รายงานการตรวจสอบกิจการเดือนสิงหาคม

รายงานการตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน  สิงหาคม  2560

เรียน   คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

          ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 4  คน  ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 12  กันยายน  2560 ตามแผนที่กำหนดไว้ จึงขอรายงามผลการตรวจสอบ ดังนี้

1. เรื่องที่ตรวจ

   1.1  ติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ เดือน กรกฎาคม 2560

   1.2  ตรวจสอบการดำเนินการหลังการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์

   1.3 ตรวจสอบการใช้จ่ายเงินกองทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม

    2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

        2.1 เพื่อตรวจสอบการดำเนินการตามข้อสังเกต และข้อเสนอแนะ

        2.2 เพื่อตรวจสอบหลักฐานการใช้จ่ายเงินทุนสาธารณประโยชน์ ว่าเป็นไปตามระเบียบหรือไม่

         2.3 เพื่อตรวจสอบการข้อมูลสภาพใช้จ่าย เงินทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม     3. ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ

          3.1 สอบถามและตรวจสอบการดำเนินการตามข้อเสนอแนะและข้อสังเกต

          3.2 ตรวจสอบหลักฐานการดำเนินการหลังการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์ว่าเป็นไปตามระเบียบฯเพียงใด

          3.3 ตรวจสอบข้อมูลสภาพเงินทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคมที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน

4. ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ

          (1) เรื่องการติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ เดือนมิถุนายน 2560

