รายงานการตรวจสอบกิจการเดือนกันยายน 2560

รายงานการตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน  กันยายน 2560

เรียน   คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

          ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 4  คน  ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 6  96]k8,  2560 ตามแผนที่กำหนดไว้ จึงขอรายงามผลการตรวจสอบ ดังนี้

1. เรื่องที่ตรวจ

   1.1  สรุปผลการตรวจสอบ ตั้งแต่ 1 ธันวาคม 2559 – 30 กันยายน 2560

    2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

        2.1 เพื่อสรุปข้อสังเกต และข้อเสนอแนะเป็นหมวดหมู่

4. ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ

          (1) เรื่องการติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ เดือนมิถุนายน 2560

แบบติดตามการดำเนินการแก้ไข ตามรายงานผลการตรวจสอบกิจการ

ประจำเดือน สิงหาคม  2560

ข้อสังเกตที่พบ

ผลการแก้ไข

ข้อเสนอแนะเพื่อพิจารณา ดำเนินการต่อไป

ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะ

ของผู้ตรวจสอบกิจการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด ปี 2560

............................................

1. บทสรุปสำหรับผู้บริหาร

          ปีการเงิน 2560 ( 1 ธันวาคม 2559 – 30 พฤศจิกายน 2560) คณะผู้ตรวจสอบกิจการตามที่   ที่ประชุมใหญ่ได้เลือกตั้งให้ทำหน้าที่ผู้ตรวจสอบกิจการประกอบด้วย 1.นางสาวสุมารี อุสาหะ                  2. จ.ส.อ.ดิเรก พรประเสริฐ 3. นางสุมาลี ชูจันทร์ 4. นายสำราญ  ชูเนตร (ถึงแก่กรรมระหว่างปี) และ           5.นายวันชัย กล้าเอี่ยม

          คณะผู้ตรวจสอบกิจการได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด ตามบทบาทหน้าที่ โดยมีแผนการตรวจสอบรายปี และในแต่ละเดือนกำหนดแนวทางการตรวจสอบเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง โดยได้ใช้ข้อบังคับ ระเบียบฯ แผนปฏิบัติงานประจำปีของสหกรณ์  โครงสร้างการบริหารงาน มติที่ประชุมใหญ่ มติที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินงาน คำสั่ง ประกาศ รวมทั้งข้อมูลแวดล้อมเป็นเครื่องมือ สำหรับวิธีการตรวจสอบ ใช้การพูดคุย สัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติและผู้เกี่ยวข้อง ตรวจเอกสารหลักฐาน การสอบทานจากสมาชิก  และข้อมูลประกอบจาก Line , Facebook , web side (konkae1.blogspot.com) , E.-mail และโทรศัพท์ สำหรับข้อมูลจากข้อสังเกตและข้อเสนอแนะที่นำมาเป็นบทสรุปสำหรับผู้บริหารนี้ ได้จากผลการตรวจสอบกิจการ สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงบุรีจำกัด ตั้งแต่เดือน ธันวาคม 2559 ถึงเดือน กันยายน 2560 โดยได้นำผลการตรวจมาสรุปเป็นหมวดหมู่ได้ดังนี้

          1. เรื่องการจัดประชุมใหญ่สามัญประจำปี

ข้อสังเกต         (1) หลังจากวันประชุมพบเอกสารรายงานกิจการประจำปี เหลือจำนวนมาก

                   (2) มีสมาชิกที่ไม่ได้เข้าประชุมมารับเงิน ค่ารับรองสมาชิกที่มาประชุมใหญ่ ที่สหกรณ์ออมทรัพย์ โดยนำหลักฐานการรักษาพยาบาล หรือหลักฐานการไปราชการมาประกอบคำร้อง

                     (3) หลักฐานการจ่ายเงินให้สมาชิกตามข้อ 2 ผู้รับเงินไม่ตรงกับรายชื่อตามคำร้องและหลักฐานประกอบ

