รายงานการตรวจสอบกิจการ
สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี
จำกัด
ประจำเดือน
สิงหาคม 2560
เรียน คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด
ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 4 คน
ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 12
กันยายน 2560 ตามแผนที่กำหนดไว้
จึงขอรายงามผลการตรวจสอบ ดังนี้
1. เรื่องที่ตรวจ
1.1
ติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ เดือน กรกฎาคม
2560
1.2 ตรวจสอบการดำเนินการหลังการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์
1.3 ตรวจสอบการใช้จ่ายเงินกองทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม
2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ
2.1 เพื่อตรวจสอบการดำเนินการตามข้อสังเกต
และข้อเสนอแนะ
2.2 เพื่อตรวจสอบหลักฐานการใช้จ่ายเงินทุนสาธารณประโยชน์ ว่าเป็นไปตามระเบียบหรือไม่
2.3 เพื่อตรวจสอบการข้อมูลสภาพใช้จ่าย
เงินทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม
3. ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ
3.1 สอบถามและตรวจสอบการดำเนินการตามข้อเสนอแนะและข้อสังเกต
3.2 ตรวจสอบหลักฐานการดำเนินการหลังการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์ว่าเป็นไปตามระเบียบฯเพียงใด
3.3
ตรวจสอบข้อมูลสภาพเงินทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคมที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน
4. ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ
(1)
เรื่องการติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ เดือนมิถุนายน
2560
แบบติดตามการดำเนินการแก้ไข
ตามรายงานผลการตรวจสอบกิจการ
ประจำเดือน กรกฎาคม
2560
ข้อสังเกตที่พบ
|
ผลการแก้ไข
|
ข้อเสนอแนะเพื่อพิจารณา
ดำเนินการต่อไป
|
1
มีการจ่ายเงินค่าทัวร์โครงการศึกษาดูงานสหกรณ์ออมทรัพย์ครูระนองเกินกว่าจำนวนผู้เดินทางไปศึกษาดูงาน
จำนวน 2 คนเป็นเงิน 15,400 บาท เนื่องจากเกิดความสบสนในการนับจำนวนสมาชิกผู้ร่วมกิจกรรมตามโครงการ
|
1.อยู่ระหว่างการดำเนินการ
|
1.
ให้ประสานบริษัททัวร์เพื่อขอคืนเงินส่วนเกิน
|
2.
การจ่ายเงินทุนสาธารณประโยชน์รายการทุนการศึกษาบุตรสมาชิก และจ่ายหน่วยงาน
กลุ่มหน่วยงาน ได้มีการมอบหมายให้กรรมการแต่ละหน่วยรับไปมอบให้ซึ่งไม่เป็นการถูกต้องตามวัตถุประสงค์ของการจ่ายเงิน
|
2
ได้มีการดำเนินการจัดทำระเบียบผ่านการพิจารณาของคณะกรรมการอำนวยการแล้ว
ซึ่งจะได้นำสู่การพิจารณาของคณะกรรมการดำเนินการต่อไป
|
2.หากคณะกรรมการจะอำนวยความสะดวกให้สมาชิกและหน่วยงานควรกำหนดระเบียบว่าด้วยการยืมเงินทดรองจ่าย
เพื่อป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้
|
3.ระเบียบวาระการประชุมคณะกรรมการดำเนินการยังขาดการรายงานการใช้จ่ายเงินทุนเพื่อการศึกษาและกองทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม
|
3.1.
