รายงานการตรวจสอบกิจการเดือนกรกฎาคม

รายงานการตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน กรกฎาคม 2560

เรียน   คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

          ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 4  คน  ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 7 สิงหาคม  2560 ตามแผนที่กำหนดไว้ จึงขอรายงามผลการตรวจสอบ ดังนี้

1. เรื่องที่ตรวจ

   1.1  ติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ เดือน มิถุนายน 2560

   1.2  ตรวจสอบการใช้จ่ายเงินโครงการศึกษาดูงาน

   1.3 ตรวจสอบการใช้จ่ายเงินกองทุน

   1.4  ตรวจสอบการดำเนินการโครงการจัดงานมุทิตาจิตแด่สมาชิกที่เกษียณอายุราชการประจำปีการเงิน 2560

    2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

        2.1 เพื่อตรวจสอบการดำเนินการตามข้อสังเกต และข้อเสนอแนะ

        2.2 เพื่อตรวจสอบการใช้จ่ายเงินโครงการศึกษาดูงาน  ค่าทัวร์บริการเหมาจ่าย ว่าถูกต้องตามสัญญาหรือไม่

         2.3 เพื่อตรวจสอบการใช้จ่ายเงินทุนสาธารณประโยชน์ เงินทุนเพื่อการศึกษาอบรม เงินทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคมว่าเป็นไปตามระเบียบหรือไม่

         2.4 เพื่อตรวจสอบการดำเนินการของโครงการ ถูกต้องตามขั้นตอนและเป็นไปตามระเบียบฯหรือไม่ อย่างไร

        3. ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ

          3.1 สอบถามและตรวจสอบการดำเนินการตามข้อเสนอแนะและข้อสังเกต

          3.2 ตรวจสอบหลักฐานการจ่ายเงินโครงการศึกษาดูงานสหกรณ์ออมทรัพย์ครูระนอง รายการค่าทัวร์เปรียบเทียบกับสัญญาที่ทำไว้กับผู้รับจ้างหรือไม่

      3.3 ตรวจสอบหลักฐานการจ่ายเงินกองทุน เปรียบเทียบระเบียบและมติคณะกรรมการ

      3.4 ตรวจสอบกระบวนการดำเนินงานของคณะกรรมการจัดงานแสดงมุทิตาจิตฯ แต่ละคณะว่ามีแนวทางการดำเนินการตามระเบียบของสหกรณ์หรือไม่

4. ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ

          (1) เรื่องการติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ เดือนพฤษภาคม 2560