แบบติดตามการดำเนินการแก้ไข ตามรายงานผลการตรวจสอบกิจการ

ประจำเดือน  กรกฎาคม  2560

ข้อสังเกตที่พบ	ผลการแก้ไข	ข้อเสนอแนะเพื่อพิจารณา ดำเนินการต่อไป
1 มีการจ่ายเงินค่าทัวร์โครงการศึกษาดูงานสหกรณ์ออมทรัพย์ครูระนองเกินกว่าจำนวนผู้เดินทางไปศึกษาดูงาน จำนวน 2 คนเป็นเงิน 15,400 บาท เนื่องจากเกิดความสบสนในการนับจำนวนสมาชิกผู้ร่วมกิจกรรมตามโครงการ	1.อยู่ระหว่างการดำเนินการ	1. ให้ประสานบริษัททัวร์เพื่อขอคืนเงินส่วนเกิน
2. การจ่ายเงินทุนสาธารณประโยชน์รายการทุนการศึกษาบุตรสมาชิก และจ่ายหน่วยงาน กลุ่มหน่วยงาน ได้มีการมอบหมายให้กรรมการแต่ละหน่วยรับไปมอบให้ซึ่งไม่เป็นการถูกต้องตามวัตถุประสงค์ของการจ่ายเงิน	2 ได้มีการดำเนินการจัดทำระเบียบผ่านการพิจารณาของคณะกรรมการอำนวยการแล้ว ซึ่งจะได้นำสู่การพิจารณาของคณะกรรมการดำเนินการต่อไป	2.หากคณะกรรมการจะอำนวยความสะดวกให้สมาชิกและหน่วยงานควรกำหนดระเบียบว่าด้วยการยืมเงินทดรองจ่าย เพื่อป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้
3.ระเบียบวาระการประชุมคณะกรรมการดำเนินการยังขาดการรายงานการใช้จ่ายเงินทุนเพื่อการศึกษาและกองทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม	3.1. ได้มีการมอบหมายกรรมการให้ดำเนินการจัดทำระเบียบแล้ว 3.2 ฝ่ายจัดการได้ดำเนินการแล้ว	3.1ให้เร่งรัดจัดทำระเบียบว่าด้วยการใช้เงินทุนเพื่อการศึกษาอบรม 3.2 ในช่วงไม่มีระเบียบให้จัดทำวาระขออนุมัติใช้จ่ายเงินทุนเพื่อการศึกษาอบรมให้ชัดเจนก่อนการใช้ 3.3 วาระการประชุมคณะกรรมการดำเนินการทุกเดือนต้องมีการรายงานความเคลื่อนไหวของเงินทุนเพื่อการศึกษาอบรม และทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม เช่นเดียวกับเงินทุนสาธารณประโยชน์ที่ มีการดำเนินการอยู่แล้ว
4.1 ไม่พบโครงการจัดงานมุทิตาจิตแด่สมาชิกที่เกษียณอายุราชการประจำปีการเงิน 2560 ในแผนปฏิบัติการประจำปี 2560 แต่มีการแต่งตั้งคณะกรรมการฝ่าย ต่าง ๆ ให้ปฏิบัติงานตามโครงการ ซึ่งแสดงถึงการให้ความสำคัญในการใช้แผนเป็นเครื่องมือไม่มากนัก 4.2 คณะกรรมการแต่ละฝ่ายมีการดำเนินการไปเกือบแล้วเสร็จ 4.3 การนำเงินสดไปจ่ายนอกสำนักงานเป็นความเสี่ยง และไม่มีระบียบรองรับ	4.1 ฝ่ายแผนได้จัดทำโครงการฯเพิ่มเติมเรียบร้อยแล้ว 4.2 คณะกรรมการฝ่ายจัดหายานพาหนะ ฝ่ายที่พัก และอาหารได้จัดทำรายงานการจัดจ้างตามระเบียบแล้ว ส่วนฝ่ายอื่นที่เหลือยังไม่พบการดำเนินการ 4.3 มีการจัดทำสัญญายืมเงินโดยใช้รูปแบบของทางราชการ	4.1 ให้จัดทำโครงการฯเพิ่มลงในแผนปฏิบัติการ และให้จัดทำให้แล้วเสร็จเป็นเล่มให้เรียบร้อย 4.2 ให้คณะกรรมการแต่ละฝ่ายดำเนินการให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการพัสดุ และระเบียบว่าด้วยการจ่ายเงินของสหกรณ์ 4.3 ให้คณะกรรมการดำเนินการพิจารณาให้มีการจัดทำสัญญายืมเงินเพื่อไปจ่ายนอกสถานที่ เนื่องจากยังไม่มีระเบียบ
(2) ตรวจสอบการดำเนินการหลังการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์                  ได้ตรวจสอบการใช้จ่ายเงินทุนสาธารณประโยชน์ พบว่าในปีการเงิน 2560 มีการใช้จ่ายไปแล้ว จำนวน 615,800 บาท จากจำนวนทั้งสิ้น 731,800 บาท คงเหลือ 116,000บาท โดยใช้จ่ายตามระเบียบว่าด้วยการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์ ของสหกรณ์ ซึ่งได้จ่ายเป็นทุนการศึกษาบุตรสมาชิก จ่ายให้หน่วยงานทางการศึกษา กลุ่มหน่วยงาน และจ่ายเพื่อการกุศล ตามที่ระเบียบกำหนด          ข้อสังเกต เงินช่วยเหลือหน่วยงานทางการศึกษา กลุ่มหน่วยงาน ที่คณะกรรมการเห็นชอบจัดสรรให้อย่างทั่วถึง สหกรณ์ฯยังไม่ได้พิจารณาข้อ 13 แห่งระเบียบว่าด้วยการใช้เงินทุนสาธารณประโยชน์ ซึ่งระบุว่า           “ข้อ 13  คณะกรรมการดำเนินการอาจแต่งตั้งอนุกรรมการขึ้น  ติดตามการใช้ทุนสาธารณประโยชน์   ของหน่วยงานต่าง ๆ  เพื่อประกอบการพิจารณาให้ทุนสาธารณประโยชน์ในปีต่อ ๆ  ไป  และเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการใช้ทุนสาธารณประโยชน์”            สำหรับวัตถุประสงค์ได้ระบุไว้ในข้อ 11 ดังนี้           “ข้อ 11  ให้คณะกรรมการดำเนินการพิจารณาจัดสรรทุนสาธารณประโยชน์  เพื่อช่วยเหลือหน่วยงานทางการศึกษาในการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ตามความเหมาะสม  