ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะ

บัญชีสรุปข้อสังเกตและข้อเสนอแนะของผู้ตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประชุมคณะกรรมการดำเนินการเดือน	เรื่อง	ข้อสังเกต	ข้อเสนอแนะ	การดำเนินการ
มกราคม 2559	1.เรื่องการจ่ายเบี้ยประชุม ค่าอาหารและค่าพาหนะให้สมาชิกที่มิได้เข้าประชุมวันประชุมใหญ่สามัญประจำปี 2558 โดยให้สมาชิกทำหนังสือชี้แจงเหตุผลที่ไม่มาประชุม	ไม่มีระเบียบรองรับในเรื่องนี้	1.การประชุมคราวต่อไปให้งดจ่าย 2.ให้มีการประชาสัมพันธ์ให้สมาชิกรับทราบ และให้รู้บทบาทหน้าที่ของสมาชิก
กุมภาพันธ์2559	1.การจัดทำแผนปฏิบัติการประจำ 2559 2.สัญญาเงินกู้ ฉ.ฉ.รายปี	1.เจ้าหน้าที่ยังขาดประสบการณ์ในการจัดทำแผน แต่ได้พยายามจัดทำแต่ยังไม่แล้วเสร็จ 1.สัญญาเงินกู้ ฉ.ฉ.รายปี (1) ผู้กู้และผู้ค้ำ ไม่ลงชื่อในสัญญา (2) ขาดหลักฐานสำเนาทะเบียนบ้าน (3) ไม่มีลายมือชื่อผู้รับรองสำเนา (5)  ผู้กู้ ผู้ค้ำ ผู้รับรอง มิใช่ข้าราชการในสิงห์บุรี(นายแสนพล ระดากุล ร.ร.ชุมแพพิทยาคม) (6) มีการแก้ไขจำนวนเงินกู้ และไม่มีการลงชื่อกำกับ	1.เร่งรัดให้แล้วเสร็จโดยเร็ว 2คณะกรรมการที่รับผิดชอบแต่ละโครงการควรเข้าไปแนะนำ ช่วยเหลือเจ้าหน้าที่อย่างใกล้ชิด 3.ควรมีการติดตามประเมินผลเป็นรายเดือน 1. ควรจัดทำหนังสือแจ้งผู้บังคับบัญชาพร้อมทั้งกำหนดระยะเวลาในการประสานกับสหกรณ์ออมทรัพย์ครู สิงห์บุรี จำกัด
มีนาคม 2559	1 .รายรับ – รายจ่าย ในรอบไตรมาสแรก 2.สัญญาเงินกู้สามัญ และฉ.ฉ.ประจำเดือน กุมภาพันธ์ 2559 3 สัญญาการให้เช่าที่ดินของสหกรณ์	1.รายรับที่ต่ำกว่าประมาณการเฉลี่ยทุกเดือนคือ าธรรมเนียมแรกเข้า และค่าเผื่อหนี้สูญรับคืน 2.รายการรายการที่มีการจ่ายในอัตราที่สูงกว่าอัตราเฉลี่ยแต่ละเดือนคือ ค่าถ่ายเอกสาร มีบางสัญญาผู้มีอำนาจยังไม่ลงลายมือให้ครบถ้วน ซึ่งผู้ตรวจได้อธิบายและแจ้งให้เจ้าหน้าที่รับทราบโดยตรงแล้ว มีสัญญาที่ระบุการจ่ายค่าเช่า เป็นช่วงระยะเวลา	1 .ควรเพิ่มและให้ความสำคัญด้านประชาสัมพันธ์ให้ ข้าราชการครู และบุคคลทั่วไปรู้จักและเห็นคุณค่าของสหกรณ์ฯมากขึ้น เพื่อเพิ่มสมาชิกสามัญ สมาชิสมทบ รวมทั้งให้ความสำคัญในการชำระหนี้มากกว่าธนาคาร 2. การจ่ายค่าถ่ายเอกสาร ซึ่งเป็นการจ่ายประจำทุกเดือน มีอัตราที่สูงขึ้นโดยลำดับ หากใช้วิธีเช่าเครื่องอาจทำให้ลดค่าใช้จ่ายและลดระยะเวลาการทำงานของเจ้าหน้าที่ลงได้ด้วย ควรให้ฝ่ายจัดการประสานหาข้อมูลเพื่อดำเนินการ 3. การใช้จ่าย โดยเฉพาะในรายการหมวด 2 และหมวด 5 แม้ในภาพรวมจะยังไม่เกินประมาณการก็ตาม แต่ควรยึดถือรายละเอียดตามประมาณการที่ที่ประชุมใหญ่อนุมัติเป็นเกณฑ์ 4.