รายงานการตรวจสอบกิจการต่อที่ประชุมใหญ่

รายงานการตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

สำหรับปีบัญชีสิ้นสุด 30 พฤศจิกายน 2560

เรียน   ที่ประชุมใหญ่สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี  จำกัด

                   ตามมติที่ประชุมใหญ่สามัญประจำปี 2558 เมื่อวันที่ 20 ธันวาคม 2558  ได้เลือกตั้ง     1 นางสาวสุมารี อุสาหะ  2.จ.ส.อ.ดิเรก พรประเสริฐ  3.นางสุมาลี ชูจันทร์  4.นายวันชัย กล้าเอี่ยม           5. นายสำราญ ชูเนตร  เป็นผู้ตรวจสอบกิจการสหกรณ์ออมทรัพย์ตรูสิงห์บุรี.จำกัด   สำหรับปีบัญชีสิ้นสุด    30 พฤศจิกายน 2559 และปีบัญชีสิ้นสุด 30 พฤศจิกายน 2560  ซึ่ง คณะผู้ตรวจสอบกิจการได้ทำการตรวจสอบและรายงานผลการตรวจสอบต่อคณะกรรมการดำเนินการเป็นประจำทุกเดือนที่เข้าตรวจสอบ สำหรับในปีบัญชีสิ้นสุด 30 พฤศจิกายน 2560 ขอเสนอผลการตรวจสอบกิจการประจำปี โดยสรุปดังนี้

                   1.  วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

                      1.1 เพื่อตรวจสอบการบริหารงานของคณะกรรมการดำเนินการ

                       ๑.๒ เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการบัญชีและการควบคุมการเงิน

                       ๑.๓ เพื่อตรวจสอบการดำเนินงานอื่น ๆ ของสหกรณ์

                   ๒.  ขอบเขตการตรวจสอบ/วิธีการตรวจสอบ

                       ๒.๑ ตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกบัญชีตามเอกสารหลักฐาน

                       ๒.๒ ตรวจสอบการควบคุมการเงินตามระเบียบและข้อกำหนดของสหกรณ์

                       ๒.๓ ตรวจสอบการดำเนินงานตามวัตถุประสงค์ ข้อบังคับ ระเบียบ และมติ ของที่ประชุม

                       2.4 ตรวจสอบการบริหารงานของคณะกรรมการดำเนินการตามแผนงาน และงบประมาณที่กำหนดไว้

                  3.  ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะที่สหกรณ์ควรแก้ไข

                      3.1  ผลการดำเนินงาน

ในปีการเงิน 2560 มีสมาชิกจำนวนทั้งสิ้น             คน เพิ่มขึ้นจากปี 2559 จำนวน          คน มีรายได้ จำนวนทั้งสิ้น               บาท มีรายจ่าย จำนวน                       บาท ได้กำไรสุทธิ จำนวน                       บาท สูงกว่าเป้าหมายที่ที่ประชุมใหญ่ประมาณการไว้ ร้อยละ    

3.2 การบริหารงานทั่วไป   

 ฝ่ายบริหารและฝ่ายจัดการได้ร่วมกันดำเนินการด้วยความสุจริต โปร่งใส มุ่งมั่นตั้งใจ มี

การปรับปรุงงานตามข้อเสนอแนะของฝ่ายตรวจสอบกิจการอย่างต่อเนื่องเป็นประขำทุกเดือน ในปีการเงิน 2560 นี้ สหกรณ์ฯได้ให้ความสำคัญแก่สมาชิกและหน่วยงานต่าง ๆ มากกว่าเดิม ทั้งในด้านการให้สวัสดิการรายตัว เช่นการเพิ่มจำนวนเงินให้กับผู้เกษียณอายุราชการ จัดสวัสดิการมุทิตาจิต เป็นต้น

3.3 ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะ

ในปีการเงิน 2560 คณะผู้ตรวจสอบกิจการได้สรุปผลการตรวจสอบกิจการไว้เป็นเรื่อง ๆ เพื่อสะดวกและเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติ ดังนี้

                         3.3.1. เรื่องการจัดประชุมใหญ่สามัญประจำปี

ข้อสังเกต         (1) หลังจากวันประชุมพบเอกสารรายงานกิจการประจำปี เหลือจำนวนมาก

                   (2) มีสมาชิกที่ไม่ได้เข้าประชุมมารับเงิน ค่ารับรองสมาชิกที่มาประชุมใหญ่ ที่สหกรณ์ออมทรัพย์ โดยนำหลักฐานการรักษาพยาบาล หรือหลักฐานการไปราชการมาประกอบคำร้อง

