามผลการตรวจสอบ
ดังนี้
1. เรื่องที่ตรวจ
1.1
ติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ เดือนมกราคม 2560
1.2 รายรับ – รายจ่าย
1.3 การดำเนินการควบคุมภายใน
2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ
2.1 เพื่อตรวจสอบการดำเนินการและเหตุผลที่อ้าง
2.2 เพื่อตรวจสอบการรับ การจ่ายเดือนมกราคม
– มีนาคม 2560
2.3 เพื่อตรวจสอบแผนการดำเนินการควบคุมภายใน
และการดำเนินการตามระเบียบฯ
3. ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ
3.1 สอบถามและตรวจสอบการดำเนินการตามข้อเสนอแนะและข้อสังเกต
3.2 ตรวจสอบรายการ การรับ
การจ่ายว่ามีรายการใดที่เป็นที่น่าสังเกต
3.3
สอบถามและตรวจสอบหลักฐานการดำเนินการที่เกี่ยวข้องการควบคุมภายในและแผนการดำเนินการที่เกี่ยวกับการรับ
– จ่ายเงิน การใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์ กองทุนสะสมสวัสดิการสมาชิกและสังคม
3. 4.
ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ
4.1 ผลการตรวจสอบ
(1) เรื่องการติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ
เดือนมกราคม2560
การตรวจสอบฯ
ประจำเดือนมกราคม 2560ผู้ตรวจสอบได้ให้ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะไว้ โดยที่ประชุมเห็นชอบที่จะนำไปปฏิบัติ
มี 3 เรื่อง คือ 1. การดำเนินการกับเงินสะสมสวัสดิการสมาชิกตามระเบียบเก่าที่ฝากประจำไว้กับธนาคาร
ให้ถูกต้องตามระเบียบที่ถือใช้ในปัจจุบัน 2. เรื่องการกำหนดวงเงินให้ฝ่ายจัดการถอนมาเพื่อใช้จ่ายในธุรกิจสหกรณ์แต่ละวัน
และ 3. ขอความร่วมมือให้คณะกรรมการประสานสมาชิกที่ได้แนบรายชื่อมา ซึ่งกู้
ฉ.ฉ.รายปี และยังไม่มาจัดทำสัญญาเงินกู้ให้เรียบร้อยมาดำเนินการให้เรียบร้อย
และได้เสนอแนะเพิ่มเติมไว้ว่าปีต่อไป สมาชิกผู้มีพันธะเรื่องกู้ ฉ.ฉ.รายปีควรให้มารับเงินปันผลและเฉลี่ยคืนที่สหกรณ์ด้วยตนเอง ผลการติดตามปรากฏ
ดังนี้
1. เรื่องการดำเนินการกับเงินสะสมสวัสดิการสมาชิก
ซึ่งได้ฝากไว้กับธนาคาร จำนวน 4 ล้านเศษผู้จัดการ
ได้เตรียมนำเสนอที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการในครั้งนี้เพื่อเบิกถอนมารวมกับเงินสะสมสวัสดิการสมาชิกและสังคมซึ่งสหกรณ์
ได้จัดสรรกำไรสุทธิประจำปีสะสมไว้ปัจจุบันมี 1 ล้านเศษ
เพื่อให้ถูกต้องตามระเบียบที่ถือปฏิบัติในปัจจุบัน
2.
เรื่องการกำหนดวงเงินให้ฝ่ายจัดการเบิกถอนมาใช้ในธุรกิจสหกรณ์แต่ละวัน
ผู้จัดการได้นำเสนอวงเงินและรูปแบบบันทึกขออนุมัติ และการมอบอำนาจการอนุมัติ ต่อที่ประชุมคณะกรรมการอำนวยการแล้วซึ่งจะได้นำเสนอที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการในการประชุมครั้งนี้
3.