แบบติดตามการดำเนินการแก้ไข ตามรายงานผลการตรวจสอบกิจการ

ประจำเดือน  มิถุนายน  2560

ข้อสังเกตที่พบ	ผลการแก้ไข	ข้อเสนอแนะเพื่อพิจารณา ดำเนินการต่อไป
1.เจ้าหน้าที่การเงินได้จ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงในการศึกษาดูงานให้กับผู้มารับแทนผู้ไม่ได้ไปเข้าร่วมศึกษาดูงานจำนวน 1 ราย เป็นเงิน 1,500 บาท	1.คณะกรรมการได้เรียกคืนมาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว	1. ให้เรียกคืนจากผู้ที่รับเงินไป
2. รายรับที่เกิดจากค่าธรรมเนียมแรกเข้ามีจำนวนที่ต่ำกว่าประมาณการถึงร้อยละ 82	2. ฝ่ายประชาสัมพันธ์รับไปดำเนินการ	2. ควรมีการประชาสัมพันธ์เชิญชวนเข้าเป็นสมาชิก และประชาสัมพันธ์เจาะกลุ่มบุคคลเป้าหมาย
(2) การใช้จ่ายเงินโครงการศึกษาดูงานสหกรณ์ออมทรัพย์ครูระนองรายการค่าทัวร์                    จากการสอบถามข้อมูลจากผู้จัดการ และตรวจสอบข้อตกลงกับบริษัททัวร์พบว่า มีข้อตกลงการบริการเป็นรายหัวตามจำนวนผู้ที่ไปศึกษาดูงาน ซึ่งเดิมมีการสำรวจ และมีผู้ประสงค์ร่วมเดินทางไปศึกษาดูงาน จำนวน 37 คนและเมื่อถึงกำหนดเวลาเดินทาง ได้มีการตรวจสอบรายชื่อว่าครบ 37 คนหรือไม่ ได้รับการยืนยันว่าครบ ผู้จัดการจึงได้จ่ายเงินให้บริษัททัวร์ จำนวน 284,900 บาท แต่เมื่อเดินทางจริงมีผู้ติดภารกิจจำเป็นไม่สามารถร่วมเดินทางไปได้ จำนวน 2 คน คงเหลือ ร่วมเดินทางไปศึกษาดูงานจำนวน 35 คน ได้รับการยืนยันจากผู้จัดการว่า ข้อตกลงกับบริษัทคือ จำนวนผู้เดินทางไปจริง ในอัตราคนละ 7,700 บาท  จึงจ่ายเงินเกินไป จำนวน 15,400 บาท          ข้อสังเกต  มีการจ่ายเงินตามจำนวนแห่งข้อตกลงจริง แต่มีความผิดพลาดด้านการตรวจสอบข้อมูลจำนวนคน          ข้อเสนอแนะ  ให้ประสานบริษัททัวร์เพื่อเรียกเงินส่วนเกินคืน          (3) การจ่ายเงินกองทุนสาธารณประโยชน์ ทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม ทุนเพื่อการศึกษาอบรม              จากการตรวจสอบเอกสารรายงานการประชุมฉบับ วันที่ 19 กรกฎาคม 2560 พบมีการใช้จ่ายเงินทุนสาธารณประโยชน์ เงินทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม และเงินทุนเพื่อการศึกษาอบรม            ข้อสังเกต  1. เงินทุนสาธารณประโยชน์ ที่ประชุมอนุมัติ จ่ายเป็นทุนการศึกษาบุตรสมาชิก จำนวน 136,300 บาท  จ่ายหน่วยงานและกลุ่มหน่วยงาน จำนวน 409,900 บาท จำนวมทั้งสิ้น 545,300บาท  แต่การจ่ายคณะกรรมการนำเงินไปจ่าย และให้ผู้รับลงชื่อรับนำมาให้สหกรณ์ฯ ซึ่งวันที่รับจะแตกต่างกัน การลงบัญชีจะไม่ถูกต้องตามข้อเท็จจริง คณะกรรมที่รับเงินไปก็ไม่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ของการจ่ายเงิน                           2 เงินทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม มีการจ่ายให้สวัสดิการตามระเบียบ และมีการรายงานผลการดำเนินงานตามโครงการ แต่ถ้านำมารายงานจำนวนคงเหลือและรายการที่ใช้ไปในเดือนนี้ เช่นเดียวกับการรายงานเงินทุนสาธารณประโยชน์ จะทำให้สามารถบริหารเงินกองทุนได้ดี                           3. เงินทุนเพื่อการศึกษาอบรมไม่มีระเบียบ แต่มีการใช้จ่าย และยังไม่พบว่ามีการรายงานยอดคงเหลือ และการใช้จ่ายให้ที่ประชุมรับทราบ และอนุมัติอย่างชัดเจน            ข้อเสนอแนะ   1 .