                     (3) หลักฐานการจ่ายเงินให้สมาชิกตามข้อ 2 ผู้รับเงินไม่ตรงกับรายชื่อตามคำร้องและหลักฐานประกอบ

ข้อเสนอแนะ     (1) ควรจัดระบบการแจกจ่ายเอกสารการประชุมให้สอดคล้องกับจำนวนผู้เข้าประชุม โดยควรนำฐานข้อมูลปีที่ผ่านมาวางแผนในการการกำหนดจำนวนที่พิมพ์ และกระบวนการแจก

                   (2) การจ่ายเงินค่ารับรองการมาประชุมใหญ่ให้กับผู้ไม่ได้มาประชุมใหญ่ เป็นการจ่ายไม่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ และไม่มีระเบียบที่จะให้ดำเนินการได้ หากจะจ่ายควรจ่ายในรูปแบบอื่นๆที่ถูกต้องตามระเบียบ

                    (3) ควรมีการประชาสัมพันธ์ให้สมาชิกได้รับทราบในการรับเงินว่าไม่สามรถรับแทนกันได้และผู้จ่ายเงินต้องเพิ่มความละเอียดรอบครอบก่อนการจ่ายเงินให้มากขึ้น

          3.3.2.เรื่องที่เกี่ยวกับระเบียบ

ข้อสังเกต         (1) ระเบียบขาดความสมบูรณ์ทำให้ผู้ปฏิบัติขาดแนวทางในการปฏิบัติ งานจึงขาดความสมบูรณ์และไม่เป็นปัจจุบัน

                   (2) การบริหารงานบางเรื่องยังขาดระเบียบที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ซึ่งอาจเป็นช่องทางในการในการดำเนินการที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ อันอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงทางการเงิน

ข้อเสนอแนะ     (1) ควรปรับปรุงระเบียบให้มีความสมบูรณ์ ที่ตรวจพบคือ ระเบียบว่าด้วยการพัสดุ ยังขาดแบบฟอร์มในการปฏิบัติงานตามขั้นตอนการจัดซื้อ จัดจ้าง การจัดทำทะเบียนพัสดุ เนื่องจากระเบียบกำหนดให้ใช้แบบฟอร์มตามที่คณะกรรมการดำเนินการกำหนด และไม่พบหลักฐานใดว่าคณะกรรมการฯได้กำหนด

                   (2) ควรกำหนดระเบียบขึ้นใช้เพิ่มเติมให้สอดคล้องกับงานที่ปฏิบัติ ได้แก่

                        (2.1) ระเบียบว่าด้วยการใช้เงินทุนว่าด้วยการศึกษาอบรม เนื่องจากมีการจัดสรรกำไรแต่ละปีเป็นทุนเพื่อการศึกษาอบรม และมีการใช้ทุก ๆ ปี แต่ยังไม่มีระเบียบเพื่อใช้เป็นแนวทางปฏิบัติและคณะกรรมการก็มิได้มีมติในการกำหนดหลักเกณฑ์ในการใช้ ทำให้ไม่สามารถควบคุมเงินทุนนี้ได้อย่างชัดเจน

                      (2.2) ระเบียบว่าด้วยเงินยืมทดรองจ่าย  เนื่องจากสหกรณ์มีการดำเนินงานตามโครงการที่กำหนดไว้ และมีการนำเงินไปจ่ายยังสถานที่ที่ดำเนินโครงการ เช่นจ่ายค่าที่พัก ค่าอาหาร ฯลฯจำนวนมาก ๆ ซึ่งเป็นความเสี่ยงอย่างยิ่ง เพราะไม่มีผู้รับผิดชอบโดยตรง จึงได้เสนอแนะให้จัดทำระเบียบว่าด้วยเงินยืมทดรองจ่ายเพื่อป้องกันความเสี่ยง สามารถติดตามตรวจสอบได้

          3.3.3. เรื่องที่เกี่ยวกับการบริหารงาน

ข้อสังเกต         (1) การประชุมคณะกรรมการในแต่ละเดือนใช้เวลามาก

                   (2) มีการแต่งตั้งคณะอนุกรรมการมากคณะ และมีการประชุมบ่อยครั้ง ผลการประชุมไม่พบเป็นเอกสารชัดเจน                           

