รายงานการตรวจสอบกิจการเดือนพฤษภาคม 2560

รายงานการตรวจสอบกิจการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

ประจำเดือน พฤษภาคม 2560

เรียน   คณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ครูสิงห์บุรี จำกัด

          ผู้ตรวจสอบกิจการ ทั้ง 5 คน ได้ดำเนินการตรวจสอบกิจการ เมื่อวันที่ 7  มิถุนายน  2560 ตามแผนที่กำหนดไว้ จึงขอรายงามผลการตรวจสอบ ดังนี้

1. เรื่องที่ตรวจ

   1.1  ติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ เดือน เมษายน 2560

   1.2  ตรวจสอบสภาพครุภัณฑ์

   1.3 ตรวจสอบทุนของสหกรณ์

    2. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

      2.1 เพื่อตรวจสอบการดำเนินการตามข้อสังเกต และข้อเสนอแนะ

      2.2 เพื่อตรวจสอบสภาพครุภัณฑ์ ตามทะเบียน

        2.3 เพื่อตรวจสอบสภาพทุนของสหกรณ์

        3. ขอบเขตและวิธีการตรวจสอบ

     3.1 สอบถามและตรวจสอบการดำเนินการตามข้อเสนอแนะและข้อสังเกต

      3.2 ตรวจสอบสภาพของครุภัณฑ์ที่มีอยู่ตามตามทะเบียน

      3.3 ได้ตรวจสอบทุนของสหกรณ์ว่ามีอะไรบ้าง มีการดำเนินการอย่างไร มีการจัดทำทะเบียนคุมอย่างไร

4. ผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะ

          (1) เรื่องการติดตามการดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้ให้ไว้ในการตรวจสอบ ฯ เดือนเมษายน 2560

เรื่องที่ตรวจ	ข้อสังเกต/ข้อเสนอแนะ	การดำเนินการ
1.หุ้น หนี้ ของสมาชิกข้าราชการบำนาญ	ไม่มี	ผู้ตรวจสอบกิจการได้ส่งจำนวนหุ้น หนี้ ที่ได้ตรวจสอบแล้วเห็นว่าถูกต้องตามทะเบียนที่สหกรณ์ได้จัดทำ ให้สมาชิกตรวจสอบ จำนวน 253 คน โดยให้ตอบกลับจากการดำเนินการพบว่า มีสมาชิกตอบกลับเพียง 5 ราย ทุกรายยืนยันยอดหุ้นและหนี้ว่าถูกต้อง    จากสภาพที่เป็นผลการดำเนินการในครั้งนี้ ผู้ตรวจสอบกิจการ มีความเห็นว่า สมาชิกมีความไว้วางใจ และเชื่อมั่นในการดำเนินการของสหกรณ์
2. การจัดทำทะเบียนครุภัณฑ์ที่มีการจัดซื้อเมื่อเดือนมีนาคม	ให้มีการจัดทำทะเบียนครุภัณฑ์ให้เรียบร้อย	ได้มีการจัดทำทะเบียนครุภัณฑ์เรียบร้อยแล้ว

          (2) ตรวจสอบสภาพครุภัณฑ์

           ได้ตรวจสอบสภาพครุภัณฑ์ที่ปรากฏในทะเบียนครุภัณฑ์ พบว่ามีครบถ้วน อยู่ในสภาพดีใช้งานได้ และเมื่อตรวจสอบเครื่องถ่ายเอกสารมีสภาพดีใช้งานได้ แต่ไม่พบทะเบียน ได้สอบถามเจ้าหน้าที่พบว่ายังไม่ได้จัดทำ

          ข้อสังเกต    เจ้าหน้าที่ยังขาดความชัดเจนในการปฏิบัติให้ถูกต้องตามระเบียบ จากประสบการณ์ในการตรวจพบว่าเจ้าหน้าที่จะรอให้กรรมการบอกว่าให้ทำอย่างไร

          ข้อเสนอแนะ คณะกรรมการและฝ่ายจัดการควรร่วมมือกันในการพัฒนากระบวนการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามระเบียบโดยเฉพาะเรื่องการพัสดุด้วยการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน เนื่องระเบียบยังขาดความสมบูรณ์ในเรื่องรูปแบบ เพราะระเบียบกำหนด ให้คณะกรรมการดำเนินการกำหนด ดังเช่น

 หมวด  4

การควบคุมและจำหน่ายพัสดุ

                ข้อ 27  เมื่อเจ้าหน้าที่พัสดุได้รับมอบพัสดุแล้วให้ดำเนินการดังนี้

                                (1)  ลงบัญชีพัสดุหรือทะเบียนครุภัณฑ์แล้วแต่กรณีแยกเป็นชนิดและแสดงรายการตามแบบตัวอย่างที่คณะกรรมการดำเนินการกำหนด

                                (2)  เก็บรักษาพัสดุให้เป็นที่เรียบร้อย ปลอดภัย ครบถ้วน ถูกต้องตามบัญชีหรือทะเบียน

                ข้อ 28  การเบิกพัสดุให้พนักงานเป็นผู้เบิกต่อสหกรณ์  ผู้จ่ายพัสดุต้องตรวจสอบความถูกต้องของใบเบิกและเอกสารประกอบแล้วลงบัญชี  หรือทะเบียนทุกครั้งที่มีการจ่าย  และเก็บใบเบิกไว้เป็นหลักฐาน