โดยคำนึงถึงประโยชน์ที่สมาชิกของสหกรณ์จะได้รับ”            การขาดการดำเนินการทำให้ขาดข้อมูลในการพิจารณา เงินที่จ่ายไปจึงอาจไม่คุ้มค่า บางหน่วยงานไม่ปรากฏมีกิจกรรมดำเนินการ เช่นกลุ่มโรงเรียนบางกลุ่ม ยุบรวมไปแล้ว แต่ก็ยังมีการจัดสรรไปให้เป็นต้น นอกจากนี้ ข้อ 18 แห่งระเบียบยังได้กำหนดไว้ ดังนี้        “ ข้อ 18  ในการจ่ายเงินทุนสาธารณประโยชน์ไม่ว่ากรณีใด ๆ  ก็ตามจะต้องมีหลักฐานประกอบการจ่ายเงินทุกรายดังนี้                    18.1  ถ้าสหกรณ์จ่ายทุนสาธารณประโยชน์ในฐานะเป็นผู้จัดกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่งเอง  ต้องมีใบสำคัญรับเงิน  หรือหลักฐานการจัดทำ  หรือจัดซื้อโดยละเอียด                    18.2  ถ้าสหกรณ์จ่ายทุนสาธารณประโยชน์สมทบ  เพื่อการใดต้องให้ผู้มีอำนาจในการจัดทำ  หรือ ผู้มีอำนาจในการรับเงินนั้นออกหลักฐานการรับเงินนั้น ๆ  ให้แก่สหกรณ์โดยครบถ้วนและถูกต้อง”           ในปีนี้ สหกรณ์ จัดบริการแก่หน่วยงาน โดยให้กรรมการเซ็นรับเงินเพื่อไปจ่ายให้หน่วยงาน ซึ่งเป็นการบริการที่ไม่สอดคล้องกับระเบียบ และอาจเกิดข้อสงสัยได้                 ข้อเสนอแนะ  ควรมีการดำเนินการตามระเบียบ ข้อ 13 เพื่อเป็นข้อมูลจัดสรรปีต่อไป หากมีการดำเนินการตามข้อ 13 ก็จะได้ข้อมูลและหลักฐานตามข้อ 18 แห่งระเบียบด้วย                      (3) ตรวจสอบการใช้จ่ายเงินกองทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม              จากการตรวจสอบรายงานการประชุมของคณะกรรมการดำเนินการ พบว่า ในปีนี้มีแนวคิดที่จะมอบสวัสดิการให้สมาชิกเพิ่มมากขึ้นในหลายรูปแบบ และให้ทั่วถึงสมาชิกทุกคน โดยมีแนวคิดที่จะจัดสวัสดิการให้กับสมาชิกผู้มาประชุมใหญ่คนละ 300 บาท เมื่อรวมกับเบี้ยประชุมที่เคยได้รับ 1.200 บาท จะได้รับคนละ 1,500 บาท และมีแนวคิดมอบสวัสดิการในการแต่งงานครั้งแรกของสมาชิก จำนวน 5,000 บาท และให้สวัสดิการแก่การมีบุตรคนแรก จำนวน 2,000บาท นับเป็นเรื่องที่ดี     และควรกระทำอย่างยิ่ง                ข้อสังเกต  องค์ประกอบที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เกิดความเป็นไปได้ในระดับที่พึงพอใจ เห็นว่ามีดังนี้                 1.  ระเบียบที่เกี่ยวข้อง  ถ้าเงินที่จะใช้เป็นเงินกองทุนซึ่งจัดสรรมาจากกำไรสุทธิประจำปี ระเบียบหรือหลักเกณฑ์การจ่ายก็เป็นเรื่องของคณะกรรมการกำหนด นับว่าไม่มีปัญหา                 2 เงินที่จะใช้ต้องเพียงพอ ดังนั้นความจำเป็นในด้านข้อมูลต้องแม่นยำและชัดเจน                 3. แหล่งที่มาของเงินทุน ณ ปัจจุบันมี 2 แหล่ง คือ เงินทุนเดิมที่เหลือจากปีที่ผ่านมา และการจัดสรรกำไรสุทธิในปีที่จะสิ้นสุด                    3.1 เงินทุนเดิม”เงินทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม” จากการตรวจสอบพบว่ามีคงเหลือ เพียง 247,522.38 บาท ทั้งนี้ได้ตรวจสอบยอดเงินตามบัญชีเงินฝากธนาคาร ชื่อบัญชี “กองทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม” จำนวน 3 ล้านเศษ ที่มีการกล่าวถึงมาตั้งแต่ต้นปีนั้น เงินยอดนี้มีการใช้จ่ายมาตั้งแต่ปีการเงิน 2547 โดยมีการจัดสรรกำไรเพิ่มขึ้น มีการใช้จ่าย ซึ่งยอดรายการจะปรากฏทุกปีตามงบดุล ในรายการเงินทุนสะสมเพื่อสวัสดิการสมาชิกและสังคม แต่บัญชีเงินฝากธนาคารที่ปรากฏก็มียอดแสดงเป็นเงินของสหกรณ์ ซึ่งมิได้ถอนตามที่ระเบียบกำหนด ด้วยเหตุผล หาผู้มีอำนาจถอนได้ไม่ครบ จึงล่วงเลย ปรากฏให้เกิดการเข้าใจที่คาดเคลื่อน                     3.1 เงินใหม่ที่จะได้จากกำไรสุทธิในปี่นี้ ซึ่งจะสามารถคาดการณ์ได้พอสมควรเพราะมีเวลาอีกเพียง 2 เดือนก็สิ้นปี                ข้อเสนอแนะ    ควรมีผู้ศึกษาข้อมูลที่ชัดเจนและวางแผนให้รัดกุม                                                      สุมารี  อุสาหะ                         ผู้ตรวจสอบกิจการ                                                   จ.ส.อ.ดิเรก   พรประเสริฐ          ผู้ตรวจสอบกิจการ                                                   สุมาลี  ชูจันทร์                          ผู้ตรวจสอบกิการ                                                               วันชัย  กล้าเอี่ยม                  ผู้ตรวจสอบกิจการ