ข้อมูลการใช้จ่ายงบประมาณที่เจ้าหน้าที่จัดทำ นับเป็นประโยชน์ โดยเฉพาะการบริหารความเสี่ยงควรนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์         ผู้ทำหน้าที่ตรวจสอบภายใน ที่ฝ่ายจัดการแต่งตั้งตามกระบวนการบริหารความเสี่ยงควรทำหน้าที่ตรวจสอบ อาจกำหนดให้เป็นหน้าที่หลัก เพราะเป็นหลักฐานสำคัญ     ควรจัดทำปฏิทินการรับชำระค่าเช่าไว้ด้วย
เมษายน 2559	1 รายรับ รายจ่ายในเดือนมีนาคม2559		1.รายรับ ควรจะรักษาระดับเดือนละ ไม่ต่ำกว่า 13,000,000.- บาท จึงจะเป็นไปตามประมาณการที่ได้นำเสนอต่อที่ประชุมใหญ่ไว้ สำหรับดอกเบี้ยรับรายเดือนอาจจะเพิ่มได้ไม่มากเนื่องจากคณะกรรมการเงินกู้ได้พึงยึดถือกฎระเบียบที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด ซึ่งเป็นเรื่องที่ดี  สิ่งที่ควรทำอย่างยิ่งเพื่อให้รายรับเพิ่มขึ้นคือ การติดตามลูกหนี้ตามคำพิพากษาและลูกหนี้อื่น ๆ ซึ่งคณะกรรมการดำเนินการได้มีการแต่งตั้งอนุกรรมการให้ดำเนินการเรื่องนี้เป็นการเฉพาะแล้วจึงขอให้เร่งรัดการดำเนินการ ซึ่งในเรื่องนี้ได้ตั้งประมาณการรายรับเรื่องนี้ไว้ถึง 500,000.-บาท           2. รายจ่าย ขอเสนอแนะให้มีการดำเนินการ เพื่อลดค่าถ่ายเอกสารลง ซึ่งได้นำเสนอไว้ตั้งแต่เดือนที่ผ่านมาแล้ว แต่ยังไม่มีการดำเนินการ จึงขอให้คณะกรรมการเร่งรัดให้มีการดำเนินการ อาจใช้วิธีการลดการถ่ายเอกสารลง หรือหากจำเป็นอาจใช้วิธีการเช่าเครื่องแทนการจ้างถ่ายเอกสาร หรืออาจเป็นวิธีอื่น ๆ ที่ดีกว่า ซึ่งควรมีการดำเนินการ
	2  เรื่องการจัดทำทะเบียนครุภัณฑ์และบัญชีวีสดุ	เดือนมกราคม 2559 มีการจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ 1 ชุด ราคา 17,890 บาท ซื้อเครื่องเขียนแบบพิมพ์ จำนวน 6,533 บาทและในเดือนมีนาคม มีการจัดซื้อของใช้สำนักงานอีก จำนวน 6,705.72 บาทได้ตรวจสอบพบว่า ทะเบียนครุภัณฑ์ยังไม่มีการจัดทำให้เป็นปัจจุบัน สำหรับบัญชีวัสดุยังไม่มีการดำเนินการแต่อย่างใด	ให้มีการเร่งรัดให้มีการดำเนินการตามระเบียบว่าด้วยการพัสดุให้ครบถ้วน ทั้งนี้เมื่อมีอนุกรรมการเรื่องนี้อยู่แล้วควรมีการให้ความรู้แก่เจ้าหน้าที่ทุกคนด้วย เพราะเป็นเรื่องที่มีส่วนเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันในทุก ๆ งานและควรมีการกำกับติดตามให้ปฏิบัติตามระเบียบฯ หากสามารถดำเนินการได้ควรเขียนเป็นคู่มือเนื่องจากมีขั้นตอนและแบบฟอร์มที่ใช้

