รายงานการตรวจสอบ

รายงานการตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน เมษายน  2559

เรียน   คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

          ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 5 คน ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 10 พฤษภาคม 2559 ตามใบงานและแผนที่กำหนดไว้ จึงขอรายงามผลการตรวจสอบ ดังนี้

1. เรื่องที่ตรวจ

   1.1 การเปลี่ยนแปลงหุ้นรายเตือนของสมาชิก

   1.2  การจัดทำทะเบียนสมาชิก หนี้ หุ้น

    2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

   2.1 เพื่อตรวจสอบความถูกต้องในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงหุ้นรายเดือนของสมาชิก

   2.2  เพื่อตรวจสอบการจัดทำทะเบียนสมาชิก ทะเบียนหนี้ ทะเบียนหุ้น

3. ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ

   3.1 ตรวจสอบเอกสารหลักฐานในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงหุ้นรายเดือน ในช่วงตั้งแต่ 1 ธันวาคม 2558 ถึง 31 มีนาคม 2559

   3.2  ตรวจสอบการจัดทำทะเบียนสมาชิก ทะเบียนหุ้น และทะเบียนหนี้ ทะเบียนครุภัณฑ์ และบัญชีวัสดุ

 4. ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ

   4.1 การเปลี่ยนแปลงหุ้นรายเดือน

ผลการตรวจสอบ              

  (1)จากการสอบถามผู้จัดการเจ้าหน้าที่ ได้ข้อมูลกระบวนการดำเนินการดังนี้

          (1.1) สมาชิกมาเขียนคำร้องขอเปลี่ยนแปลงการส่งหุ้นรายเดือน

          (1.2) เจ้าหน้าที่ประจำหน่วยตรวจสอบข้อมูลการส่งเดิม การเปลี่ยนแปลงใหม่ จำนวนหุ้นทั้งหมดของสมาชิกที่มีอยู่            

(1.2) ผู้จัดทำวาระรวบรวมข้อมูลจากเจ้าหน้าที่ประจำหน่วยเพื่อนำเสนอคณะ

กรรมการดำเนินการพิจารณาอนุมัติ

(1.3) เมื่อคณะกรรมการอนุมัติแล้ว เจ้าหน้าที่ประจำหน่วยนำมาจัดทำทะเบียน (ทำด้วยมือ) และเจ้าหน้าที่หน่วยประมวลผลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ก็นนำข้อมูลไปกรอกข้อมูลการเปลี่ยนแปลงหุ้นรายเดือนของสมาชิก เช่นเดียวกัน เพื่อเตรียมออกใบเสร็จเรียกเก็บเมื่อสิ้นเดือน

(1.4) ก่อนการจัดพิมพ์ใบเสร็จเรียกเก็บเจ้าหน้าที่หน่วยประมวลผลจะจัดพิมพ์บัญชีซึ่งเรียกว่าบัญชีท้ายเล่ม เพื่อนำมาตรวจสอบกับเล่มทะเบียนที่จัดทำด้วยมือ เทื่อถูกต้องตรงกันจึงจะจัดพิมพ์ใบเสร็จเรียกเก็บเงินรายเดือน

(2) การตรวจสอบของผู้ตรวจสอบจึงเริ่มที่รวบรวมข้อมูลจากการอนุมัติของคณะกรรมการ ตั้งแต่ เดือนธันวาคม – มีนาคม ของทุกหน่วย พบว่ามีสมาชิกขอเปลี่ยนแปลงหุ้นรายเดือน จำนวน 85 ราย

(3)ได้นำรายชื่อสมาชิกทั้ง 85 รายมาตรวจสอบข้อมูล จำนวนหุ้นทั้งหมดก่อนเปลี่ยนแปลง จำนวนที่แสดงขอเปลี่ยนแปลง จำนวนเงินที่เรียกเก็บจากสมาชิกเมื่อเปลี่ยนแปลงแล้ว มาตรวจสอบกับทะเบียนสมาชิกที่ทำด้วยมือ กับบัญชีท้ายเล่มที่พิมพ์มาจากเครื่องคอมพิวเตอร์ตามระบบโปรแกรมที่สหกรณ์ใช้อยู่ พบว่า มีความถูกต้องตรงกัน

ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะ

ข้อสังเกต ของเรื่องนี้ ไม่มี  แต่ขอให้ความเห็นว่า การจัดทำทะเบียนด้วยมือเป็นเรื่องที่ทำให้เกิดการตรวจทานระบบโปรแกรมได้ได้อย่างไรก็ตามหากจำเป็นต้องลดภาระด้านนี้ ซึ่งจะสามารถประหยัดได้ในระยาวและเป็นไปตามความเปลี่ยนแปลงของสังคม ระบบการควบคุมภายในต้องเข้มแข็ง และเป็นระบบมีการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง

4.2 เรื่องการจัดทำทะเบียนสมาชิก ทะเบียนหนี้ ทะเบียนหุ้น

ผลการตรวจสอบ

ระบบการจัดทำทะเบียนสมาชิก ทะเบียนหุ้น ทะเบียนหนี้ เจ้าหน้าที่ได้ดำเนินการไว้ในระบบเอกสาร และระบบโปรแกรมสำเร็จรูป

ระบบเอกสาร(ทำด้วยมือ)

ทะเบียนสมาชิก ได้นำใบสมัครและทะเบียนที่ข้อมูลที่ปรากฎเป็นลายมือผู้สมัคร และเจ้าหน้าที่กรอกข้อมูลเพิ่มเติมเช่น เลขที่สมาชิก วันที่ที่ประชุมอนุมัติ วันที่เก็บเงินค่าหุ้น จำนวนที่เรียกเก็บ มารวบรวมไว้จัดทำเป็นเล่มไม่มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไข สำหรับสมาชิกสมทบมีรูปแบบเช่นเดียวกัน แต่จัดเก็บไว้ในแฟ้ม

ทะเบียนหุ้น และทะเบียนหนี้  ข้อมูลปรากฏอยู่ในทะเบียนเล่มใหญ่ ซึ่งมีข้อมูล เคลื่อนไหว เป็นรายเดือนทั้งหุ้นและหนี้ และมีการจัดทำเป็นปัจจุบันที่มีการเปลี่ยนแปลง และทำเสร็จสิ้นเป็นรายเดือน โดยมีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบเป็นหน่วย

ระบบโปรแกรมสำเร็จรูป

ดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่ประเมินผล กรอกข้อมูลตามระบบโปรแกรมสำเร็จรูป ซึ่งมีฐานข้อมูลทุกรายการตามเกณฑ์มาตรฐานขั้นต่ำที่นายทะเบียนกำหนดตามระเบียบว่าด้วยมาตรฐานขั้นต่ำในการควบคุมภายในและรักษาความปลอดภัยด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ

ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะ

             ข้อสังเกต   ทะเบียนสมาชิกสมทบที่เป็นเอกสารข้อมูลสำคัญยังไม่ได้ลงให้ครบถ้วน เช่น วันที่อนุมัติรับเข้าเป็นสมาชิก วันที่ส่งเงินค่าหุ้น ซึงได้แจ้งให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการแล้ว

              ข้อเสนอแนะ  งานทะเบียนเป็นเรื่องสำคัญ แม้จะมีรายการตามฐานข้อมูลครบถ้วนทุกรายการ หากได้มีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอจะเป็นการป้องกันความเสียงที่ดี ควรมีการดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่เองที่ผลัดเปลี่ยนหมุนเวียนกันตรวจสอบ เพราะการทำงานที่เป็นงานประจำมักไม่พบข้อผิดพลาดของตนเอง หากได้สับเปลี่ยนหมุนเวียนกันตรวจสอบนอกจากจะพบขอผิดพลาดที่เจ้าตัวไม่รู้และเป็นการพัฒนาเจ้าหน้าที่ได้อีกทางหนึ่งด้วย

                                                สุมารี  อุสาหะ                         ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                      จ.ส.อ.ดิเรก   พรประเสริฐ        ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                                สุมาลี  ชูจันทร์                         ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                                สำราญ  ชูเนตร                    ผู้ตรวจสอบกิจการ

                                                วันชัย  กล้าเอี่ยม                     ผู้ตรวจสอบกิการ