ข้อเสนอแนะ     (1) ควรจัดระบบการแจกจ่ายเอกสารการประชุมให้สอดคล้องกับจำนวนผู้เข้าประชุม โดยควรนำฐานข้อมูลปีที่ผ่านมาวางแผนในการการกำหนดจำนวนที่พิมพ์ และกระบวนการแจก

                   (2) การจ่ายเงินค่ารับรองการมาประชุมใหญ่ให้กับผู้ไม่ได้มาประชุมใหญ่ เป็นการจ่ายไม่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ และไม่มีระเบียบที่จะให้ดำเนินการได้ หากจะจ่ายควรจ่ายในรูปแบบอื่นๆที่ถูกต้องตามระเบียบ

                   (3) ควรมีการประชาสัมพันธ์ให้สมาชิกได้รับทราบในการรับเงินว่าไม่สามรถรับแทนกันได้และผู้จ่ายเงินต้องเพิ่มความละเอียดรอบครอบก่อนการจ่ายเงินให้มากขึ้น

          2.เรื่องที่เกี่ยวกับระเบียบ

ข้อสังเกต         (1) ระเบียบขาดความสมบูรณ์ทำให้ผู้ปฏิบัติขาดแนวทางในการปฏิบัติ งานจึงขาดความสมบูรณ์และไม่เป็นปัจจุบัน

                   (2) การบริหารงานบางเรื่องยังขาดระเบียบที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ซึ่งอาจเป็นช่องทางในการในการดำเนินการที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ อันอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงทางการเงิน

ข้อเสนอแนะ     (1) ควรปรับปรุงระเบียบให้มีความสมบูรณ์ ที่ตรวจพบคือ ระเบียบว่าด้วยการพัสดุ ยังขาดแบบฟอร์มในการปฏิบัติงานตามขั้นตอนการจัดซื้อ จัดจ้าง การจัดทำทะเบียนพัสดุ เนื่องจากระเบียบกำหนดให้ใช้แบบฟอร์มตามที่คณะกรรมการดำเนินการกำหนด และไม่พบหลักฐานใดว่าคณะกรรมการฯได้กำหนด

                   (2) ควรกำหนดระเบียบขึ้นใช้เพิ่มเติมให้สอดคล้องกับงานที่ปฏิบัติ ได้แก่

                        (2.1) ระเบียบว่าด้วยการใช้เงินทุนว่าด้วยการศึกษาอบรม เนื่องจากมีการจัดสรรกำไรแต่ละปีเป็นทุนเพื่อการศึกษาอบรม และมีการใช้ทุก ๆ ปี แต่ยังไม่มีระเบียบเพื่อใช้เป็นแนวทางปฏิบัติและคณะกรรมการก็มิได้มีมติในการกำหนดหลักเกณฑ์ในการใช้ ทำให้ไม่สามารถควบคุมเงินทุนนี้ได้อย่างชัดเจน

                      (2.2) ระเบียบว่าด้วยเงินยืมทดรองจ่าย  เนื่องจากสหกรณ์มีการดำเนินงานตามโครงการที่กำหนดไว้ และมีการนำเงินไปจ่ายยังสถานที่ที่ดำเนินโครงการ เช่นจ่ายค่าที่พัก ค่าอาหาร ฯลฯจำนวนมาก ๆ ซึ่งเป็นความเสี่ยงอย่างยิ่ง เพราะไม่มีผู้รับผิดชอบโดยตรง จึงได้เสนอแนะให้จัดทำระเบียบว่าด้วยเงินยืมทดรองจ่ายเพื่อป้องกันความเสี่ยง สามารถติดตามตรวจสอบได้

          3. เรื่องที่เกี่ยวกับการบริหารงาน

ข้อสังเกต         (1) การประชุมคณะกรรมการในแต่ละเดือนใช้เวลามาก

                   (2) มีการแต่งตั้งคณะอนุกรรมการมากคณะ และมีการประชุมบ่อยครั้ง ผลการประชุมไม่พบเป็นเอกสารชัดเจน