รายงานการตรวจสอบ

รายงานการตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน เมษายน  2559

เรียน   คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

          ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 5 คน ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 10 พฤษภาคม 2559 ตามใบงานและแผนที่กำหนดไว้ จึงขอรายงามผลการตรวจสอบ ดังนี้

1. เรื่องที่ตรวจ

   1.1 การเปลี่ยนแปลงหุ้นรายเตือนของสมาชิก

   1.2  การจัดทำทะเบียนสมาชิก หนี้ หุ้น

    2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

   2.1 เพื่อตรวจสอบความถูกต้องในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงหุ้นรายเดือนของสมาชิก

   2.2  เพื่อตรวจสอบการจัดทำทะเบียนสมาชิก ทะเบียนหนี้ ทะเบียนหุ้น

3. ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ

   3.1 ตรวจสอบเอกสารหลักฐานในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงหุ้นรายเดือน ในช่วงตั้งแต่ 1 ธันวาคม 2558 ถึง 31 มีนาคม 2559

   3.2  ตรวจสอบการจัดทำทะเบียนสมาชิก ทะเบียนหุ้น และทะเบียนหนี้ ทะเบียนครุภัณฑ์ และบัญชีวัสดุ

 4. ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ

   4.1 การเปลี่ยนแปลงหุ้นรายเดือน

ผลการตรวจสอบ              

  (1)จากการสอบถามผู้จัดการเจ้าหน้าที่ ได้ข้อมูลกระบวนการดำเนินการดังนี้

          (1.1) สมาชิกมาเขียนคำร้องขอเปลี่ยนแปลงการส่งหุ้นรายเดือน

          (1.2) เจ้าหน้าที่ประจำหน่วยตรวจสอบข้อมูลการส่งเดิม การเปลี่ยนแปลงใหม่ จำนวนหุ้นทั้งหมดของสมาชิกที่มีอยู่            

(1.2) ผู้จัดทำวาระรวบรวมข้อมูลจากเจ้าหน้าที่ประจำหน่วยเพื่อนำเสนอคณะ

กรรมการดำเนินการพิจารณาอนุมัติ

(1.3) เมื่อคณะกรรมการอนุมัติแล้ว เจ้าหน้าที่ประจำหน่วยนำมาจัดทำทะเบียน (ทำด้วยมือ) และเจ้าหน้าที่หน่วยประมวลผลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ก็นนำข้อมูลไปกรอกข้อมูลการเปลี่ยนแปลงหุ้นรายเดือนของสมาชิก เช่นเดียวกัน เพื่อเตรียมออกใบเสร็จเรียกเก็บเมื่อสิ้นเดือน

(1.4) ก่อนการจัดพิมพ์ใบเสร็จเรียกเก็บเจ้าหน้าที่หน่วยประมวลผลจะจัดพิมพ์บัญชีซึ่งเรียกว่าบัญชีท้ายเล่ม เพื่อนำมาตรวจสอบกับเล่มทะเบียนที่จัดทำด้วยมือ เทื่อถูกต้องตรงกันจึงจะจัดพิมพ์ใบเสร็จเรียกเก็บเงินรายเดือน

(2) การตรวจสอบของผู้ตรวจสอบจึงเริ่มที่รวบรวมข้อมูลจากการอนุมัติของคณะกรรมการ ตั้งแต่ เดือนธันวาคม – มีนาคม ของทุกหน่วย พบว่ามีสมาชิกขอเปลี่ยนแปลงหุ้นรายเดือน จำนวน 85 ราย

(3)ได้นำรายชื่อสมาชิกทั้ง 85 รายมาตรวจสอบข้อมูล จำนวนหุ้นทั้งหมดก่อนเปลี่ยนแปลง จำนวนที่แสดงขอเปลี่ยนแปลง จำนวนเงินที่เรียกเก็บจากสมาชิกเมื่อเปลี่ยนแปลงแล้ว มาตรวจสอบกับทะเบียนสมาชิกที่ทำด้วยมือ กับบัญชีท้ายเล่มที่พิมพ์มาจากเครื่องคอมพิวเตอร์ตามระบบโปรแกรมที่สหกรณ์ใช้อยู่ พบว่า มีความถูกต้องตรงกัน

ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะ

ข้อสังเกต ของเรื่องนี้ ไม่มี  แต่ขอให้ความเห็นว่า การจัดทำทะเบียนด้วยมือเป็นเรื่องที่ทำให้เกิดการตรวจทานระบบโปรแกรมได้ได้อย่างไรก็ตามหากจำเป็นต้องลดภาระด้านนี้ ซึ่งจะสามารถประหยัดได้ในระยาวและเป็นไปตามความเปลี่ยนแปลงของสังคม ระบบการควบคุมภายในต้องเข้มแข็ง และเป็นระบบมีการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง

4.2 เรื่องการจัดทำทะเบียนสมาชิก ทะเบียนหนี้ ทะเบียนหุ้น

ผลการตรวจสอบ

ระบบการจัดทำทะเบียนสมาชิก ทะเบียนหุ้น ทะเบียนหนี้ เจ้าหน้าที่ได้ดำเนินการไว้ในระบบเอกสาร และระบบโปรแกรมสำเร็จรูป

ระบบเอกสาร(ทำด้วยมือ)