เรื่องสมาชิกที่ได้กู้เงิน ฉ.ฉ.รายปีและยังไม่มาจัดทำสัญญาเงินกู้ให้เรียบร้อย
จำนวน 32 ราย ตามรายชื่อที่คณะตรวจสอบกิจการได้นำเสนอแล้วนั้น จากการติดตามและตรวจสอบสัญญากับเจ้าหน้าที่พบว่ามีสมาชิกมาดำเนินการเพียง
3 รายเท่านั้น ส่วนอีก 29 ราย ยังไม่มาดำเนินการ
(2) รายรับ – รายจ่ายเดือนมกราคม
– มีนาคม 2560
1. ได้ตรวจสอบยอดรายรับจากรายการนำเสนอที่ประชุมคณะกรรมการประจำเดือนกุมภาพันธ์
และเดือนมีนาคม ในการประชุมในครั้งนี้ พบรายการที่เป็นข้อสังเกตที่จะต้องสืบค้นวิธีปฏิบัติและผลการดำเนินการ
ต่อไป ดังนี้
1.1
เดือนมกราคม 2560 มีดังนี้
-
จ่ายเงินเกษียณอายุเพิ่มเติม 2 ราย
จำนวน 7,400 บาท
-
จ่ายค่ากิจกรรมวันครู สพป.สิงห์บุรี
จำนวน 100,000 บาท
-
บริจาคการกุศล (ใส่บาตรวันครู)
จำนวน 2,366 บาท
-
ค่าสงเคราะห์ศพนายโชคชัย อ่วมวิไลย
จำนวน 80,000 บาท
- ค่าสงเคราะห์ศพนายอุไร
ชะรอยรัมย์ จำนวน 90,000 บาท
-
เงินสวัสดิการเกษียณอายุราชการ
จำนวน 7,800 บาท
1.2 เดือนกุมภาพันธ์ 2560
-
ค่าสงเคราะห์ศพ นางดารณี เอี่ยมวิลัย
จำนวน 90,000 บาท
-
ค่าสวัสดิการอายุการเป็นสมาชิก
จำนวน 3,800 บาท
-
ค่าเบี้ยประชุมคณะอนุกรรมการฝ่ายแผนและมาตรฐานสหกรณ์ จำนวน
4,500 บาท
-
ค่าสนับสนุนวันสหกรณ์แห่งชาติ
จำนวน 3,000 บาท
-
ค่าเบี้ยประชุมกรรมการติดตามการชำระหนี้ของสมาชิกจำนวน 4,500 บาท
-
ค่าเบี้ยประชุมกรรมการพิจารณาโครงการของโรงเรียนระดับการศึกษาขั้นพื้นฐาน จำนวน
2,500 บาท
1.3
เดือนมีนาคม 2560 (วันที่ 1 – 15)
-
เบี้ยเลี้ยงคณะกรรมการพิจารณาโครงการของโรงเรียนระดับการศึกษาขั้นพื้นฐาน จำนวน
2,500 บาท
-
เบี้ยประชุมอนุกรรมการแก้ไขระเบียบลูกจ้าง
จำนวน 2,000 บาท
-
เบี้ยเลี้ยงคณะอนุกรรมการวิเคราะห์ ติดตามและตรวจสอบภายใน จำนวน 2,000 บาท
- เบี้ยประชุมคณะกรรมการติดตามหนี้ของสมาชิก
จำนวน 3,000 บาท
-
เบี้ยประชุมคณะอนุกรรมการวิเคราะห์ติดตาม และตรวจสอบภายใน จำนวน 4,000 บาท
-
เบี้ยประชุมคณะกรรมการสอบสวนสมาชิก ชุด 1 จำนวน
2,000 บาท
-
เบี้ยประชุมคณะอนุกรรมการติดตามการชำระหนี้ของสมาชิก 4,000 บาท
-
เบี้ยประชุมคณะกรรมการสอบสวนสมาชิก ชุด 2
จำนวน 2,000 บาท
-
เบี้ยประชุมคณะกรรมการสอบสวนสมาชิก ชุด 3
จำนวน 2,000 บาท
เมื่อศึกษารายละเอียดการดำเนินการของคณะกรรมการดำเนินการ
มีเพียงรับทราบว่ามีการจ่ายตามรายการดังกล่าว และเมื่อตรวจสอบจากงบทดลอง ณ วันที่
31 มกราคม 2560 พบว่า เงินทุนสาธารณประโยชน์ยังไม่มีการใช้จ่ายเลย เมื่อศึกษารายการทุนสะสมเพื่อสงเคราะห์สมาชิกและสังคม
มีการใช้จ่ายไป 170,000บาท สำหรับวาระการประชุมมีการตั้งวาระไว้เฉพาะเงินทุนสาธารณประโยชน์
และมีการรายงานให้ที่ประชุมรับทราบเป็นประจำทุกเดือน
ส่วนกองทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคมไม่มีวาระ
และยังไม่ปรากฏรายงานความเคลื่อนไหว
เมื่อศึกษารายละเอียดของระเบียบว่าด้วยกองทุนสะสมสมาชิกและสังคมพบว่า ตามระเบียบได้กำหนดวัตถุประสงค์ของกองทุนไว้
3 ข้อ คือ
1.
เพื่อประโยชน์ตอบแทนการเป็นสมาชิกสหกรณ์เมื่อออกจากราชการ
2.
เพื่อช่วยเหลือครอบครัวสมาชิก เมื่อสมาชิกถึงแก่กรรม
3.