ควรกำหนดระเบียบว่าด้วยเงินยืมทดลองจ่าย เพื่อใช้ในการบริหารเงิน เช่น การให้เงินกรรมการไปจ่ายเงินทุนการศึกษาบุตรสมาชิก จ่ายให้หน่วยงานทางการศึกษา หากมีระเบียบรองรับจะมีความโปร่งใส ป้องกันความเสี่ยง และถูกต้องตามวัตถุประสงค์  สำหรับระเบียบนี้ กรมตรวจบัญชีสหกรณ์เคยมีหนังสือแนะนำ และมีตัวอย่างระเบียบให้ดำเนินการ                                2. เงินทุนทั้ง 3 ทุน ดังกล่าวข้างต้น มีการเคลื่อนไหวในการใช้ การบริหาร ทุกเดือน ควรนำแจ้งที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการ เช่นเดียวกับทุนสาธารณประโยชน์                                3. เมื่อยังไม่มีระเบียบที่เกี่ยวข้องกับทุนการศึกษาอบรม หากจำเป็นต้องใช้ต้องนำเข้าขออนุมัติคณะกรรมการให้มีความชัดเจนว่าใช้ทำอะไร เมื่อไร จำนวนเท่าไร               (4) การดำเนินการโครงการจัดงานมุทิตาจิตแด่สมาชิกที่เกษียณอายุราชการประจำปีการเงิน 2560            ได้ตรวจสอบเอกสารการประชุมคณะกรรมการดำเนินการ ครั้งที่ 8/2560 วันที่ 19 กรกฎาคม 2560 พบว่า เป็นโครงการตามแผนกลยุทธ์ที่ 2 แต่เมือขอตรวจสอบรายละเอียดของโครงการตามแผนปฏิบัติการ ปี 2560 ไม่พบว่ามีโครงการนี้ แต่มีคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการจัดงานแสดงมุทิตาจิตแด่สมาชิกสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด โดยมีคณะกรรมการถึง 9 ฝ่าย             จากการติดตามการดำเนินการของคณะกรรมการแต่ละฝ่าย มีการดำเนินการไปก้าวหน้าเกือบจะแล้วเสร็จ ในแต่ละฝ่าย ซึ่งส่วนใหญ่ใช้แนวการดำเนินการเดิม ๆ ตามที่ผ่านมา และเสมือนเป็นการดำเนินการที่เร่งรีบ จึงทำให้ขาดการพิจารณาระเบียบต่าง ๆ ที่สหกรณ์กำหนดไว้ ทั้งนี้ การดำเนินการที่ผ่านมา คณะผู้ตรวจสอบกิจการได้เคยให้ข้อสังเกต และข้อเสนอแนะไว้แล้ว              ข้อสังเกต  1. การบริหารงานของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องยังให้ความสำคัญกับการใช้แผนเป็นเครื่องมือไม่มากนัก ประกอบกับแผนปฏิบัติงานยังขาดความสมบูรณ์                            2. โครงการนี้มีรายการที่จำเป็นต้องใช้เงินค่อนข้างสูง และหลายรายการ หากขาดความรอบคอบและให้ความสนใจในระเบียบน้อย จะทำให้ขาดหลักความถูกต้อง และประหยัด                           3. การนำเงินสหกรณ์ออกไปเพื่อใช้จ่ายในกิจกรรมต่าง ๆ ที่กำหนดจะดำเนินการในต่างจังหวัด พึงดำเนินการให้ถูกต้อง รัดกุม ปลอดภัย             ข้อเสนอแนะ 1. โครงการหรือกิจกรรมนี้หากใช้งบประมาณตามประมาณการค่าใช้จ่าย รายการค่าพัฒนาสมาชิกจำนวน 700,000 บาท ควรเขียนเป็นโครงการไว้ในแผนปฏิบัติการประจำปีด้วย                             2. การดำเนินการของแต่ละฝ่าย เช่น ฝ่ายจัดหายานพาหนะ ฝ่ายจัดหาที่พัก ฝ่ายจัดหาของขวัญ ฯลฯ  จำเป็นต้องซื้อ หรือจ้าง ต้องดำเนินการตามระเบียบว่าด้วยการพัสดุ ไม่ควรใช้เหตุผลว่าเร่งรีบ เพราะเป็นงานที่ต้องรับทราบมาตั้งแต่การประชุมใหญ่เสร็จสิ้นลง
3. การดำเนินการของแต่ละฝ่ายจำเป็นต้องนำเงินไปใช้จ่าย ซึ่งต้องใช้หลักการยืมเงินทดรองจ่าย แต่ยังไม่ได้กำหนดระเบียบขึ้นใช้ ดังนั้นที่ประชุมคณะกรรมการจึงควรอนุมัติให้ทำสัญญายืม เพื่อการดำเนินการ และกำหนดระยะเวลาส่งใช้หลักฐาน                                                   สุมารี  อุสาหะ                         ผู้ตรวจสอบกิจการ                                                จ.ส.อ.ดิเรก   พรประเสริฐ          ผู้ตรวจสอบกิจการ                                                 สุมาลี  ชูจันทร์                          ผู้ตรวจสอบกิการ                                                            วันชัย  กล้าเอี่ยม                  ผู้ตรวจสอบกิจการ