                   (3) มติที่ประชุมยังคงใช้เสียงข้างมากที่บางเรื่องยังละเลยระเบียบที่กำหนดไว้ใช้ ทำให้การใช้จ่ายเงินทุนในปีนี้อยู่ในเกณฑ์สูง

ข้อเสนอแนะ     (1) บุคลากรทุกฝ่ายควรได้รับการเพิ่มพูนความรู้ ด้านระเบียบ ข้อบังคับ ประกาศของสหกรณ์ เพื่อให้งานการประชุมเป็นไปด้วยความรวดเร็ว ถูกต้อง โปร่งใส เพราะการปฏิบัติงานส่วนใหญ่มีระเบียบรองรับเช่น ระเบียบว่าด้วยการรับจ่าย และเก็บรักษาเงิน ซึ่งในแต่ละปีการเงินคณะกรรมการดำเนินการต้องกำหนดวงเงินให้ฝ่ายจัดการนำมาบริหารธุรกิจในแต่ละวัน  การใช้เงินทุนแต่ละทุนจะใช้ได้อย่างไร เป็นต้น อนุกรรมการก็ไม่จำเป็นต้องมีหลายชุด และไม่จำเป็นต้องประชุมบ่อยครั้ง

                   (2) การบริหารงานควรใช้แผนเป็นเครื่องมือ และแผนควรเป็นแผนที่ใช้เป็นเครื่องมือได้ หากมีการปรับแผนควรศึกษามติที่ประชุมใหญ่โดยเฉพาะประมาณการรายรับ รายจ่ายที่ที่ประชุมใหญ่อนุมัติ

                   (3) การติดตามผลการดำเนินงาน โดยเฉพาะการใช้จ่ายงบประมาณ ในแต่ละหมวดเงินที่ที่ประชุมใหญ่อนุมัติ ซึ่งจำเป็นต้องศึกษารายละเอียดจากงบการเงินที่ฝ่ายจัดการนำเสนอได้ ทั้งนี้อาจมอบหมายให้ผู้มีความสามารถรับผิดชอบ ซึ่งสามารถติดตามการปฏิบัติงานตามแผนประกอบด้วย

                   (4) งานการควบคุมภายในควรมีการดำเนินการที่ชัดเจนเป็นรูปธรรมในแต่ละด้าน เช่นด้านการเงินทำอะไร ด้านอาคารสถานที่ทำอะไร เป็นต้น

                   (5) งานของสหกรณ์ในภาพรวมเป็นงานประจำ เป็นงานให้ความสุจริต ละเอียดรอบคอบ โปร่งใส ดังนั้นจึงควรจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน

          4. เรื่องที่เกี่ยวกับธุรกิจการรับฝาก และให้กู้เงิน

ข้อสังเกต         1. ธุรกิจการรับฝากเงินสมาชิกยังให้ความสนใจไม่มากนัก สมาชิกส่วนใหญ่จะใช้บริการจากธนาคาร

                   2.ธุรกิจการให้กู้

                        2.1 การกู้ ฉ.ฉ.รายปี สมาชิกไม่ส่งใช้คืนเมื่อหมดสัญญากู้ หรือไม่มาทำสัญญากู้ใหม่หากไม่ชำระหนี้

                      2.2. ผู้กู้สามัญ มีอัตราการส่งชำระเงินกู้ไม่สม่ำเสมอสูง

                      2.3 จำนวนผู้กู้ส่วนใหญ่เป็นสมาชิกที่กู้อยู่เดิม

ข้อเสนอแนะ         1. ควรมีการพัฒนาสมาชิกอย่างทั่วถึงเพิ่มขึ้น ในรูปแบบต่าง ๆ ที่นอกเหนือจากการประชาสัมพันธ์ทางเอกสารที่จัดทำในปัจจุบัน เพื่อให้สมาชิกได้เห็นคุณค่าของสหกรณ์เหนือสถาบันการเงินอื่น รู้บทบาทหน้าที่ของตนเอง และให้ผู้ที่มีคุณสมบัติตามข้อบังคับได้สมัครเป็นสมาชิกเพิ่ม