ข้อเสนอแนะ     (1) บุคลากรทุกฝ่ายควรได้รับการเพิ่มพูนความรู้ ด้านระเบียบ ข้อบังคับ ประกาศของสหกรณ์ เพื่อให้งานการประชุมเป็นไปด้วยความรวดเร็ว ถูกต้อง โปร่งใส เพราะการปฏิบัติงานส่วนใหญ่มีระเบียบรองรับเช่น ระเบียบว่าด้วยการรับจ่าย และเก็บรักษาเงิน ซึ่งในแต่ละปีการเงินคณะกรรมการดำเนินการต้องกำหนดวงเงินให้ฝ่ายจัดการนำมาบริหารธุรกิจในแต่ละวัน  การใช้เงินทุนแต่ละทุนจะใช้ได้อย่างไร เป็นต้น อนุกรรมการก็ไม่จำเป็นต้องมีหลายชุด และไม่จำเป็นต้องประชุมบ่อยครั้ง

                   (2) การบริหารงานควรใช้แผนเป็นเครื่องมือ และแผนควรเป็นแผนที่ใช้เป็นเครื่องมือได้ หากมีการปรับแผนควรศึกษามติที่ประชุมใหญ่โดยเฉพาะประมาณการรายรับ รายจ่ายที่ที่ประชุมใหญ่อนุมัติ

                   (3) การติดตามผลการดำเนินงาน โดยเฉพาะการใช้จ่ายงบประมาณ ในแต่ละหมวดเงินที่ที่ประชุมใหญ่อนุมัติ ซึ่งจำเป็นต้องศึกษารายละเอียดจากงบการเงินที่ฝ่ายจัดการนำเสนอได้ ทั้งนี้อาจมอบหมายให้ผู้มีความสามารถรับผิดชอบ ซึ่งสามารถติดตามการปฏิบัติงานตามแผนประกอบด้วย

                   (4) งานการควบคุมภายในควรมีการดำเนินการที่ชัดเจนเป็นรูปธรรมในแต่ละด้าน เช่นด้านการเงินทำอะไร ด้านอาคารสถานที่ทำอะไร เป็นต้น

                   (5) งานของสหกรณ์ในภาพรวมเป็นงานประจำ เป็นงานให้ความสุจริต ละเอียดรอบคอบ โปร่งใส ดังนั้นจึงควรจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน

          3.3.4. เรื่องที่เกี่ยวกับธุรกิจการรับฝาก และให้กู้เงิน

ข้อสังเกต         (1) ธุรกิจการรับฝากเงินสมาชิกยังให้ความสนใจไม่มากนัก สมาชิกส่วนใหญ่จะใช้บริการจากธนาคาร

                   (2).ธุรกิจการให้กู้

                       (2.1) การกู้ ฉ.ฉ.รายปี สมาชิกไม่ส่งใช้คืนเมื่อหมดสัญญากู้ หรือไม่มาทำสัญญากู้ใหม่หากไม่ชำระหนี้

                     (2.2.) ผู้กู้สามัญ มีอัตราการส่งชำระเงินกู้ไม่สม่ำเสมอสูง

                     (2.3) จำนวนผู้กู้ส่วนใหญ่เป็นสมาชิกที่กู้อยู่เดิม

ข้อเสนอแนะ        (1.) ควรมีการพัฒนาสมาชิกอย่างทั่วถึงเพิ่มขึ้น ในรูปแบบต่าง ๆ ที่นอกเหนือจากการประชาสัมพันธ์ทางเอกสารที่จัดทำในปัจจุบัน เพื่อให้สมาชิกได้เห็นคุณค่าของสหกรณ์เหนือสถาบันการเงินอื่น รู้บทบาทหน้าที่ของตนเอง และให้ผู้ที่มีคุณสมบัติตามข้อบังคับได้สมัครเป็นสมาชิกเพิ่ม

                      (2) ควรมีการส่งเสริมให้สมาชิกมีรายได้เพิ่มขึ้นตามความเหมาะสม

                      (3) ควรเอาจริงกับการติดตามหน้าค้างชำระ      

          3.3.5. เรื่องเงินทุนของสหกรณ์

ข้อสังเกต            (1) สหกรณ์ได้นำเงินไปลงทุนด้วยการซื้อหุ้น 3 แห่ง คือ  หุ้นชุมนุมสหกรณ์ออมทรัพย์ครูไทย จำกัด จำนวน 12,650 บาท   หุ้นชุมนุมสหกรณ์ จำนวน 1,387,000 บาท  และ หุ้นบริษัทสหประกันชีวิต จำนวน 200,000 บาท รวม จำนวน 1,599,650 บาท