ทะเบียนสมาชิก ได้นำใบสมัครและทะเบียนที่ข้อมูลที่ปรากฎเป็นลายมือผู้สมัคร และเจ้าหน้าที่กรอกข้อมูลเพิ่มเติมเช่น เลขที่สมาชิก วันที่ที่ประชุมอนุมัติ วันที่เก็บเงินค่าหุ้น จำนวนที่เรียกเก็บ มารวบรวมไว้จัดทำเป็นเล่มไม่มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไข สำหรับสมาชิกสมทบมีรูปแบบเช่นเดียวกัน แต่จัดเก็บไว้ในแฟ้ม

ทะเบียนหุ้น และทะเบียนหนี้  ข้อมูลปรากฏอยู่ในทะเบียนเล่มใหญ่ ซึ่งมีข้อมูล เคลื่อนไหว เป็นรายเดือนทั้งหุ้นและหนี้ และมีการจัดทำเป็นปัจจุบันที่มีการเปลี่ยนแปลง และทำเสร็จสิ้นเป็นรายเดือน โดยมีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบเป็นหน่วย

ระบบโปรแกรมสำเร็จรูป

ดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่ประเมินผล กรอกข้อมูลตามระบบโปรแกรมสำเร็จรูป ซึ่งมีฐานข้อมูลทุกรายการตามเกณฑ์มาตรฐานขั้นต่ำที่นายทะเบียนกำหนดตามระเบียบว่าด้วยมาตรฐานขั้นต่ำในการควบคุมภายในและรักษาความปลอดภัยด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ

ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะ

             ข้อสังเกต   ทะเบียนสมาชิกสมทบที่เป็นเอกสารข้อมูลสำคัญยังไม่ได้ลงให้ครบถ้วน เช่น วันที่อนุมัติรับเข้าเป็นสมาชิก วันที่ส่งเงินค่าหุ้น ซึงได้แจ้งให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการแล้ว

              ข้อเสนอแนะ  งานทะเบียนเป็นเรื่องสำคัญ แม้จะมีรายการตามฐานข้อมูลครบถ้วนทุกรายการ หากได้มีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอจะเป็นการป้องกันความเสียงที่ดี ควรมีการดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่เองที่ผลัดเปลี่ยนหมุนเวียนกันตรวจสอบ เพราะการทำงานที่เป็นงานประจำมักไม่พบข้อผิดพลาดของตนเอง หากได้สับเปลี่ยนหมุนเวียนกันตรวจสอบนอกจากจะพบขอผิดพลาดที่เจ้าตัวไม่รู้และเป็นการพัฒนาเจ้าหน้าที่ได้อีกทางหนึ่งด้วย

                                                สุมารี  อุสาหะ                         ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                      จ.ส.อ.ดิเรก   พรประเสริฐ        ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                                สุมาลี  ชูจันทร์                         ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                                สำราญ  ชูเนตร                    ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                                วันชัย  กล้าเอี่ยม                     ผู้ตรวจสอบกิการ

      

ใบงานการตรวจสอบกิจการ

ใบงาน

การตรวจสอบกิจการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ของ คณะผู้ตรวจสอบกิจการ  ประจำเดือนเมษายน  2559

เรื่องที่ตรวจสอบ   1.การเปลี่ยนแปลงหุ้นรายเดือนของสมาชิก

                     2. การจัดทำทะเบียนสมาชิก ทะเบียนหุ้น ทะเบียนหนี้

ขอบเขตการตรวจสอบ   การดำเนินการของสหกรณ์ฯ ในช่วงระยะเวลา 1 ธันวาคม 2558 – 31 มีนาคม 2559

การดำเนินการตรวจสอบเรื่องการเปลี่ยนแปลงหุ้นรายเดือนของสมาชิก

          ข้อมูลพื้นฐาน หลักฐานการอนุมัติให้สมาชิกเปลี่ยนแปลงจำนวนเงินค่าหุ้นรายเดือนของสมาชิก ของคณะกรรมการดำเนินการ ดูจากบันทึกรายงานการประชุม  (ได้รวบรวมไว้ให้แล้วตามเอกสารที่แนบ)

          วิธีการตรวจสอบ 1. ดูทะเบียนหุ้นจากทะเบียนที่เจ้าหน้าที่ทำด้วยมือ

                             2. ดูจากทะเบียนท้ายเล่มที่จัดทำด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป ซึ่งเจ้าหน้าที่ได้ปริ้นไว้ เพื่อการเตรียมการออกไปเสร็จรับเงินแต่ละเดือน สอบถามและขอดูได้จากเจ้าหน้าที่