เพื่อจัดสวัสดิการและสิทธิประโยชน์อื่นให้แก่สมาชิกและสังคม
ดังนั้นรายการที่คณะกรรมการรับทราบไปแล้วในเดือนมกราคม
เป็นการใช้จ่ายตามวัตถุประสงค์ ข้อ 1 และ 2 ถึง 185,200 บาท ในงบทดลอง
มีแสดงไว้เพียง 170,000 บาท ที่เหลืออาจไปแทรกอยู่ในรายการค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ระเบียบยังได้กำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับการเงิน
การบัญชี และการตรวจสอบ ไว้ในหมวด 4 ด้วยแต่ยังไม่พบการดำเนินการที่ชัดเจน
เมื่อศึกษาระเบียบว่าด้วยการใช้ทุนเพื่อสาธารณประโยชน์
พบว่าการใช้จ่ายบางรายการสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์
แต่ยังไม่มีการใช้จ่ายในยอดทุนสาธารณประโยชน์
สำหรับรายละเอียดของระเบียบสรุปได้ดังนี้ ระเบียบกำหนดให้ใช้จ่ายได้ 2 เรื่องใหญ่
คือเพื่อการศึกษา และเพื่อการกุศล
การจ่ายเพื่อการศึกษา
มีรายละเอียดที่จ่ายได้ 2 เรื่องคือ เป็นทุนส่งเสริมการศึกษาบุตรสมาชิก
และเงินช่วยเหลือหน่วยงานทางการศึกษาในการจัดกิจกรรมต่าง ๆ
ในแต่ละเรื่องนี้ให้กรรมการจัดสรรไว้ให้เหมาะสม ว่าปีนี้จะใช้มอบทุนการศึกษาในวงเงินเท่าไร
เพราะในหมวด 2 กำหนดรายละเอียดของทุนไว้ชัดเจน
และจะจัดสรรให้หน่วยงานทางการศึกษาในวงเงินเท่าไร โดยข้อ 12 แห่งระเบียบกำหนดว่า
สิทธิการขอทุนสาธารณประโยชน์ เพื่อให้เป็นการทั่วถึงทุกหน่วยงาน
ถ้าหน่วยงานใดได้รับทุนสาธารณประโยชน์ไปแล้ว จะมีสิทธิยื่นขอได้อีก
ต่อเมื่อทุกหน่วยงานได้รับทุนนี้ไปแล้วในแต่ละปีการเงินของสหกรณ์
อย่างไรก็ตามระเบียบก็เปิดทางให้ผ่อนผันได้
นอกจากนี้ยังให้คณะกรรมการดำเนินการติดตามการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์โดยการแต่งตั้งอนุกรรมการ
ข้อสังเกต จากการตรวจสอบการดำเนินการของสหกรณ์ทั้งสองเรื่องดังได้กล่าวแล้ว
ขอให้ข้อสังเกตว่าทั้งคณะกรรมการและเจ้าหน้าที่ยังขาดความชัดเจนในระเบียบที่เกี่ยวข้อง
ข้อเสนอแนะ
1. ควรมีพัฒนาในเกิดการเรียนรู้ระเบียบปฏิบัติในรูปแบบต่าง
ๆ ไม่จำเป็นต้องจัดอบรม
ทั้งนี้อาจใช้วิธีตามข้อ 2
2.
มอบหมายให้มีผู้รับผิดชอบ เป็นเจ้าของเรื่องโดยตรง
โดยให้ศึกษาระเบียบกำหนดแผนปฏิบัติงาน
3.
กำหนดให้มีวาระโดยตรงทั้งสองระเบียบเพื่อคณะกรรมการจะได้รับทราบและพิจารณา
(3) เรื่องการควบคุมภายใน
การควบคุมภายในเป็นเรื่องสำคัญและจำเป็นในการบริหารงาน
จากการตรวจสอบยังไม่พบการดำเนินการที่ชัดเจนนัก ฝ่ายตรวจสอบกิจการขอนำเสนอข้อมูลจากการตรวจสอบรายรับรายจ่าย
พบรายการที่มีการเบิกจ่ายที่มีอัตราความถี่สูงในช่วงปลายเดือนกุมภาพันธ์และต้นเดือนมีนาคม
คือค่าเบี้ยประชุม ค่าเบี้ยเลี้ยงของคณะอนุกรรมการและคณะกรรมการชุดต่าง ๆ
เมื่อศึกษาสาระการดำเนินการจะมีความใกล้เคียงกัน
แต่ยังไม่สามารถตรวจสอบบันทึกรายงานประชุมของคณะกรรมการแต่ละชุดได้จึงให้ผู้รับผิดชอบการควบคุมภายในตรวจสอบผลการดำเนินการด้วย
ทั้งนี้คณะผู้ตรวจสอบกิจการขอให้ข้อสังเกต และข้อเสนอแนะไว้ดังนี้
ข้อสังเกต
การวางแผนและศึกษารายละเอียดระเบียบที่เกี่ยวข้องให้ชัดเจน
อาจช่วยประหยัดเวลา แรงงาน และเงิน โดยได้ผลสัมฤทธิ์ที่ต้องการได้
ข้อเสนอแนะ
ผู้ได้รับแต่งตั้งให้ปฏิบัติงานควรศึกษาและวางแผน
และใช้เครื่องมือที่มีอยู่ อาจช่วยให้งานเกิดประสิทธิภาพมากขึ้น
สุมารี อุสาหะ ผู้ตรวจสอบกิจการ
จ.ส.อ.ดิเรก พรประเสริฐ ผู้ตรวจสอบกิจการ
สุมาลี ชูจันทร์ ผู้ตรวจสอบกิการ
สำราญ ชูเนตร ผู้ตรวจสอบกิจการ
วันชัย กล้าเอี่ยม ผู้ตรวจสอบกิจการ