                ข้อ 29  ก่อนสิ้นปีทางบัญชีของสหกรณ์ให้ประธานกรรมการแต่งตั้งกรรมการดำเนินการคนหนึ่ง  หรือหลายคนตามความจำเป็นตรวจสอบการรับจ่ายพัสดุในรอบปีที่ผ่านมา  และตรวจนับพัสดุคงเหลืออยู่เพียงวันสิ้นสุดปีทางบัญชีของสหกรณ์แล้วรายงานให้ประธานกรรมการทราบ

                ข้อ 30  เมื่อประธานกรรมการได้รับรายงานมีพัสดุชำรุด  เสื่อมคุณภาพ  สูญหาย  หรือไม่จำเป็นต้องใช้ต่อไปอีกให้แต่งตั้งคณะกรรมการสอบหาข้อเท็จจริงขึ้นคณะหนึ่ง  ถ้าผลการพิจารณาปรากฏว่าต้องหาตัวผู้รับผิดชอบก็ให้ประธานกรรมการสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการสอบสวนหาตัวผู้รับผิดชอบในทางแพ่ง

ข้อ 31  ถ้าผลการพิจารณาปรากฏว่าไม่มีตัวผู้ต้องรับผิดให้เจ้าหน้าที่พัสดุเสนอต่อคณะกรรมการดำเนินการ  เพื่อจำหน่ายหรือขายทอดตลาดแล้วลงจำหน่ายออกจากบัญชีหรือทะเบียน

          (3) เพื่อตรวจสอบสภาพทุนของสหกรณ์

                        ได้ตรวจสอบสภาพทุนของสหกรณ์ ในด้านเงินทุน ณ วันที่ 30 เมษายน 2560 พบว่ามีเงินทุน จำนวน ทั้งสิ้น 1,867,220,029.84บาท  อยู่ในสภาพ ดังนี้

                        1. เป็นทุนเรือนหุ้นของสมาชิกสามัญ จำนวน  1,581,866,040.-บาท

                        2. เป็นทุนเรือนหุ้นของสมาชิกสมทบ  จำนวน 127,814,400.- บาท

                        3. เป็นทุนสำรอง                        จำนวน 155,309,092.46 บาท

                        4. เป็นทุนสาธารณประโยชน์              จำนวน 691,800.- บาท

                   5. เป็นทุนรักษาระดับอัตราปันผล       จำนวน 585,000.- บาท

                        6. เป็นทุนเพื่อการศึกษาอบรมทางสหกรณ์  จำนวน 292,175 .- บาท

                        7. เป็นทุนสะสมเพื่อสมาชิกและสังคม        จำนวน 661,522.38 บาท

                        ทุนในลำดับที่ 4 , 6 และ 7 สหกรณ์สามารถใช้ในการบริหารงานได้ โดยมีระเบียบว่าด้วยการใช้จ่ายในเรื่องนั้น ๆ จากการตรวจและศึกษาข้อบังคับและระเบียบแล้วพบว่า มีระเบียบที่ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติเกี่ยวกับการใช้จ่ายเงินกองทุน 2 ระเบียบ ยังขาดระเบียบเกี่ยวกับการใช้เงินทุนเพื่อการศึกษาอบรมทางสหกรณ์

                   ข้อสังเกต   1. เดือนเมษายน 2560 มีการใช้จ่ายเงินทุนเพื่อการศึกษาอบรมทางสหกรณ์ไปจำนวน 37,300 บาท

                                             2. มีการใช้จ่ายเงินทุนสะสมเพื่อสงเคราะห์สมาชิกและสังคม ในเดือนเมษายน 2560ไปจำนวน 271,256 บาท ในโครงการอนุมัติเพียง 119,100 บาท

                        ข้อเสนอแนะ  1. คณะกรรมการควรจัดทำระเบียบว่าด้วยการใช้เงินทุนเพื่อการศึกษาอบรม เพื่อเป็นแนวทางในการใช้จ่ายและควบคุม

                                                2. การเขียนโครงการต้องวางแผนการดำเนินการที่เป็นงานต่อเนื่องไว้ด้วย เช่น การให้สวัสดิการแก่สมาชิกผู้สูงอายุ เนื่องจากมีสมาชิกอายุครบเกณฑ์ทุกเดือน ซึ่งฝ่ายจัดการ จำเป็นต้องจ่าย หากเขียนไว้ในโครงการก็จะเป็นโครงการที่มีกิจกรรมทำต่อเนื่องทุกเดือน และสามรถอนุมัติครั้งเดียวได้ครอบคลุมจะดูเป็นโครงการที่ใหญ่และมีคุณค่า ทั้งนี้จะเป็นแนวทางให้ฝ่ายจัดการได้ปฏิบัติงานได้ชัดเจนขึ้น

                                                3. ในทุกเดือนควรมีรายงานในเรื่องความเคลื่อนไหวของเงินทุน สะสมเพื่อสมาชิกและสังคม และเงินทุนเพื่อการศึกษาอบรมทางสหกรณ์ด้วย 

                                      4. การอนุมัติให้ใช้จ่ายที่นอกเหนือจากงานปฏิบัติตามปกติ คณะกรรมการควรระบุด้วยว่าให้ใช้จ่ายในเงินรายการใด โดยเฉพาะเงินทุนต่าง ๆ

คณะผู้ตรวจสอบกิจการ