                       2. ควรมีการส่งเสริมให้สมาชิกมีรายได้เพิ่มขึ้นตามความเหมาะสม

                      3.  ควรเอาจริงกับการติดตามหน้าค้างชำระ      

          5. เรื่องเงินทุนของสหกรณ์

ข้อสังเกต            1. สหกรณ์ได้นำเงินไปลงทุนด้วยการซื้อหุ้น 3 แห่ง คือ  หุ้นชุมนุมสหกรณ์ออมทรัพย์ครูไทย จำกัด จำนวน 12,650 บาท   หุ้นชุมนุมสหกรณ์ จำนวน 1,387,000 บาท  และ หุ้นบริษัทสหประกันชีวิต จำนวน 200,000 บาท รวม จำนวน 1,599,650 บาท

                        2. มีเงินทุนที่จัดสรรจากกำไรสุทธิประจำปี ไว้ จำนวน 5 ทุน ดังนี้

                             2.1 ทุนสำรอง     มีจำนวน 155,309,092.46 บาท

                               2.2 ทุนรักษาระดับอัตราปันผล จำนวน  585,000.- บาท

                             2.3 ทุนสาธารณประโยชน์ จำนวน 116,000.- บาท

                             2.4 ทุนเพื่อการศึกษาอบรม จำนวน 100,875.- บาท

                             2.5 ทุนสะสมเพื่อสมาชิกและสังคม จำนวน 247,522.38 บาท

(หมายเหตุ ข้อมูล ณ วันที่ 31 สิงหาคม 2560) ทุน 2.1 และ 2.2 ไม่สามารถนำมาใช้จ่ายได้นอกจากมีเหตุตามข้อบังคับ ส่วนทุน 2.3 , 2.4 และ 2.5 ใช้จ่ายได้ตามระเบียบที่คณะกรรมการดำเนินการกำหนด

ข้อเสนอแนะ     1. ควรติดตามความเคลื่อนไหวขององค์กรที่ไปร่วมลงทุนด้วยการซื้อหุ้นตามข้อ1 หากช่วงใดมีความเสี่ยงเกิดขึ้นต้องมีการดำเนินการให้เหมาะสม        

                   2. การมีทุนในข้อ 2.1 และ 2.2 จำนวนมาก ๆ ฐานะความมั่งคงของสหกรณ์ก็จะสูง ส่วนทุนในข้อ 2.3 – 2.5 จะช่วยให้การบริหารเงินมีความคล่องตัวมากขึ้น ดังนั้น การจัดสรรกำไรสุทธิ ประจำปี จึงควรพิจารณาเรื่องเหล่านี้ด้วย

                    3. เงินทุน ข้อ 2.3 – 2.5 เป็นอำนาจของคณะกรรมการดำเนินการ ดังนั้น ระเบียบที่กำหนดไว้จะช่วยแสดงถึงหลักธรรมภิบาลในการบริหาร

ข้อเสนอแนะเพื่อการดำเนินการในอนาคต

                   1. ต้องวางแผนในการเพิ่มสมาชิกและดำเนินการอย่างจริงจัง

                   2. เพิ่มศักยภาพให้สมาชิกด้วยวิธีการทางสหกรณ์ ทั้งในด้านสุขภาพและเศรษฐกิจเช่น การจัดตั้งศูนย์จำหน่ายสินค้าของสมาชิก ฯลฯ

                   3. ต้องก้าวทันเทคโนโลยี บางอย่างอาจจำเป็นต้องเหนือสถาบันการเงินอื่น

                   4 .ศึกษาและวางแผนในการเพิ่มรายได้ให้สหกรณ์ที่นอกเหนือจากการใช้สมาชิกกู้

                                   

คณะผู้ตรวจสอบกิจการ