          ประเด็นการตรวจสอบ   ดูข้อมูลเปรียบเทียบกับทะเบียนทั้งสองทะเบียน ในข้อมูล จำนวนหุ้นเดิม จำนวนที่เปลี่ยนแปลง ข้อมูลทั้ง 3 แห่งจะต้องตรงกันทุกรายการ หากพบไม่ตรง ให้ตั้งเป็นข้องสังเกตแล้วสืบค้นข้อมูลสาเหตุที่ไม่ตรง นำมาร่วมกันวิเคราะห์

          ปริมาณงานที่ตรวจสอบ 1.ระยะเวลาที่นำข้อมูลมาตรวจสอบ  4  เดือน

                                     2. จำนวนหน่วยที่สมาชิกสังกัด         7  หน่วย

                                     3. จำนวนสมาชิกที่เปลี่ยนแปลงหุ้น    85 ราย

                                                                   

การดำเนินการจรวจสอบงานทะเบียนสมาชิกและทะเบียนอื่น ๆ

 วัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ

          1. เพื่อตรวจสอบข้อมูลทะเบียนสมาชิกที่สหกรณ์จัดทำเปรียบเทียบกับรายการตามมาตรฐานขั้นต่ำที่กรมตรวจบัญชีกำหนด

ประเด็นที่ตรวจสอบ

          1. รูปแบบที่สหกรณ์ดำเนินการ

          2. ความสมบูรณ์ครบถ้วนของข้อมูล และที่อยู่ของข้อมูล

            

มาตรฐานขั้ต่ำในการควบคุมภายใน

มาตรฐานขั้นต่ำในการควบคุมภายในและรักษาความปลอดภัย

ในการใช้โปรแกรมระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ประมวลผลข้อมูลของสหกรณ์ออมทรัพย์

                                ด้วยปัจจุบันสหกรณ์ออมทรัพย์ส่วนใหญ่จะนำโปรแกรมระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ประมวลผลข้อมูล ทั้งที่เป็นโปรแกรมที่กรมตรวจบัญชีสหกรณ์จัดทำขึ้น และโปรแกรมที่จัดทำโดยเอกชน การดำเนินการเหล่านี้ อาจจะก่อให้เกิดความเสี่ยงและความเสียหายต่อข้อมูลที่สำคัญของสหกรณ์ หากมิได้มีการตระเตรียมมาตรการในการป้องกันความเสี่ยงระบบสารสนเทศไว้ล่วงหน้าอย่างมีประสิทธิภาพเพียงพอ สหกรณ์จึงควรมีการบริหารจัดการและการควบคุมงานด้านคอมพิวเตอร์อย่างมีระบบและประสิทธิภาพ รวมทั้งให้เหมาะสมตามสภาพแวดล้อมที่ได้เปลี่ยนแปลงไปในการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ดังนั้น เพื่อให้สหกรณ์มีการปฏิบัติในการจัดทำบัญชีตามแบบและรายการที่นายทะเบียนสหกรณ์กำหนด และเพื่อประโยชน์ของสหกรณ์ในการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี   อาศัยอำนาจตามความในมาตรา 16 (2) (8) และมาตรา 65 แห่งพระราชบัญญัติสหกรณ์พ.ศ. 2552 ประกอบกับคำสั่งนายทะเบียนสหกรณ์ ที่ 598/2552 ลงวันที่ 21 กรกฎาคม พ.ศ. 2552 เรื่องมอบอำนาจหน้าที่ให้พนักงานเจ้าหน้าที่ปฏิบัติการแทนนายทะเบียนสหกรณ์ อธิบดีกรมตรวจบัญชีสหกรณ์ในฐานะพนักงานเจ้าหน้าที่ ซึ่งได้รับมอบหมายการปฏิบัติการแทนนายทะเบียนสหกรณ์ จึงกำหนดระเบียบว่าด้วยมาตรฐานขั้นต่ำในการควบคุมภายในและการรักษาความปลอดภัยสำหรับสหกรณ์ ไว้โดยมีวิธีปฏิบัติสำหรับสหกรณ์และกลุ่มเกษตรกรที่ใช้โปรแกรมระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ประมวลผลข้อมูลต้องจัดให้มีมาตรฐานขั้นต่ำในการควบคุมภายในและการรักษาความปลอดภัยด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ดังนี้

                                1. จัดให้มีนโยบายหรือระเบียบปฏิบัติในการควบคุมการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยด้านเทคโนโลยีสารสนเทศของสหกรณ์และกลุ่มเกษตรกรที่เป็นลายลักษณ์อักษร