                        (2) มีเงินทุนที่จัดสรรจากกำไรสุทธิประจำปี ไว้ จำนวน 5 ทุน ดังนี้

                             (2.1) ทุนสำรอง     มีจำนวน 155,309,092.46 บาท

                               (2.2) ทุนรักษาระดับอัตราปันผล จำนวน  585,000.- บาท

                             (2.3) ทุนสาธารณประโยชน์ จำนวน 116,000.- บาท

                             (2.4) ทุนเพื่อการศึกษาอบรม จำนวน 100,875.- บาท

                             (2.5) ทุนสะสมเพื่อสมาชิกและสังคม จำนวน 247,522.38 บาท

(หมายเหตุ ข้อมูล ณ วันที่ 31 สิงหาคม 2560) ทุน 2.1 และ 2.2 ไม่สามารถนำมาใช้จ่ายได้นอกจากมีเหตุตามข้อบังคับ ส่วนทุน 2.3 , 2.4 และ 2.5 ใช้จ่ายได้ตามระเบียบที่คณะกรรมการดำเนินการกำหนด

ข้อเสนอแนะ     (1) ควรติดตามความเคลื่อนไหวขององค์กรที่ไปร่วมลงทุนด้วยการซื้อหุ้นตามข้อ1 หากช่วงใดมีความเสี่ยงเกิดขึ้นต้องมีการดำเนินการให้เหมาะสม      

                   (2) การมีทุนในข้อ 2.1 และ 2.2 จำนวนมาก ๆ ฐานะความมั่งคงของสหกรณ์ก็จะสูง ส่วนทุนในข้อ 2.3 – 2.5 จะช่วยให้การบริหารเงินมีความคล่องตัวมากขึ้น ดังนั้น การจัดสรรกำไรสุทธิ ประจำปี จึงควรพิจารณาเรื่องเหล่านี้ด้วย

                   (3) เงินทุน ข้อ 2.3 – 2.5 เป็นอำนาจของคณะกรรมการดำเนินการ ดังนั้น ระเบียบที่กำหนดไว้จะช่วยแสดงถึงหลักธรรมาภิบาลในการบริหาร

                         

                  

                     4. การติดตามผลการแก้ไขปรับปรุง

                           สหกรณ์ได้มีการดำเนินการตามข้อเสนอแนะดังได้กล่าวแล้วข้างต้นเป็นส่วนใหญ่ มีรายละเอียดบางเรื่องที่ยังไม้แล้วเสร็จสมบูรณ์คือ

                          4.1 การกำหนดแบบฟอร์มขึ้นใช้ตามระเบียบว่าด้วยการพัสดุ

                           4.2 การพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ ความเข้าใจในข้อบังคับ และระเบียบต่าง ๆ ของสหกรณ์ฯ

                           4.3 การกำหนดระเบียบว่าด้วยการใช้เงินทุนเพื่อการศึกษาอบรม

                           4.4 การจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน

                      5. ความเห็น/ข้อเสนอแนะ

                          ในปีการเงิน 2560 ควรมีการดำเนินการดังนี้ นอกเหนือจากดำเนินการตามข้อเสนอแนะจากผลการตรวจสอบ ปี 2560 ที่ยังดำเนินการไม่แล้วเสร็จ คือ

                            5.1   ควรวางแผนในการเพิ่มสมาชิกและดำเนินการอย่างจริงจัง

                         5.2 ควรเพิ่มศักยภาพให้สมาชิกด้วยวิธีการทางสหกรณ์ ทั้งในด้านสุขภาพและเศรษฐกิจเช่น การจัดตั้งศูนย์จำหน่ายสินค้าของสมาชิก ฯลฯ

                        5.3 ควรก้าวทันเทคโนโลยี บางอย่างอาจจำเป็นต้องเหนือสถาบันการเงินอื่น

                        5.4 .ควร.ศึกษาและวางแผนในการเพิ่มรายได้ให้สหกรณ์ที่นอกเหนือจากการใช้สมาชิกกู้                         

            (นางสาวสุมารี  อุสาหะ)

                                                                   หัวหน้าคณะผู้ตรวจสอบกิจการ

)