ได้มีการมอบหมายกรรมการให้ดำเนินการจัดทำระเบียบแล้ว
3.2
ฝ่ายจัดการได้ดำเนินการแล้ว
|
3.1ให้เร่งรัดจัดทำระเบียบว่าด้วยการใช้เงินทุนเพื่อการศึกษาอบรม
3.2
ในช่วงไม่มีระเบียบให้จัดทำวาระขออนุมัติใช้จ่ายเงินทุนเพื่อการศึกษาอบรมให้ชัดเจนก่อนการใช้
3.3
วาระการประชุมคณะกรรมการดำเนินการทุกเดือนต้องมีการรายงานความเคลื่อนไหวของเงินทุนเพื่อการศึกษาอบรม
และทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม เช่นเดียวกับเงินทุนสาธารณประโยชน์ที่
มีการดำเนินการอยู่แล้ว
|
4.1
ไม่พบโครงการจัดงานมุทิตาจิตแด่สมาชิกที่เกษียณอายุราชการประจำปีการเงิน 2560
ในแผนปฏิบัติการประจำปี 2560 แต่มีการแต่งตั้งคณะกรรมการฝ่าย
ต่าง
ๆ ให้ปฏิบัติงานตามโครงการ
ซึ่งแสดงถึงการให้ความสำคัญในการใช้แผนเป็นเครื่องมือไม่มากนัก
4.2
คณะกรรมการแต่ละฝ่ายมีการดำเนินการไปเกือบแล้วเสร็จ
4.3
การนำเงินสดไปจ่ายนอกสำนักงานเป็นความเสี่ยง และไม่มีระบียบรองรับ
|
4.1
ฝ่ายแผนได้จัดทำโครงการฯเพิ่มเติมเรียบร้อยแล้ว
4.2
คณะกรรมการฝ่ายจัดหายานพาหนะ ฝ่ายที่พัก
และอาหารได้จัดทำรายงานการจัดจ้างตามระเบียบแล้ว
ส่วนฝ่ายอื่นที่เหลือยังไม่พบการดำเนินการ
4.3
มีการจัดทำสัญญายืมเงินโดยใช้รูปแบบของทางราชการ
|
4.1
ให้จัดทำโครงการฯเพิ่มลงในแผนปฏิบัติการ
และให้จัดทำให้แล้วเสร็จเป็นเล่มให้เรียบร้อย
4.2
ให้คณะกรรมการแต่ละฝ่ายดำเนินการให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการพัสดุ
และระเบียบว่าด้วยการจ่ายเงินของสหกรณ์
4.3
ให้คณะกรรมการดำเนินการพิจารณาให้มีการจัดทำสัญญายืมเงินเพื่อไปจ่ายนอกสถานที่
เนื่องจากยังไม่มีระเบียบ
|
(2) ตรวจสอบการดำเนินการหลังการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์
ได้ตรวจสอบการใช้จ่ายเงินทุนสาธารณประโยชน์
พบว่าในปีการเงิน 2560 มีการใช้จ่ายไปแล้ว จำนวน 615,800 บาท จากจำนวนทั้งสิ้น
731,800 บาท คงเหลือ 116,000บาท
โดยใช้จ่ายตามระเบียบว่าด้วยการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์ ของสหกรณ์ ซึ่งได้จ่ายเป็นทุนการศึกษาบุตรสมาชิก
จ่ายให้หน่วยงานทางการศึกษา กลุ่มหน่วยงาน และจ่ายเพื่อการกุศล ตามที่ระเบียบกำหนด
ข้อสังเกต เงินช่วยเหลือหน่วยงานทางการศึกษา
กลุ่มหน่วยงาน ที่คณะกรรมการเห็นชอบจัดสรรให้อย่างทั่วถึง
สหกรณ์ฯยังไม่ได้พิจารณาข้อ 13 แห่งระเบียบว่าด้วยการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์
ซึ่งระบุว่า
“ข้อ 13 คณะกรรมการดำเนินการอาจแต่งตั้งอนุกรรมการขึ้น
ติดตามการใช้ทุนสาธารณประโยชน์ ของหน่วยงานต่าง ๆ
เพื่อประกอบการพิจารณาให้ทุนสาธารณประโยชน์ในปีต่อ ๆ ไป
และเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการใช้ทุนสาธารณประโยชน์”
สำหรับวัตถุประสงค์ได้ระบุไว้ในข้อ
11 ดังนี้
“ข้อ 11 ให้คณะกรรมการดำเนินการพิจารณาจัดสรรทุนสาธารณประโยชน์
เพื่อช่วยเหลือหน่วยงานทางการศึกษาในการจัดกิจกรรมต่าง ๆ
ตามความเหมาะสม
โดยคำนึงถึงประโยชน์ที่สมาชิกของสหกรณ์จะได้รับ”
การขาดการดำเนินการทำให้ขาดข้อมูลในการพิจารณา
เงินที่จ่ายไปจึงอาจไม่คุ้มค่า บางหน่วยงานไม่ปรากฏมีกิจกรรมดำเนินการ เช่นกลุ่มโรงเรียนบางกลุ่ม
ยุบรวมไปแล้ว แต่ก็ยังมีการจัดสรรไปให้เป็นต้น นอกจากนี้ ข้อ 18
แห่งระเบียบยังได้กำหนดไว้ ดังนี้