                          2. จัดให้มีระบบการรักษาความปลอดภัยทางกายภาพที่เพียงพอแก่การป้องกันมิให้บุคคลที่ไม่มีอำนาจหน้าที่ที่เกี่ยวข้องเข้าถึงอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่สำคัญ และจัดให้มีระบบป้องกันความเสียหายจากภาวะแวดล้อมหรือภัยพิบัติต่างๆ ให้แก่อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่สำคัญด้วย

                                  3. จัดให้มีระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่ายที่เพียงพอแก่การป้องกันมิให้บุคคลที่ไม่มีอำนาจหน้าที่ที่เกี่ยวข้องได้เข้าถึง ล่วงรู้ ใช้ประโยชน์ หรือแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือระบบดังกล่าวได้

 4. จัดให้มีมาตรฐานการควบคุมการพัฒนาหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลงที่เพียงพอ เพื่อให้ระบบ

บัญชีคอมพิวเตอร์ มีการประมวลผลที่ถูกต้องครบถ้วนและเป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้งาน รวมทั้ง

ต้องมีการสื่อสารหรือฝึกอบรมเกี่ยวกับระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบอย่างทั่วถึงเพื่อให้

สามารถใช้งานได้อย่างถูกต้อง

5. จัดให้มีและควบคุมดูแลเอกสารสนับสนุนการปฏิบัติงานสำหรับระบบบัญชี

คอมพิวเตอร์ โดยมีรายละเอียดดังนี้

5.1 เอกสารสนับสนุนการปฏิบัติงาน

5.1.1 เอกสารด้านฐานข้อมูลของระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ เป็นเอกสาร

แสดงรายละเอียดการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญทางบัญชี ทั้งนี้ เพื่อให้สหกรณ์สามารถเข้าใจถึงโครงสร้างการจัดเก็บข้อมูลของระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานอยู่และใช้อ้างอิงเพื่อแก้ไขปัญหาได้

โดยเอกสารด้านฐานข้อมูลของระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ที่จำเป็นจะต้องมีคือ โครงสร้างฐานข้อมูล (Data

Structure) หรือพจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) หรือตารางแสดงรายละเอียดของข้อมูลตามแบบที่

กรมตรวจบัญชีสหกรณ์กำหนด (เอกสารแนบท้าย)

5.1.2 คู่มือการใช้ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ เพื่อเป็นเอกสารประกอบการ

ทำงานของผู้ใช้งานในการบันทึกข้อมูล ประมวลผลข้อมูลและออกรายงานได้อย่างถูกต้อง

5.2 การควบคุมดูแลเอกสารสนับสนุนการปฏิบัติงาน โดยจัดให้มีสถานที่เก็บ

และปรับปรุงเอกสารให้ถูกต้องและทันสมัยอยู่เสมอ

6. จะต้องสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลของระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ได้ และสามารถนำ

ข้อมูลออกจากฐานข้อมูลในรูปแบบที่อ่านเข้าใจได้

7. จัดให้มีการสำรองข้อมูลของระบบบัญชีคอมพิวเตอร์เพื่อให้สามารถรองรับการ

ประกอบธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง มีประสิทธิภาพและทันเหตุการณ์ ตลอดจนจัดให้มีการดูแลรักษาข้อมูล

ชุดสำรองให้มีความปลอดภัย รวมทั้งจัดให้มีการป้องกันมิให้มีการนำข้อมูลชุดสำรองมาใช้อย่างไม่ถูกต้อง

8. ในกรณีที่มีการใช้บริการงานเทคโนโลยีสารสนเทศจากผู้ให้บริการซึ่งเป็น

บุคคลภายนอกต้องจัดให้มีหลักเกณฑ์ในการคัดเลือกและพิจารณาความเหมาะสมของผู้ให้บริการ รวมทั้งต้องควบคุมและตรวจสอบการปฏิบัติงานของผู้ให้บริการอย่างเข้มงวด เพื่อให้มั่นใจว่า ผู้ให้บริการสามารถปฏิบัติตามระเบียบนี้ได้

                                9. จัดให้มีการตรวจสอบคอมพิวเตอร์โดยหน่วยงานภายในของสหกรณ์ หรือโดยผู้ตรวจสอบที่เป็นบุคคลภายนอก เพื่อทำหน้าที่ตรวจสอบความเสี่ยงด้านเทคโนโลยีสารสนเทศทุกประเภทที่อาจเกิดขึ้นได้

                                งานเก้าข้อนี้ถือเป็นมาตรฐานขั้นต่ำ แล้วสหกรณ์ออมทรัพย์ที่เราตรวจสอบอยู่ได้มีอะไรบ้าง ผู้ตรวจสอบกิจการต้องดู สำหรับรายละเอียดที่เป็นฐานข้อมูลตามที่กรมตรวจบัญชีกำหนดและได้นำมาระบุไว้ในมาตรฐานขั้นต่ำด้วย มีดังนี้

เอกสารแนบท้าย

ตารางแสดงรายละเอียดของข้อมูลตามแบบที่กรมตรวจบัญชีสหกรณ์กำหนด

1. รายละเอียดของข้อมูลสมาชิก

        ลำดับที่                      รายการข้อมูล           Field ที่เก็บข้อมูล         Table ที่เก็บข้อมูล          หมายเหตุ

                  1.                             รหัสสมาชิก

  2.             คำนำหน้า

                  3.                              ชื่อสมาชิก

                  4.                              นามสกุล

                  5.                             เพศ

                 6.                             ประเภทสมาชิก

7.                             ที่อยู่

8.                             อำเภอ

9.                             จังหวัด

10.                          รหัสไปรษณีย์

11.                          เบอร์โทรศัพท์

12.                          เบอร์โทรสาร

13.                          เลขที่บัตรประชาชนหรือ

เลขที่จดทะเบียนนิติบุคคล

14.                          วันที่อนุมัติให้เป็นสมาชิก

15.                          อนุมัติรายการโดย

16.                          ผู้บันทึกรายการ

17.                          วันที่บันทึกรายการ

18.                          สถานะของสมาชิก

19.                          จำนวนส่งค่าหุ้นต่อเดือน

20.                          มูลค่าหุ้นคงเหลือล่าสุด

2. รายละเอียดของทะเบียนหุ้น

         ลำดับที่     รายการข้อมูล                        Field ที่เก็บข้อมูล             Table ที่เก็บข้อมูล            หมายเหตุ

                1.             รหัสสมาชิก

2.             ชื่อ สกุลสมาชิก

3.             ประเภทหุ้น

4.             ประเภทรายการเคลื่อนไหว

5.             จำนวนเงินที่ทำรายการ

6.             วันที่ทำรายการ

7.             เลขที่อ้างอิงเอกสาร

การทำรายการ

8.             มูลค่าหุ้นคงเหลือ

9.             วันที่ปรับปรุงข้อมูลล่าสุด

10.          สถานะของรายการ

11           .ผู้บันทึกรายการ

3. รายละเอียดของข้อมูลบัญชีเงินฝาก

ลำดับที่  รายการข้อมูล                      Field ที่เก็บข้อมูล           Table ที่เก็บข้อมูล             หมายเหตุ

1.             เลขที่บัญชี

2.             ประเภทบัญชีเงินฝาก

3.             ชื่อบัญชีเงินฝาก

4.             ที่อยู่ในการจัดส่งเอกสาร

5.             วันที่เปิดบัญชี

6.             จำนวนเงินที่เปิดบัญชี

7.             วันที่ยกยอดล่าสุด

8.             ยอดเงินต้นยกมา

9.             ยอดดอกเบี้ยค้างจ่ายยกมา

10.          ยอดเงินฝากคงเหลือล่าสุด

11.          วันที่ปรับปรุงรายการล่าสุด

12           . ยอดดอกเบี้ยค้างจ่าย

13.          ยอดดอกเบี้ยจ่าย

14.          จำนวนเงินที่ติดการค้ำประกัน

15.          ยอดดอกเบี้ยจ่ายสะสม

16.          สถานะบัญชี

17.          วันที่บันทึกรายการ

18.          ผู้บันทึกรายการ

4. รายละเอียดของข้อมูลรายการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก

         ลำดับที่            รายการข้อมูล                    Field ที่เก็บข้อมูล           Table ที่เก็บข้อมูล           หมายเหตุ

1.             ลำดับที่รายการฝากถอน

2.             เลขที่บัญชี

3.             ประเภทบัญชีเงินฝาก

4.             รหัสการทำรายการ

5.             วันที่ทำรายการ

6.             ประเภทรับเงิน

7.             เลขที่เช็ค

8.             วันที่ลงในเช็ค

9.             ชื่อธนาคารผู้จ่ายเงิน

10.          สาขาของธนาคาร

11.          จำนวนเงินที่ทำรายการ

12           เวลาที่ทำรายการ

13.          ยอดเงินต้น

14.          ยอดดอกเบี้ย

15.          ยอดค่าธรรมเนียม

16.          รหัสพนักงานทำรายการ

17.          รหัสพนักงานอนุมัติรายการ

5. รายละเอียดของข้อมูลสัญญาเงินกู้

         ลำดับที่          รายการข้อมูล                 Field ที่เก็บข้อมูล            Table ที่เก็บข้อมูล              หมายเหตุ