“ ข้อ 18 ในการจ่ายเงินทุนสาธารณประโยชน์ไม่ว่ากรณีใด ๆ ก็ตามจะต้องมีหลักฐานประกอบการจ่ายเงินทุกรายดังนี้
18.1 ถ้าสหกรณ์จ่ายทุนสาธารณประโยชน์ในฐานะเป็นผู้จัดกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่งเอง ต้องมีใบสำคัญรับเงิน หรือหลักฐานการจัดทำ หรือจัดซื้อโดยละเอียด
18.2 ถ้าสหกรณ์จ่ายทุนสาธารณประโยชน์สมทบ เพื่อการใดต้องให้ผู้มีอำนาจในการจัดทำ
หรือ ผู้มีอำนาจในการรับเงินนั้นออกหลักฐานการรับเงินนั้น ๆ ให้แก่สหกรณ์โดยครบถ้วนและถูกต้อง”
ในปีนี้ สหกรณ์ จัดบริการแก่หน่วยงาน
โดยให้กรรมการเซ็นรับเงินเพื่อไปจ่ายให้หน่วยงาน
ซึ่งเป็นการบริการที่ไม่สอดคล้องกับระเบียบ และอาจเกิดข้อสงสัยได้
ข้อเสนอแนะ ควรมีการดำเนินการตามระเบียบ ข้อ 13 เพื่อเป็นข้อมูลจัดสรรปีต่อไป
หากมีการดำเนินการตามข้อ
13 ก็จะได้ข้อมูลและหลักฐานตามข้อ 18 แห่งระเบียบด้วย
(3)
ตรวจสอบการใช้จ่ายเงินกองทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม
จากการตรวจสอบรายงานการประชุมของคณะกรรมการดำเนินการ พบว่า
ในปีนี้มีแนวคิดที่จะมอบสวัสดิการให้สมาชิกเพิ่มมากขึ้นในหลายรูปแบบ
และให้ทั่วถึงสมาชิกทุกคน โดยมีแนวคิดที่จะจัดสวัสดิการให้กับสมาชิกผู้มาประชุมใหญ่คนละ
300 บาท เมื่อรวมกับเบี้ยประชุมที่เคยได้รับ 1.200 บาท จะได้รับคนละ 1,500 บาท
และมีแนวคิดมอบสวัสดิการในการแต่งงานครั้งแรกของสมาชิก จำนวน 5,000 บาท
และให้สวัสดิการแก่การมีบุตรคนแรก จำนวน 2,000บาท นับเป็นเรื่องที่ดี
และควรกระทำอย่างยิ่ง
ข้อสังเกต องค์ประกอบที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เกิดความเป็นไปได้ในระดับที่พึงพอใจ
เห็นว่ามีดังนี้
1. ระเบียบที่เกี่ยวข้อง ถ้าเงินที่จะใช้เป็นเงินกองทุนซึ่งจัดสรรมาจากกำไรสุทธิประจำปี
ระเบียบหรือหลักเกณฑ์การจ่ายก็เป็นเรื่องของคณะกรรมการกำหนด นับว่าไม่มีปัญหา
2 เงินที่จะใช้ต้องเพียงพอ
ดังนั้นความจำเป็นในด้านข้อมูลต้องแม่นยำและชัดเจน
3. แหล่งที่มาของเงินทุน ณ
ปัจจุบันมี 2 แหล่ง คือ เงินทุนเดิมที่เหลือจากปีที่ผ่านมา
และการจัดสรรกำไรสุทธิในปีที่จะสิ้นสุด
3.1
เงินทุนเดิม”เงินทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม” จากการตรวจสอบพบว่ามีคงเหลือ
เพียง 247,522.38 บาท ทั้งนี้ได้ตรวจสอบยอดเงินตามบัญชีเงินฝากธนาคาร ชื่อบัญชี
“กองทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม” จำนวน 3 ล้านเศษ
ที่มีการกล่าวถึงมาตั้งแต่ต้นปีนั้น เงินยอดนี้มีการใช้จ่ายมาตั้งแต่ปีการเงิน
2547 โดยมีการจัดสรรกำไรเพิ่มขึ้น มีการใช้จ่าย
ซึ่งยอดรายการจะปรากฏทุกปีตามงบดุล
ในรายการเงินทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม แต่บัญชีเงินฝากธนาคารที่ปรากฏก็มียอดแสดงเป็นเงินของสหกรณ์
ซึ่งมิได้ถอนตามที่ระเบียบกำหนด ด้วยเหตุผล หาผู้มีอำนาจถอนได้ไม่ครบ จึงล่วงเลย
ปรากฏให้เกิดการเข้าใจที่คาดเคลื่อน
3.1
เงินใหม่ที่จะได้จากกำไรสุทธิในปี่นี้ ซึ่งจะสามารถคาดการณ์ได้พอสมควรเพราะมีเวลาอีกเพียง
2 เดือนก็สิ้นปี
ข้อเสนอแนะ ควรมีผู้ศึกษาข้อมูลที่ชัดเจนและวางแผนให้รัดกุม
สุมารี อุสาหะ ผู้ตรวจสอบกิจการ
จ.ส.อ.ดิเรก
พรประเสริฐ
ผู้ตรวจสอบกิจการ
สุมาลี
ชูจันทร์
ผู้ตรวจสอบกิการ
วันชัย
กล้าเอี่ยม ผู้ตรวจสอบกิจการ
|
||
|