1              เลขที่สัญญาเงินกู้

2.             ประเภทบัญชีเงินกู้

3.             รหัสสมาชิก

4.             ชื่อผู้กู้

5.             ที่อยู่ในการจัดส่งเอกสาร

6.             ระยะเวลากู้เงิน

7.             วันที่อนุมัติเงินกู้

8.             วงเงินที่อนุมัติ

9.             วัตถุประสงค์ในการกู้

10.          ประเภทการค้ำประกัน

11.          มูลค่าหลักประกัน

12.          เงินต้นคงเหลือล่าสุด

13.          ดอกเบี้ยคงเหลือล่าสุด

14.          ค่าธรรมเนียมคงเหลือล่าสุด

15.          วันที่ทำรายการ

16.          ผู้บันทึกรายการ

6. รายละเอียดข้อมูลรายการเคลื่อนไหวเงินกู้

        ลำดับที่           รายการข้อมูล                 Field ที่เก็บข้อมูล              Table ที่เก็บข้อมูล          หมายเหตุ

1.             เลขที่สัญญาเงินกู้

2.             ประเภทบัญชีเงินกู้

3.             วันที่ทำรายการ

4.             รหัสการทำรายการ

5.             เลขที่อ้างอิงรายการ

6.             จำนวนเงินที่ทำรายการ

7.             วันที่สิ้นสุดคำนวณดอกเบี้ย

8.             สถานะการปรับปรุง

9.             วันที่ทำรายการ

10.          ผู้บันทึกรายการ

7. รายละเอียดข้อมูลดอกเบี้ย

        ลำดับที่            รายการข้อมูล                    Field ที่เก็บข้อมูล               Table ที่เก็บข้อมูล        หมายเหตุ

1.             ประเภทรายการดอกเบี้ย

(เงินกู้หรือเงินฝาก)

2.             ชื่อดอกเบี้ย

3.             รหัสบัญชี

4.             อัตราดอกเบี้ย

5.             อัตราดอกเบี้ยสูงสุด

6.             จำนวนเดือนที่ทบต้น

7.             ยอดคงเหลือขั้นต่ำ

8.             สถานะบัญชี

9.             วันทีมีผลบังคับใช้

10.          วันที่ปรับปรุงรายการล่าสุด

11.          สถานะการใช้งาน

12.          ผู้บันทึกรายการ

13.          วันที่บันทึกรายการ

8. รายละเอียดข้อมูลการจ่ายเงินปันผล

        ลำดับที่         รายการข้อมูล           Field ที่เก็บข้อมูล          Table ที่เก็บข้อมูล           หมายเหตุ

1.             รหัสสมาชิก

2.             ชื่อสมาชิก

3.             รหัสกลุ่ม

4.             รหัสตัวแทน

5.             มูลค่าหุ้นคงเหลือ

6.             อัตราเงินปันผล

7.             ระยะเวลาคิดเงินปันผล

8.             จำนวนเงินปันผล

9.             วันบันทึกรายการ

10.          ผู้บันทึกรายการ

11.          ยอดการจ่ายเงินปันผล

12.          วันที่จ่ายเงินปันผล

9. รายละเอียดข้อมูลอัตราเงินเฉลี่ยคืน

        ลำดับที่          รายการข้อมูล              Field ที่เก็บข้อมูล           Table ที่เก็บข้อมูล            หมายเหตุ

1.             ประเภทเงินกู้

2.             รหัสรายการเฉลี่ยคืน

3.             วันที่เริ่มต้นคำนวณเงิน

เฉลี่ยคืน

4.             วันที่สิ้นสุดคำนวณเงิน

เฉลี่ยคืน

5.             อัตราเงินเฉลี่ยคืน

6.             สถานะการใช้งาน

7.             วันที่ทำรายการ

8.             ผู้บันทึกรายการ

21. รายละเอียดข้อมูลการจ่ายเงินเฉลี่ยคืน

        ลำดับที่            รายการข้อมูล                     Field ที่เก็บข้อมูล           Table ที่เก็บข้อมูล          หมายเหตุ

1.             เลขที่สัญญาเงินกู้

2.             ประเภทบัญชีเงินกู้

3.             ลำดับที่รายการเฉลี่ยคืน

4.             จำนวนเงินเฉลี่ยคืน

5.             วันที่จ่ายเงินเฉลี่ยคืน

6.             ยอดเงินเฉลี่ยคืนที่จ่ายจริง

7.             ยอดเงินเฉลี่ยคืนที่ปรับปรุง

8.             วันที่ปรับปรุงรายการล่าสุด

9.             วันที่ประมวลผลยอดเงิน

เฉลี่ยคืน